Arolygu Unedau Cyflawni’r Gwasanaeth Prawf: Arweiniad

Saesneg

1.1. Datganiad o ddiben (Back to top)

Arolygiaeth Prawf Ei Fawrhydi yw arolygydd annibynnol y gwasanaethau prawf a chyfiawnder ieuenctid yng Nghymru a Lloegr. Ni sy’n gosod y safonau sy’n taflu goleuni ar safon ac effaith y gwasanaethau hyn. Mae ein harolygiadau, ein hadolygiadau, ein hymchwil a’n cynhyrchion ymarfer effeithiol yn darparu cyfarwyddyd a dyfarniadau awdurdodol sy’n seiliedig ar dystiolaeth. Rydym yn defnyddio ein llais i sbarduno newid yn y system, gan ganolbwyntio ar gynhwysiant ac amrywiaeth. Mae ein gwaith craffu yn arwain at ganlyniadau gwell i unigolion ac i gymunedau.

1.2. Gwerthoedd (Back to top)

Dylanwadol

Mae’n bwysig i ni ein bod yn cael effaith gadarnhaol ar y sefydliadau rydym yn eu harolygu a’r unigolion maent yn gweithio gyda nhw.

Annibynnol

Rydym yn sicrhau bod y dyfarniadau rydym yn eu gwneud yn cael eu hategu gan dystiolaeth a’u bod yn deg ac yn ddiduedd.

Proffesiynol

Rydym yn gweithio mewn ffordd barchus, dryloyw a phroffesiynol, gan wrando ar yr hyn a ddysgir a’i rannu’n fewnol ac yn allanol.

Cynhwysol

Byddwn yn gweithio fel ‘un Arolygiaeth Prawf EF’, gan werthfawrogi a pharchu safbwyntiau a sgiliau ein gilydd, er mwyn i bawb deimlo’n rhan o’r hyn rydym yn ei wneud.

Amrywiol

Rydym yn frwd dros amrywiaeth a’r gwerth sy’n deillio o roi llais i bawb yn ein harolygiadau a rhoi’r cyfle i lwyddo yn ein sefydliad.

1.3. Ein mandad (Back to top)

Mae cyfrifoldebau Prif Arolygydd Prawf EF wedi’u nodi yn Neddf Cyfiawnder Troseddol a Gwasanaethau Llys 2000 (Adran 7), fel y’i diwygiwyd gan Adran 12(3)(a) o Ddeddf Rheoli Troseddwyr 2007. Mae’n gofyn i’r Prif Arolygydd fynd ati i arolygu (Adran 1) ac adrodd i’r Ysgrifennydd Gwladol (Adran 3) ar y trefniadau ar gyfer darparu gwasanaethau prawf.

O dan Ddeddf Cyfiawnder Troseddol a Gwasanaethau Llys 2000 (Adran 7(6)), mae’n ofynnol hefyd i’r Prif Arolygydd arolygu ac adrodd ar dimau troseddu ieuenctid, a sefydlwyd o dan Ddeddf Trosedd ac Anhrefn 1998 (Adran 39) a chyrff sy’n gweithredu ar eu rhan.

Ni yw’r ffynhonnell annibynnol o sylwadau teg ar gyfer gweinidogion a’r cyhoedd ynghylch effeithiolrwydd gwaith darparwyr gwasanaeth prawf a chyfiawnder ieuenctid.

Rydym yn profi pa mor effeithiol yw’r ddarpariaeth ac yn rhoi sicrwydd. Yn hollbwysig, byddwn yn gwneud argymhellion i adnabod a lledaenu arferion effeithiol, herio perfformiad gwael ac annog gwelliannau. Mae ein hadroddiadau’n darparu gwybodaeth sy’n seiliedig ar dystiolaeth i gomisiynwyr, darparwyr a’r rheini sy’n defnyddio gwasanaethau prawf. Maent wedi’u cynllunio i chwarae rhan allweddol yn y gwaith o hwyluso ac annog gwelliannau wrth ddarparu gwasanaethau’n effeithiol.

1.4. Cyfrinachedd (Back to top)

Cyfrinachedd

Mewn cyfarfodydd grŵp a chyfweliadau achos gydag ymarferwyr, byddwn yn rhoi sicrwydd mai dim ond ar ffurf gyfun y bydd y wybodaeth a rennir yn cael ei defnyddio, ac na fydd yn nodi enwau aelodau unigol o staff, oni bai fod angen cymryd camau ar unwaith i amddiffyn unigolyn. Yr eithriad i hyn yw achosion sydd wedi’u trefnu ar gyfer paneli dysgu aml-asiantaeth (MALP). Mae’r rhain yn cael eu hadolygu gan reolwyr unedau cyflawni’r gwasanaeth prawf (PDU) ar y cyd â’r ymarferydd/ymarferwyr prawf a phartneriaid yn ystod gwaith maes yr arolygiad, a chynhelir trafodaeth aml-asiantaeth yn ystod y gwaith maes, sy’n cynnwys nifer o unigolion.

Byddwn yn gwneud y wybodaeth yn ddienw cyn ei chynnwys mewn cyhoeddiadau. Fodd bynnag, ni fyddwn yn ei thrin yn gyfrinachol, gan ein bod yn cadw’r hawl i ddefnyddio’r holl wybodaeth a gawn drwy gydol ein gweithgareddau arolygu. Mae hyn yn ymestyn i’r holl wybodaeth a roddir i ni yn ysgrifenedig neu ar lafar gan staff neu bartneriaid sydd naill ai’n gweithio i’r PDU neu o dan gontract i’r gwasanaeth prawf. Yn yr un modd, nid yw gwybodaeth a roddir i ni gan randdeiliaid, plant a phobl ar brawf a wahoddir i gyfrannu at yr arolygiad yn cael ei thrin yn gyfrinachol.

1.5 Disgwyliadau staff arolygu (Back to top)

Rydym yn disgwyl i’r staff arolygu i gyd gynnal y safonau proffesiynol uchaf. Wrth fodloni’r disgwyliad hwn, byddant yn gwneud y canlynol:

• bod yn gwrtais ac yn broffesiynol, gan drin staff o gyrff arolygu gyda pharch
• cynnal gwerthoedd yr arolygiaeth ym mhopeth a wnânt
• ymdrin ag arolygiadau’n onest a gwerthuso tystiolaeth yn wrthrychol
• gweithio gyda chyrff a arolygir i leihau aflonyddwch, straen a biwrocratiaeth cyn belled ag y bo’n rhesymol ymarferol
• gweithredu ar bryderon am ddiogelwch staff neu bobl ar brawf yn brydlon
• datgan unrhyw wrthdaro rhwng buddiannau, boed yn wirioneddol neu’n ymddangosiadol, cyn ymgymryd â gwaith gyda chorff a arolygir

1.6 Yr hyn a ddisgwylir gan gyrff a arolygir (Back to top)

Rydym yn disgwyl i gyrff a arolygir fod yn agored ac yn dryloyw, yn ogystal â chynnal perthynas waith gadarnhaol gydag arolygwyr a’r staff cymorth, a chynnal y safonau proffesiynol uchaf. Wrth fodloni’r disgwyliad hwn, dylai darparwyr wneud y canlynol:

• bod yn gwrtais ac yn broffesiynol, gan drin ein staff gyda pharch
• trin yr arolygiad mewn ffordd ddidwyll, a bod yn agored, yn dryloyw ac yn onest. Mae hyn yn cynnwys rhoi tystiolaeth – neu fynediad at dystiolaeth – a fydd yn galluogi’r arolygydd i adrodd yn onest, yn deg ac yn ddibynadwy am eu darpariaeth. Mae’n golygu peidio â dal tystiolaeth yn ôl na’i chuddio, na rhoi gwybodaeth ffug, gamarweiniol, anghywir neu anghyflawn
• gweithio gydag arolygwyr i gymryd pob cam rhesymol er mwyn tarfu cyn lleied â phosibl ar bawb, a lleihau straen a biwrocratiaeth
• sicrhau diogelwch yr arolygwyr tra byddant ar eu safle
• cynnal deialog broffesiynol adeiladol gyda’r arolygydd arweiniol a’r tîm arolygu
• tynnu sylw’r arolygydd arweiniol yn brydlon at unrhyw bryderon ynghylch yr arolygiad.

Trosolwg o arolygiad prawf

2.1. Cyflwyniad (Back to top)

Bydd rhaglen arolygu PDU ddiwygiedig ar gyfer y Gwasanaeth Prawf yn cychwyn ddiwedd 2026. Mae’r llawlyfr hwn yn nodi’r trefniadau ar gyfer y rhaglen arolygu, gan gynnwys pob rhan o’r fethodoleg a’r broses arolygu, yn ogystal â rolau, cyfrifoldebau ac ymddygiad staff Arolygiaeth Prawf EF.

Mae’r prif newidiadau’n cynnwys:

• symud i ganolbwyntio ar arolygiadau PDU, gan ystyried effaith Deddf Dedfrydu 2026 ar ddarpariaeth rheng flaen
• symud i un set o safonau ar gyfer arolygu achosion, gan ganolbwyntio ar asesu, cynllunio a darparu, ac ymgorffori’r gwaith adolygu o fewn y safonau hyn
• ffocws ar ‘gyflawni newid’, a ‘chadw pobl yn ddiogel’
• cwblhau’r holl waith maes mewn wythnos
• cael gwared ar sgoriau cyffredinol ar gyfer pob PDU, ond parhau i sgorio yn erbyn pob safon
• peidio â sgorio arweinyddiaeth, staffio na gwasanaethau, a gwneud sylwadau ar y meysydd hyn drwy lens y gwaith achos a arolygir yn lle hynny
• cynnwys Paneli Dysgu Aml-asiantaeth (MALP) a slotiau ‘arddangos’ mewn gwaith maes
• drwy ddefnyddio dull ‘risg ac ar hap’ i benderfynu ble rydym yn arolygu, a chadw elfen o ddewis ar hap, bydd modd ymateb gydag arolygiad pan fydd arnom eisiau archwilio ymarfer effeithiol neu pan fyddwn wedi dechrau poeni am gyflawni mewn unrhyw faes.

Lle bo’n berthnasol, byddwn yn rhoi sylwadau ar gynnydd a wnaed wrth weithredu argymhellion perthnasol arolygiadau blaenorol y Gwasanaeth Prawf.

2.2. Safonau ar gyfer arolygiadau PDU (Back to top)

Mae ein safonau’n seiliedig ar gyfres o egwyddorion y dylai gwasanaethau prawf da eu cyflawni er mwyn sicrhau ymarfer prawf o safon uchel. Maent yn seiliedig ar fodelau a fframweithiau sydd wedi cael eu sefydlu, ac maent wedi’u seilio ar dystiolaeth, dysg a phrofiad. Mae ein hymchwil yn dangos cydberthynas glir rhwng goruchwyliaeth sy’n bodloni ein safonau ansawdd a chanlyniadau gwell o lawer i bobl ar brawf, gan gynnwys cyfraddau aildroseddu is.[1]

Yn dilyn y newidiadau a gyflwynwyd gan Ddeddf Dedfrydu 2026, ein blaenoriaeth yw sicrhau ansawdd y gwaith a ddarperir i bobl ar brawf, dioddefwyr a chymunedau.

Mae arolygiadau’n canolbwyntio ar ansawdd y gwaith i sicrhau newid a chadw pobl yn ddiogel. Caiff hyn ei asesu a’i sgorio drwy arolygu achosion yn unig. Ni fydd unrhyw PDU yn cael sgôr gyffredinol; yn hytrach, byddwn yn sgorio perfformiad drwy ystyried y safonau asesu, cynllunio a chyflawni.

Mae arolygiadau achos yn ymdrin â dwy elfen: sicrhau newid (ymgysylltu ac ymatal yn flaenorol) a chadw pobl yn ddiogel (sy’n dod â llesiant a’r risg o niwed at ei gilydd). Byddwn yn arolygu tystiolaeth yn erbyn tair safon: asesu, cynllunio a chyflawni; a byddwn yn ystyried sut mae adolygu o fewn y safonau hyn yn cefnogi ymarfer effeithiol.

Daw’r dystiolaeth o sawl ffynhonnell, gan gynnwys cofnodion achos, asesiadau, nodiadau cyfarfodydd a chyfweliadau ag ymarferwyr. Nid oes angen offer asesu penodol arnom ond rydym yn disgwyl i asesiadau fod yn ddigon trylwyr a chael eu cwblhau’n ddigon cynnar i allu cynllunio a chyflawni’n effeithiol.

Nid yw arweinyddiaeth, staffio a gwasanaethau yn cael eu sgorio ar wahân. Yn hytrach, byddwn yn ystyried eu heffaith drwy’r achosion a arolygir, gan gynnwys rheoli llwyth gwaith a safon y goruchwylio a’r cymorth a ddarperir i ymarferwyr.

Mae un set o safonau’n berthnasol ar draws pob math o achos a model gweithredol. Rydym yn adrodd ar ganfyddiadau sy’n berthnasol i grwpiau penodol, fel rhyw neu ethnigrwydd, i gefnogi gwelliant penodol. Rydym yn canolbwyntio ar ddarpariaeth bersonol ac ymatebol sy’n seiliedig ar anghenion unigol, yn hytrach na math o ddedfryd neu hyd dedfryd, gan gydnabod y bydd maint y gwaith yn amrywio o un achos i’r llall.

Mae rhagor o fanylion am y safonau a’r dogfennau ategol ychwanegol ar gael ar wefan Arolygiaeth Prawf Ei Fawrhydi. [2]

2.3. Egwyddorion arolygu

Byddwn yn asesu safon, er enghraifft safon y gweithgarwch asesu, yn hytrach na manylion proses benodol neu ddefnydd o unrhyw adnodd penodol. Mae geiriad ein cwestiynau allweddol a’n hawgrymiadau yn adlewyrchu hyn. Byddwn yn penderfynu ar sgôr ar sail beth a sut mae’r PDU yn cyflawni yn erbyn ein safonau. Byddwn yn ystyried perfformiad y PDU adeg yr arolygiad ac, fel arfer, ni fyddwn yn gwneud dyfarniadau ynghylch sut y gallai polisi ac arferion ddylanwadu ar effaith yn y dyfodol. Fodd bynnag, byddwn yn cydnabod ymdrechion yn naratif yr adroddiad.

Sut rydym yn sgorio

Mewn arolygiadau PDU, mae pob cwestiwn allweddol am asesu a rheoli achosion yn hanfodol i ddarparu gwasanaethau’n effeithiol ar gyfer yr achos hwnnw, ac mae’n gysylltiedig â dibenion craidd y gwasanaeth prawf. Oherwydd hyn, mae angen rhoi sylw digonol i bob un ohonynt. Mae’r sgôr y gellir ei chael ar gyfer pob safon wedi’i gosod ar y sgôr ganrannol isaf a geir ar lefel cwestiwn allweddol o fewn y safon, pan fydd data o’r holl achosion yn y PDU yn cael ei gyfuno. Mae cyfres o awgrymiadau o dan bob cwestiwn allweddol. Mae’r rhain yn dylanwadu ar ddyfarniadau mewn achosion unigol sy’n ymwneud â phennu a yw’r cwestiynau allweddol wedi’u bodloni ai peidio. Ceir cwestiynau ychwanegol hefyd sy’n gofyn am ddim ond gwybodaeth, nad ydynt yn dylanwadu ar ddyfarniadau’r cwestiynau allweddol.

2.4 Penderfyniadau ynghylch ble i gynnal arolygiadau (Back to top)

Rydym yn defnyddio dull ‘risg ac ar hap’ wrth ddewis PDU i’w arolygu. Mae hyn yn golygu ein bod yn gwneud penderfyniadau ar sail lle rydym yn credu y gallwn gael yr effaith fwyaf, gan gadw elfen o ddewis ar hap ar yr un pryd fel nad yw’n hawdd iawn gallu rhagweld ble fyddwn yn mynd.

Drwy wneud hyn, byddwn yn gwneud penderfyniadau yn unol â’r egwyddorion canlynol:

• Byddwn yn blaenoriaethu PDU os oes gennym bryderon yn seiliedig ar ddata, gwybodaeth a/neu ddeallusrwydd.
• Byddwn yn blaenoriaethu PDU os ydym yn disgwyl dod o hyd i arferion effeithiol.
• Byddwn yn arolygu gwahanol fathau, er enghraifft i sicrhau ein bod yn arolygu rhai gwledig a rhai metropolitan o fewn cyfnod o 12 mis.
• Byddwn yn arolygu o leiaf un PDU o bob rhanbarth o fewn cyfnod o 12 mis.

2.5 Crynodeb o’r camau arolygu (Back to top)

Mae tri cham i’r arolygiad:

Cam I:    Cynllunio a pharatoi cyn y gwaith maes
Cam II:   Gwaith maes
Cam III:  Ar ôl y gwaith maes

Cam I: Cynllunio a pharatoi cyn y gwaith maes

Mae’r cyfnod cyn y gwaith maes yn dechrau bedair wythnos cyn y gwaith maes ei hun, pan fydd yr arolygydd arweiniol yn cyhoeddi dyddiadau’r gwaith maes. Ar y pwynt hwn, byddwn yn rhannu dogfennau i helpu’r PDU i gynllunio a pharatoi ac yn cyhoeddi’r arolygiad ar y cyfryngau cymdeithasol. Bydd y prif arolygydd yn cynnal cyfarfod cynllunio dair wythnos cyn gwaith maes y PDU.

Cam II: Gwaith maes

Yn ystod wythnos gwaith maes y PDU, bydd y tîm arolygu yn edrych ar yr holl achosion sy’n rhan o’r arolygiad. Bydd cyfarfodydd gydag unigolion a grwpiau o staff yn y PDU wedi’u trefnu ar gyfer yr un wythnos gwaith maes hon. Bydd MALP a slot ‘arddangos’ yn ystod yr wythnos hon, yn ogystal â chyfweliadau gyda phobl yn y gwasanaeth prawf.

Cam III: Ar ôl y gwaith maes

Bydd adborth, gan gynnwys sgoriau a chanfyddiadau arolygiadau achos, yn cael ei rannu drwy Microsoft Teams ar y dydd Mawrth (lle bo hynny’n bosibl) yn dilyn gwaith maes yr arolygiad. Ni fydd y PDU yn cael sgôr gyffredinol; bydd y sgoriau ar gyfer asesu, cynllunio a chyflawni yn seiliedig ar ddata arolygu achosion yn unig.

Yn ogystal â hyn, bydd cyfarfod canfyddiadau mewnol fel arfer yn cael ei gynnal yr wythnos ar ôl y gwaith maes. Fel arfer, y prif swyddog gweithredu fydd yn cadeirio’r cyfarfod a bydd yn cynnwys yr arolygydd arweiniol a phennaeth y rhaglen. Gall y Prif Arolygydd fod yn bresennol hefyd. Bydd y dirprwy arolygydd arweiniol a’r arolygwyr cynorthwyol yn mynychu os ydynt ar gael.

Bydd yr arolygydd arweiniol yn paratoi adroddiad arolygu, a gyflwynir i’r sefydliad a arolygir yn yr ail wythnos ar ôl gwaith maes yr arolygiad, er mwyn gwirio cywirdeb ffeithiol cyn ei gyhoeddi. Ar y pwynt hwn, byddwn yn cynnal cyfarfod arall i rannu’r themâu a nodwyd yn ystod yr arolygiad.

Ein nod yw cyhoeddi’r adroddiad wyth wythnos ar ôl i’r gwaith maes ddod i ben, ar ôl cwblhau’r broses o wirio cywirdeb ffeithiol.

Cynllun Iaith Gymraeg

Yn unol â Deddf yr Iaith Gymraeg 1993, mae Arolygiaeth Prawf EF wedi mabwysiadu’r egwyddor y bydd yn trin y Gymraeg a’r Saesneg yn gyfartal wrth gynnal arolygiadau yng Nghymru. Mae gan Arolygiaeth Prawf EF Gynllun Iaith Gymraeg sy’n nodi sut rydym yn darparu gwasanaethau yn Gymraeg.

Mae rhagor o wybodaeth am y Cynllun Iaith Gymraeg ar gael ar ein gwefan.[3]

Cam I: Cyn y gwaith maes a chynllunio (Back to top)

3.1 Cyhoeddiadau ynglŷn ag arolygiadau (Back to top)

Cyhoeddir pob arolygiad PDU bedair wythnos cyn i’r gwaith maes ddechrau. Yr arolygydd arweiniol fydd yn cyhoeddi hyn i bennaeth y PDU neu’r rheolwr uchaf sydd ar gael. Bydd y cyhoeddiad yn cael ei wneud ar y cyfryngau cymdeithasol hefyd.

Mae hyn yn cynnwys:

• crynodeb byr o’r arolygiad
• cadarnhad o’r lleoliadau a dyddiad y gwaith maes
• cadarnhad o ddyddiad ac amser cyfarfod cynllunio cychwynnol y PDU
• rhoi cyfarwyddiadau i’r PDU ar sut i gael mynediad at y sianel berthnasol yn Microsoft Teams.

3.2 Gweithgarwch cyn y gwaith maes (Back to top)

Cyn cyhoeddi’r arolygiad, bydd y tîm gwybodaeth a data yn casglu dogfennau allweddol a gwybodaeth gefndir i helpu’r arolygydd arweiniol i gynllunio’r arolygiad. Bydd staff cymorth yr arolygiad yn dechrau paratoi ar gyfer yr arolygiad.

Ar ôl cyhoeddi’r arolygiad, bydd y PDU yn cyflwyno’r dystiolaeth ymlaen llaw gan ddefnyddio Microsoft Teams, ac yn cadarnhau dyddiadau cyfarfodydd a chyfweliadau ag aelodau allweddol o staff a rhanddeiliaid.

Gwybodaeth gefndir

Bydd yr arolygydd arweiniol yn adolygu’r wybodaeth ganlynol hefyd:

• adroddiadau sicrwydd gweithredol perthnasol, sy’n cael eu rhannu gan y Grŵp Sicrwydd Perfformiad a Risg ar ôl cyhoeddi’r arolygiad
• gwybodaeth berthnasol gan yr Ombwdsmon Carchardai a Phrofiannaeth, ar gyfer y 12 mis blaenorol
• gwybodaeth berthnasol gan y tîm Troseddau Pellach Difrifol yng Ngwasanaeth Carchardai a Phrawf Ei Fawrhydi (HMPPS)

Ni fydd angen i unrhyw PDU ddarparu’r wybodaeth hon yn y dystiolaeth a gyflwynir ymlaen llaw.

3.3 Cyfarfodydd cynllunio (Back to top)

Cofnodir y cyfarfod cynllunio, a rhoddir copi i’r un pwynt cyswllt (SPOC), gan dîm cymorth arolygiadau Arolygiaeth Prawf EF ac unrhyw un arall sy’n berthnasol.

Cyfarfod cynllunio gwaith maes PDU

Fel arfer, cynhelir cyfarfod cynllunio gwaith maes PDU ar ddydd Llun neu ddydd Mawrth, dair wythnos cyn y gwaith maes.

Mae’n rhaid i’r canlynol fod yn bresennol:

• prif arolygydd
• pennaeth y PDU (a dirprwy, lle bo hynny’n berthnasol)
• Un Pwynt Cyswllt (SPOC).

Mae’r canlynol yn ddewisol:

• tîm cymorth arolygiadau Arolygiaeth Prawf EF
• pennaeth y rhaglen a/neu ddirprwy bennaeth y rhaglen
• y dirprwy arolygydd arweiniol
• unigolion eraill a nodir gan y PDU sydd angen bod yn rhan o’r gwaith cynllunio a pharatoi, os oes angen, ar gyfer cymorth neu gyflenwi os yw’r SPOC yn absennol.

Yr arolygydd arweiniol fydd yn cadeirio’r cyfarfod, a bydd yn ymdrin â’r canlynol:

• cadarnhau’r tîm arolygu
• swyddfeydd lle gallai’r asesiadau achos gael eu cynnal
• cyfweliadau ag ymarferwyr prawf a threfnu amserlenni ar gyfer yr wythnos gwaith maes
• cadarnhad o’r cyfarfodydd sy’n ofynnol yn ystod y gwaith maes (caiff rhestr o gyfarfodydd safonol ei chyflwyno ar gyfer pob arolygiad)
• cais am unrhyw wybodaeth neu dystiolaeth bellach a nodwyd ar ôl dadansoddi’r dystiolaeth ymlaen llaw
• mynediad at TG, ystafelloedd ac adeiladau os yw gweithgareddau’n cael eu cynnal ar y safle
• trefniadau ar gyfer gofyn am farn pobl ar brawf
• cadarnhad o drefniadau ar gyfer rhannu manylion y sampl a ddewiswyd a’r amserlen arolygu achosion
• trafod unrhyw faterion sy’n codi o’r dystiolaeth a gafwyd ymlaen llaw gan y PDU
• Trefniadau MALP ac arddangos

Cofnodir y cyfarfod cynllunio gan dîm cymorth arolygiadau Arolygiaeth Prawf EF ac unrhyw un arall sy’n berthnasol, a rhoddir copi i’r SPOC.

Dylid cyfeirio pob gohebiaeth rhwng y sefydliad sy’n cael ei arolygu ac Arolygiaeth Prawf EF at y blwch post canlynol:probationinspections@hmiprobation.gov.uk.

3.4 Tystiolaeth ymlaen llaw (Back to top)

Bydd y PDU yn cyflwyno tystiolaeth ymlaen llaw ar gyfer y safonau perthnasol a’r cwestiynau allweddol sy’n berthnasol. Dylai’r holl dystiolaeth gael ei llwytho i fyny i sianel benodol yn Microsoft Teams a sefydlir gan Arolygiaeth Prawf EF. Fel rhan o’r cyfarfod cynllunio, bydd yr arolygydd arweiniol yn rhoi canllawiau manylach am y dystiolaeth benodol sydd ei hangen.

Bydd yr arolygwyr yn adolygu’r dystiolaeth ymlaen llaw fel rhan o’r gwaith o asesu PDU, ac yn nodi pynciau perthnasol i fynd ar eu trywydd yn ystod y gwaith maes.

Awgrymiadau ar gyfer tystiolaeth ymlaen llaw

Mae’r rhestr isod yn nodi’r unig dystiolaeth y gofynnwn amdani ymlaen llaw, oni chytunir yn wahanol â phennaeth y PDU a’r arolygydd arweiniol. Gall y prif arolygydd ofyn am dystiolaeth ychwanegol wrth i waith maes y PDU fynd rhagddo, er mai dim ond pan fo angen y bydd hyn yn digwydd.

Tystiolaeth y gofynnir amdani ymlaen llaw gan y PDU:

• cynllun cyflawni’r PDU
• taenlen data sefydliadol
• cofrestr risg
• dadansoddi/anghenion hyfforddi staff
• dogfen gyd-destun
• mesurau lefel gwasanaeth ar gyfer perfformiad PDU
• dadansoddiad o anghenion pobl ar brawf, gan gynnwys ffactorau amrywiaeth
• mynediad i’r fewnrwyd (lle bo hynny’n berthnasol)
• strwythur/presenoldeb byrddau llywodraethu (os ydynt ar gael)
• archwiliadau a gwerthusiadau o gynlluniau rheoli achosion/gwella safon.

Taenlen data sefydliadol

Anfonir taenlen data sefydliadol at y PDU gyda’r llythyr sy’n rhoi gwybod am yr arolygiad. Mae’r ddogfen hon yn gofyn am amrywiaeth o ddata ac yn caniatáu i ni wneud y canlynol:

• triongli tystiolaeth yn erbyn data a gesglir o ffynonellau eraill, gan gynnwys ymarferwyr prawf, ar faterion fel llwyth achosion ac ymgysylltu â staff
• sicrhau ein bod yn casglu data cyd-destunol ar arolygu parth un mewn ffordd gyson ar draws gwahanol wasanaethau
• cefnogi gwaith ymchwil a dadansoddi pellach ar lefel genedlaethol o’r ffactorau sy’n sail i ddarpariaeth prawf o safon uchel, er mwyn gwella ein dealltwriaeth o ymarfer effeithiol.

Os nad oes data ar gael, neu os nad yw’n bodloni ein manylebau’n union, mae’r daenlen yn golygu bod modd egluro hyn.

Dogfen gyd-destun ar gyfer tystiolaeth ymlaen llaw

Bydd y PDU yn defnyddio’r ddogfen hon i roi crynodeb o ble mae’n gweld ei sefyllfa bresennol mewn perthynas ag adrannau perthnasol o’r safonau arolygu a’r cwestiynau allweddol.

Dyddiad cau ar gyfer cyflwyno tystiolaeth ymlaen llaw

Bydd tystiolaeth ymlaen llaw ar gyfer pob PDU, gan gynnwys y templed naratif ar gyfer tystiolaeth ymlaen llaw, yn cael ei llwytho i fyny i Microsoft Teams erbyn y dydd Llun dair wythnos cyn wythnos gwaith maes gyntaf y PDU.

3.5 Holiaduron ar gyfer staff y Gwasanaeth Prawf (Back to top)

Byddwn yn darparu taflenni gwybodaeth ar gyfer holl staff y Gwasanaeth Prawf, sy’n cynnwys dolen i’n holiadur. Gofynnwn iddynt gael eu dosbarthu i’r holl staff yn y PDU. Byddwn yn defnyddio holiaduron i ofyn am farn staff ar elfennau allweddol o ddarparu gwasanaethau. Mae hyn yn cynnwys cwestiynau am arweinyddiaeth sefydliadol, adnoddau staffio, a’r gwasanaethau sydd ar gael i bobl ar brawf. Gwirfoddol yw’r holiaduron.

Bydd y data a gynhyrchir o’r holiaduron a lenwir yn helpu i siapio ein canfyddiadau am bob PDU; bydd data’n cael ei gyhoeddi ac efallai y cyfeirir at sylwadau yn yr adroddiadau a gyhoeddir. Drwy lenwi’r holiadur hwn, bydd staff ac ymarferwyr yn rhoi caniatâd i Arolygiaeth Prawf EF brosesu eu data personol. Ni fyddwn yn enwi unrhyw unigolyn fel ffynhonnell y wybodaeth hon.

3.6 Cyflwyniad gan bennaeth y PDU (Back to top)

Fel rhan o waith maes y PDU, gofynnwn am gyflwyniad o hyd at 30 munud gan bennaeth y PDU. Bydd gofyn i’r cyflwyniad ymdrin â’r canlynol:

• rhoi darlun lleol o’ch PDU (er enghraifft, adeiladau cymeradwy, carchardai, staffio, awdurdodau lleol)
• blaenoriaethau a strwythur arweinyddiaeth
• llwyddiannau diweddar
• unrhyw rwystrau neu feysydd datblygu parhaus yn y PDU
• trosolwg o staffio, gan gynnwys ffocws ar ymgysylltu â staff a hyfforddi a datblygu
• effaith arweinyddiaeth sefydliadol ar safon y gwasanaeth a ddarperir
• trosolwg o arloesi lleol – potensial i arolygwyr gynllunio i weld/ymweld â phrosiectau arloesol yn ystod y gwaith maes
• unrhyw beth arall rydych chi’n meddwl y dylem ni ei wybod neu rydych chi eisiau sôn wrthym amdano.

3.7 Paratoi staff y gwasanaeth prawf ar gyfer yr arolygiad (Back to top)

Byddwn yn cynnal trafodaethau achos gydag ymarferwyr prawf i’w galluogi i egluro ac ychwanegu cyd-destun at gofnodion achosion, yn ogystal â rhoi cyfle iddynt ddysgu. Mae hyn yn ddefnyddiol iawn os ydynt yn teimlo y gallant fod yn agored ac yn onest am eu gwaith. Yn ôl adborth gan ymarferwyr, nid yw’r pwysau a deimlir i baratoi achosion ar gyfer arolygiad yn fuddiol, a gall achosi mwy o straen. Gall hefyd arwain at ymdrech ‘wastraffus’, gan fod paratoi yn aml yn canolbwyntio ar faterion nad ydynt yn ganolog i’r safonau arolygu. Er mwyn osgoi hyn, gofynnwn i reolwyr beidio â pharatoi gormod cyn yr wythnos gwaith maes.

Sampl achosion (Back to top)

4.1. Dewis y sampl achosion (Back to top)

Egwyddorion sampl achosion

Byddwn yn arolygu yn erbyn yr un safonau ac yn defnyddio’r un dull gweithredu ym mhob un o’r achosion a arolygir – trwyddedau a dedfrydau cymunedol. Mae hyn yn ein galluogi i ganolbwyntio ar ba mor dda mae’r PDU wedi gweithio gyda risgiau, anghenion a chryfderau’r unigolyn, yn hytrach na chanolbwyntio ar y math o ddedfryd.

Dewis sampl achosion

Byddwn yn samplu nifer o achosion sy’n dechrau mewn cyfnod penodol o dair wythnos. Bydd nDelius yn rhoi rhestr hir i ni o’r holl achosion a ddechreuodd o fewn cyfnod penodol o dair wythnos. Yna bydd yr ISA yn dewis ar hap y nifer gofynnol o achosion o blith yr achosion cymwys ym mhob grŵp haenu, gan osgoi’r achosion sydd wedi’u heithrio fel y rheini sy’n destun adolygiad STO, ond sy’n cyfateb i’r cyfrannau haenu. Bydd achosion sy’n cael eu heithrio yn cael eu cynnwys ar y daenlen a’r golofn nodiadau a ddefnyddir i egluro’r amgylchiadau. Bydd yr ISA yn trefnu’r rhestr hir ac yn ymdrin â’r gwaith haenu. Bydd y trefniadau hyn yn cael eu trafod yn fanylach yn y cyfarfod cynllunio.

Lefelau hyder

Bydd y lwfans ansicrwydd ar gyfer canfyddiadau arolygiad achos yn dibynnu ar faint y sampl a ddewiswyd: po fwyaf yw maint y sampl fel cyfran o’r llwyth achosion cyffredinol, y mwyaf sicr y gallwn fod bod ein canfyddiadau’n adlewyrchu’r boblogaeth gymwys. Er mwyn cydbwyso’r angen am gywirdeb â gweithgarwch cymesur, byddwn yn cyflawni lwfans ansicrwydd o bum pwynt canran fan leiaf, a lefel hyder o 80 y cant ar gyfer hapsampl o achosion sy’n dod o dan fanylebau ein sampl achosion ac sydd wedi dechrau o fewn cyfnod o dair wythnos. Mae hyn yn golygu, er enghraifft, os bydd ein harolygiad o sampl o achosion yn dangos bod 47 y cant yn cael eu goruchwylio’n foddhaol, yna gallwn fod 80 y cant yn sicr bod y gwir ganran ar gyfer y llwyth achosion cymwys i gyd rhwng 42 y cant a 52 y cant. Mae’n bwysig cofio bod hyn yn tybio bod y sampl yn wirioneddol ar hap, sy’n cysylltu â’r dull samplo (gweler yr adran nesaf). At ddibenion arolygu, mae lefel hyder o 80 y cant yn darparu cydbwysedd rhwng effeithlonrwydd o ran costau a manylder ystadegol. Rydym yn seilio ein cyfrifiad ar ddata achosion a gymerwyd o nDelius.

Haenu

Er mwyn i ni allu bod yn ffyddiog ein bod yn arolygu amrywiaeth o achosion sy’n cynrychioli’r rhestr hir o achosion y byddwn yn dewis o’u plith, byddwn yn defnyddio techneg samplu haenedig. Mae hyn yn sicrhau bod grwpiau sy’n cynrychioli cyfran fach iawn o achosion yn cael eu cynrychioli’n briodol yn y sampl a arolygir.

Y newidynnau a ddefnyddir ar gyfer haenu yw’r mathau o achosion sy’n hysbys i ni o arolygiadau blaenorol, mae tystiolaeth ymchwil a chanllawiau polisi fel arfer yn amrywio o ran sut maent yn cael eu cyflawni. Y newidynnau haenu a ddefnyddir ar gyfer yr arolygiad hwn yw rhyw, math o ddedfryd, a lefel risg o niwed difrifol (RoSH), gan sicrhau bod y cymarebau dynion a menywod, achosion o ddedfrydau ar ôl caethiwed a chymunedol, ac achosion RoSH risg isel/canolig ac uchel/uchel iawn yn y sampl achosion a ddewiswyd yn cyfateb i’r rhai yn y cyfnod cychwyn a arolygir.

Ein nod yw sicrhau bod cyfran yr achosion yn y sampl a ddewisir ym mhob grŵp haenu yn cyd-fynd yn agos â’r cyfrannau yn y rhestr hir.

Tegwch, amrywiaeth a chynhwysiant

Ni fyddwn yn dewis achosion sydd â nodweddion gwarchodedig penodol neu faterion yn ymwneud ag amrywiaeth, nac yn ceisio cynyddu nifer yr achosion sydd â nodweddion penodol, oherwydd gall hynny ystumio’r sampl a’r data cyffredinol. Mae pobl ar brawf yn cael eu siapio drwy gyfuniadau gwahanol o nodweddion, profiadau ac amgylchiadau cydgysylltiedig sy’n gorgyffwrdd â’i gilydd. Felly, mae ein dull samplo yn gyfle i gynnwys yr ystod o nodweddion gwarchodedig heb greu is-setiau penodol bach y gallai fod yn amhriodol neu’n gamarweiniol gwneud sylwadau arnynt.

Ymdrin ag achosion a ddylai fod wedi cael eu heithrio

O bryd i’w gilydd, yn ystod gwaith maes, daw’n amlwg nad yw achos ar yr amserlen yn bodloni manyleb y sampl achosion, ac y dylai fod wedi cael ei eithrio’n gynharach. Os bydd hynny’n digwydd, bydd yr arolygydd yn cael sgwrs fer â’r ymarferydd prawf i roi gwybod iddo na ddylai’r achos fod wedi cael ei gyflwyno at ddibenion arolygu. Ymddiheurwn am unrhyw anhwylustod y gall hyn ei achosi. Bydd yr arolygydd arweiniol wedyn yn penderfynu a oes angen arolygu achos arall yn ei le, a bydd yn trafod hynny â Phennaeth y PDU. Pan fo modd, byddwn yn siarad â’r ymarferydd prawf sy’n dal yr achos arall. Os nad yw hyn yn bosibl, bydd yr achos arall yn cael ei arolygu drwy ddarllen ffeil.

Atodlenni (Back to top)

5.1. Amserlenni wythnosol (Back to top)

Yn ystod yr wythnos gwaith maes, bydd y tîm arolygu yn edrych ar yr achosion a nodwyd. Yng Nghymru, bydd aseswyr lleol sy’n siarad Cymraeg hefyd yn rhan o’r tîm ar gyfer yr wythnos gwaith maes. Bydd y PDU yn cael amserlen dros dro ar gyfer cyfarfodydd, cyfweliadau a’r MALP, a thrafodaethau am arolygu achosion ar y dydd Llun, bythefnos cyn yr wythnos gwaith maes. Bydd yr amserlen yn nodi amseroedd trafodaethau’r ymarferwyr prawf, sydd fel arfer yn para 60 i 90 munud, ynghyd ag unrhyw gyfarfodydd, MALP a slot arddangos, ac a fydd y cyfweliadau ar-lein (gan ddefnyddio Microsoft Teams) ynteu wyneb yn wyneb.

Caiff unrhyw geisiadau am newidiadau i’r amserlen gwaith maes arfaethedig eu codi gan y SPOC erbyn dydd Llun yr wythnos cyn y gwaith maes fan bellaf, a byddant yn cael eu datrys gan yr arolygydd arweiniol. Bydd y SPOC hefyd yn nodi unrhyw achosion o eithrio posibl ar y pwynt hwn, er enghraifft, unrhyw rai sydd wedi bod yn destun Trosedd Ddifrifol Bellach neu adolygiad arall; bydd y prif arolygydd yn cadarnhau unrhyw eithriadau o’r fath. Os nad oes ymarferydd prawf ar gael yn ystod yr wythnos gwaith maes, bydd yr arolygydd arweiniol a’r SPOC yn cytuno a oes dirprwy addas ar gael. Os na, bydd yr achos arall yn cael ei arolygu drwy ddarllen ffeil. Gellir datrys newidiadau munud olaf o ran argaeledd hefyd drwy arolygu’r achos fel darllen ffeil.

Bydd y gwaith o gynllunio’r amserlen ar gyfer cyfarfodydd yn digwydd yn ystod y cyfnod cyn y gwaith maes. Mae’r rhestrau o gyfarfodydd craidd isod yn nodi’r cyfarfodydd y gallai fod eu hangen ar arolygwyr yn ystod y gwaith maes, ond yr arolygwyr arweiniol unigol fydd yn gwneud y penderfyniadau terfynol am y cyfarfodydd sydd eu hangen.

Bydd y rhan fwyaf o’n gwaith arolygu yn cael ei gwblhau ar y safle. Efallai y bydd rhai arolygiadau achos PDU hefyd yn cael eu cwblhau o bell; byddwn yn trafod hyn gyda’r PDU yng ngham cynllunio’r PDU.

Ar gyfer cyfarfodydd gyda grwpiau o staff, rhwng chwech a 10 yw’r nifer delfrydol i fod yn bresennol.

Mae templedi’r amserlenni’n nodi pryd y dylai cyfarfodydd ddigwydd ac a fyddant yn cael eu cynnal wyneb yn wyneb ynteu ar Microsoft Teams, gyda’r prif arolygydd yn cael hyblygrwydd i wneud newidiadau. Byddwn yn ystyried cyfuniad o gyfarfodydd wyneb yn wyneb a chyfarfodydd Microsoft Teams; fodd bynnag, dim ond mewn achosion eithriadol y byddwn yn cynnal cyfarfodydd ar Microsoft Teams, gan ein bod wedi gweld nad yw hyn yn ddelfrydol, yn enwedig ar gyfer cyfarfodydd mwy sydd â hyd at 10 yn cymryd rhan. Ni ddylid cofnodi cyfarfodydd arolygu oni chymeradwyir hynny ymlaen llaw gan yr arolygydd arweiniol o dan amgylchiadau eithriadol.

Mae’r rhestr isod yn nodi’r cyfarfodydd craidd y byddwn fel arfer yn dymuno rhoi sylw iddynt. Gellir trefnu cyfarfodydd eraill naill ai yn ystod y cyfarfod cynllunio neu wrth i’r gwaith maes fynd rhagddo.

Cyfarfodydd gydag unigolion a grwpiau o staff

Pwrpas y cyfarfodydd hyn yw ategu gwybodaeth o ddata arolygu achosion, ac archwilio sut mae arweinyddiaeth, staffio a gwasanaethau’n cael eu gweld o wahanol safbwyntiau yn hierarchaeth y sefydliad:

• pennaeth y PDU (a dirprwy, os yw’n berthnasol)
• rheolwyr canol
• ymarferwyr prawf
• staff gweinyddol

Cynnwys cyfarfodydd

Mae’n rhaid i arolygwyr fod â ffocws a rhaid iddynt fod yn ddisgybledig wrth arolygu yn erbyn ein safonau. Yn unol â’n methodoleg arolygu, bydd arolygwyr yn craffu ar wybodaeth o bob math o’r dystiolaeth a geir ymlaen llaw. Byddant yn defnyddio cyfarfodydd yn ystod y gwaith maes i driongli neu gadarnhau’r dystiolaeth hon a llenwi unrhyw fylchau. Nid oes man cychwyn o sero ar gyfer gwaith maes, felly gall ffocws gwahanol gyfarfodydd amrywio yn ystod y gwaith maes. Bydd cyfarfodydd unigol yn cael eu teilwra i gasglu’r wybodaeth benodol am y band tystiolaeth sydd ei hangen arnynt. Er mwyn helpu i sicrhau bod ffocws ar gyfraniadau, bydd arolygwyr yn glir ynghylch rheoli amser y cyfarfod.

5.2 Panel dysgu aml-asiantaeth (MALP) (Back to top)

Bydd yr arolygydd arweiniol yn dewis un achos a arolygwyd i’w drafod mewn MALP yn ystod yr wythnos gwaith maes. Bydd yr achos yn cael ei arolygu’n ffurfiol, ac yn cynnwys trafodaeth gyda’r ymarferydd prawf. Bydd y trafodaethau’n canolbwyntio ar safonau arolygu achosion perthnasol.

Bydd arolygwyr yn arwain y sgwrs gan ddefnyddio cwestiynau agored, myfyriol. Dylai cyfranogwyr fod yn barod i rannu enghreifftiau o gydweithio, gwneud penderfyniadau, cyfnewid gwybodaeth, neu gydlynu gwasanaethau sy’n gysylltiedig â’r achos. Dylai’r rhai sy’n bresennol sy’n ymwneud yn uniongyrchol â’r achos adolygu eu cyfraniad er mwyn gallu cyfrannu at y drafodaeth. Gall trafodaethau hefyd archwilio sefyllfaoedd damcaniaethol i ddeall sut byddai’r bartneriaeth yn ymateb i risgiau neu heriau penodol ac edrych ar weithio mewn partneriaeth ehangach. Mae’r ffocws ar ddysgu, cydweithio a gwella, nid ar berfformiad unigol. 

Byddwn yn gofyn i uwch swyddog prawf, ac unrhyw asiantaethau sydd â chysylltiad uniongyrchol, gwblhau adolygiad o’r achos cyn y MALP er mwyn gallu cyfrannu at y drafodaeth. Dylai’r adolygiad ystyried unrhyw waith cadarnhaol a nodwyd gan y PDU neu asiantaethau partner, ochr yn ochr ag unrhyw feysydd i’w datblygu yn y gwaith amlasiantaeth yn yr achos hwn. Dylai’r PDU nodi’r partneriaid priodol i fynd i’r MALP.

Dylai’r holl bartneriaid statudol ac anstatudol allweddol sy’n cyfrannu at ganlyniadau prawf fynd i’r MALP, gan gynnwys asiantaethau sydd neu sydd wedi bod yn gysylltiedig â’r cyfnod goruchwylio. Gofynnwn i’r PDU nodi’r partneriaid priodol sy’n gorfod mynd i’r MALP. Bydd yn cael ei gynnal wyneb yn wyneb. 

Dylai’r canlynol fod yn bresennol o leiaf:

• ymarferydd prawf
• uwch swyddog prawf
• cynrychiolydd o’r heddlu
• cynrychiolydd o’r gwasanaeth plant (gellir ei esgusodi yn dilyn yr arolygiad achos os nad yw’n berthnasol)
• swyddog neu reolwr datblygu ansawdd

Hefyd, gall asiantaethau perthnasol eraill gynnwys:

• cynrychiolwyr MAPPA 
• gwasanaethau tai, camddefnyddio sylweddau, iechyd ac iechyd meddwl awdurdodau lleol 
• Gofal Cymdeithasol i Oedolion
• Gwasanaethau Adsefydlu a Gomisiynir lle bo’n berthnasol
• Cynrychiolwyr y sector gwirfoddol a chymunedol
• Staff eraill y PDU lle bo hynny’n briodol

Gall partneriaid fynychu fel ymarferwyr (lle maent wedi bod yn ymwneud yn uniongyrchol â’r achos) neu reolwyr tîm (lle gallant gynrychioli trefniadau partneriaeth ehangach).

5.3 Slot arddangos (Back to top)

Bydd amserlen yr arolygiad yn ystod y gwaith maes yn cynnwys slot arddangos. Dyma gyfle i’r PDU dynnu sylw at arferion effeithiol sy’n gysylltiedig â safonau arolygu achosion ac i helpu’r arolygydd arweiniol i ddeall sut mae gwasanaethau’n cael eu darparu a’r cyd-destun ar gyfer rheoli achosion.

Mae’r fformat yn hyblyg, a gall y PDU ddewis y ffordd orau o arddangos ei waith.

Er enghraifft:

• adborth gan bobl ar brawf ar ymgysylltu a chyfranogiad, gan gynnwys enghreifftiau ‘dywedoch chi, fe wnaethom ni’ clir
• gwaith amlasiantaeth arloesol
• gwaith sy’n ymwneud â thegwch, amrywiaeth a chynhwysiant
• arsylwi ymarfer
• prosiectau y mae’r PDU yn falch ohonynt
• cyflwyniadau
• gwaith sy’n gysylltiedig â chadw pobl yn ddiogel

5.4 Cyfarfodydd tîm (Back to top)

Bydd yr arolygydd arweiniol yn rhoi cyngor ar drefniadau priodol ar gyfer cyfarfodydd tîm Arolygiaeth Prawf EF ac yn casglu adborth yn ystod y cam gwaith maes. Efallai y bydd angen ystafell gyfarfod at y diben hwn, ar gyfer hyd at 12 aelod o staff; nid oes angen mynediad TG yn yr ystafell hon, ond pe byddai cyfleusterau cynadledda ar gael byddai hyn yn help ar gyfer unrhyw gyfarfodydd tîm hybrid posibl.

Cam II: Gwaith maes (Back to top)

6.1 Methodoleg (Back to top)

Mae arolygu achosion yn canolbwyntio ar safon yr ymarfer. Rydym yn edrych ar dasgau sy’n ymwneud â goruchwylio pobl ar brawf – yn benodol, asesu, cynllunio a chyflawni – ac yn ystyried sut mae adolygu o fewn y safonau hyn yn cefnogi ymarfer effeithiol. Yr arolygydd arweiniol, y dirprwy arolygydd arweiniol a thîm o arolygwyr sy’n cynnal yr arolygiad achos. Cynhelir yr arolygiadau achos yn ystod yr wythnos gwaith maes. Nid yw arweinyddiaeth, staffio na gwasanaethau yn cael eu harolygu na’u sgorio ar wahân. Yn hytrach, byddwn yn ystyried eu heffaith drwy’r achosion a arolygwyd, gan gynnwys rheoli llwyth gwaith a safon y goruchwylio a’r cymorth a ddarperir i ymarferwyr.

Mae arolygiadau achos yn cynnwys darllen ac asesu gwybodaeth berthnasol sydd ar gael drwy gofnodion ac offer electronig, fel y system rheoli achosion genedlaethol, nDelius, y gofrestr troseddwyr treisgar a rhywiol, asesiadau’r System Asesu Troseddwyr, y gronfa ddata o ddioddefwyr ac unrhyw adnoddau eraill a ddefnyddir ar gyfer asesu a chynllunio. Gofynnir i’r Gwasanaeth Prawf ddarparu mynediad at ddogfennau eraill sy’n berthnasol i’r achos – er enghraifft, cofnodion cyfarfodydd trefniadau amlasiantaethol ar gyfer amddiffyn y cyhoedd, cynadleddau asesu risg aml-asiantaeth a chyfarfodydd gweithwyr proffesiynol.

Byddwn yn cynnal trafodaethau achos gyda’r ymarferydd prawf ar gyfer pob achos. Bydd y rhain yn cynnwys trafodaethau am asesu, cynllunio, cyflawni ac adolygu mewn perthynas â’r achos a ddewiswyd, ac am y canlyniadau a gyflawnwyd. Byddwn hefyd yn gofyn i ymarferwyr am eu profiad o lwyth gwaith a gwasanaethau, gan fod y rhain yn cael effaith ar reoli’r achos dan sylw. Os nad yw’r ymarferydd a ddyrannwyd ar gael, gallwn drefnu cyfweliad o bell, cynnal cyfweliad gyda rhywun addas yn ei le, neu ddarllen y ffeil yn unig.

Bydd arolygwyr yr achosion yn defnyddio pob ffynhonnell dystiolaeth i lunio asesiad o’r achos, gan gynnwys cofnodion achos ac unrhyw gyfweliad gyda’r ymarferydd prawf.

Fel rhan o’n gwaith arolygu achosion, byddwn hefyd yn casglu mathau eraill o ddata am yr achosion a’r gwasanaethau a gafwyd, er mwyn datblygu dealltwriaeth o faterion sy’n dod i’r amlwg a chefnogi ein gwaith dadansoddi ac ymchwil pellach. Nid yw’r cwestiynau hyn yn dylanwadu ar ddyfarniadau arolygiadau.

6.2 Rheolau a chanllawiau asesiadau achos (CARaG) (Back to top)

Mae CARaG yn set gynhwysfawr o reolau a chanllawiau y bydd arolygwyr yn eu dilyn wrth asesu achosion. Mae CARaG yn hyrwyddo tryloywder a chysondeb wrth i ni arolygu achosion. Dylai staff arolygu ddefnyddio CARaG sy’n briodol fel dogfen gyfeirio wrth asesu achos.

Mae CARaG yn rhoi canllawiau ar y cwestiynau allweddol ac awgrymiadau. Mae’n cael ei ddiweddaru’n rheolaidd i sicrhau ei fod yn parhau i fod yn gyson ag unrhyw newidiadau a wnawn ar lefel safon, cwestiwn ac awgrym, ac i sicrhau ei fod yn parhau i fod yn gysylltiedig â thystiolaeth. Mae CARaG hefyd yn cynnwys dolenni, lle bo hynny’n berthnasol, at ganllawiau manylach am feysydd arbenigol.

6.3. Safleoedd arolygu (Back to top)

Yn ystod y cam cyn y gwaith maes, byddwn yn nodi’r safleoedd arolygu ar gyfer arolygiadau PDU ac yn dyrannu unigolion yn y tîm arolygu i swyddfeydd penodol.

Rydym yn deall efallai na fydd gofod swyddfa preifat ar gael ym mhob safle a arolygir dros gyfnod y gwaith maes i gyd. Gall y PDU roi desg i’r tîm mewn swyddfa agored, gyda mynediad at ystafelloedd cyfweld preifat, yn unol â’r amseroedd ar yr amserlen, lle gellir cynnal trafodaethau achos gydag ymarferwyr prawf.

Ar ôl cyrraedd, bydd y PDU yn rhoi cyflwyniad byr ac yn rhannu gwybodaeth am yr adeilad, gan gynnwys briff iechyd a diogelwch. Bydd angen i staff arolygu gael ffobiau yn ogystal â gwybodaeth am amseroedd agor a chau.

6.4. Mynediad at TG (Back to top)

Mae gan staff Arolygiaeth Prawf EF fynediad at amrywiol systemau TG cyfiawnder troseddol, gan gynnwys OASys, nDelius a’r system rheoli achosion dioddefwyr. Er mwyn cydymffurfio â’r Rheoliad Cyffredinol ar Ddiogelu Data, dim ond achosion a nodir ar restrau sampl achosion y bydd arolygwyr yn eu gweld, neu achosion ychwanegol drwy drefniant gyda’r sefydliad sy’n cael yr arolygiad. Pan fo’n bosibl, dylai arolygwyr gael mynediad at fonitor a man gwaith addas.

6.5 Trafodaethau achos ymarferwyr prawf (Back to top)

Fel rhan o’n gwaith i asesu achos, bydd arolygydd yn cael trafodaeth gyda’r ymarferydd prawf ar gyfer yr achos hwnnw. Bydd hyn yn rhoi cyfle i’r achos gael ei drafod yn fanylach fel rhan o’n hasesiad, ac yn rhoi cipolwg ar arweinyddiaeth, staffio a gwasanaethau. Bydd yr arolygwyr yn rhoi cyflwyniad a gwybodaeth gyffredinol i’r ymarferydd prawf i’w helpu i ddeall y broses arolygu. Bydd y cyfweliad yn cynnwys adborth adeiladol i’r ymarferydd prawf, a hwnnw’n cael ei gyflwyno mewn ffordd gynhyrchiol a sensitif er mwyn annog trafodaethau myfyriol. Ni fydd manylion y cyfweliad, gan gynnwys unrhyw ddyfarniadau a wneir am yr achos, yn cael eu trafod gyda rheolwyr llinell oni bai fod pryderon difrifol (sy’n golygu y bydd ‘rhybudd’ yn cael ei roi – gweler isod). Bydd yr adborth a roddir i ymarferwyr yn canolbwyntio ar gryfderau pwysig a meysydd ar gyfer gwella’r gwaith y maen nhw’n bersonol wedi’i wneud. Ni fydd yr arolygydd o reidrwydd yn rhoi trosolwg o’r dyfarniadau y mae wedi’u gwneud ynghylch y gwaith a gwblhawyd yn yr achos. Ni roddir sgôr gyffredinol i achosion unigol; bydd data o bob achos ar bob un o’r cwestiynau allweddol ar wahân yn cael ei gyfuno i bennu’r sgoriau ar gyfer y safonau unigol ar draws y gwasanaeth.

Os nad yw’r ymarferydd prawf ar gael, gall aelod arall o staff sydd â digon o wybodaeth ymarferol am yr achos (er enghraifft, cydweithiwr neu reolwr llinell) fod yn bresennol. Rhaid iddynt fod wedi ymwneud yn uniongyrchol â’r achos a gallu cyfrannu’n ystyrlon at y drafodaeth y tu hwnt i’r cofnod ysgrifenedig. Nid yw rheolwyr nad ydynt yn ymwneud yn uniongyrchol â’r achos yn debygol o fod yn ddirprwyon addas. Os nad oes dewis arall ar gael, caiff yr achos ei asesu yn seiliedig ar y deunydd ysgrifenedig yn unig (drwy ddarllen ffeil).

Os mai rheolwr llinell neu oruchwyliwr yr ymarferydd yw’r dirprwy, efallai y byddai’n briodol rhoi’r adborth a fyddai wedi cael ei roi i’r ymarferydd yn bersonol. Gan fod y sgwrs yn ymwneud ag achos sefydliad, nid oes gwrthdaro o ran cyfrinachedd. Fodd bynnag, os nad yw’r dirprwy mewn rôl oruchwyliol i’r ymarferydd, ni ddylid rhoi unrhyw adborth.

Weithiau gofynnir i ni a all yr ail unigolyn ddod i’r drafodaeth am yr achos gyda’r ymarferydd prawf presennol. Mae’n well gennym gwrdd â’r ymarferydd presennol ar ei ben ei hun, gyda’r eithriadau canlynol:

• os yw’r ymarferydd prawf wedi newid yn ddiweddar a gall yr un blaenorol ychwanegu rhywbeth defnyddiol at yr asesiad o’r achos
• pan fydd ail unigolyn wedi chwarae rhan allweddol mewn ymyriad
• pan fydd yr ymarferydd prawf yn newydd i’r rôl (er enghraifft, hyfforddai newydd) ac angen cefnogaeth gan gydweithiwr.

Bydd arolygwyr yn gofyn i’r ail berson adael y drafodaeth cyn rhoi adborth i’r ymarferydd.

6.6 Cyfarfodydd cadw mewn cysylltiad (Back to top)

Bydd yr arolygydd arweiniol yn cynnal cyfarfodydd ‘cadw mewn cysylltiad’ gyda phennaeth y gwasanaeth yn ystod y gwaith maes. Cytunir ar amser y cyfarfodydd hyn yn y cyfarfod cynllunio. Pwrpas y cyfarfodydd hyn yw:

• diweddaru’r PDU am yr arolygiad a sut mae pethau’n mynd
• profi themâu sy’n dod i’r amlwg
• gofyn am dystiolaeth ychwanegol a all fod yn angenrheidiol.

Ni fydd yr arolygydd arweiniol yn gallu trafod unrhyw ddata o achosion yn ystod yr wythnos gwaith maes gan na fydd y data’n gyflawn ac ni fydd wedi bod yn ddarostyngedig i’n prosesau sicrhau ansawdd.

6.7. Gofyn am farn pobl ar brawf (Back to top)

Mae gan Arolygiaeth Prawf EF ymrwymiad cryf i ymgysylltu â phobl ar brawf a’r rheini sydd â phrofiad go iawn o fod dan oruchwyliaeth y gwasanaeth prawf, ac i ymgorffori eu barn a’u profiadau yn ein proses arolygu. Rydym yn defnyddio dau ddull gwahanol i gael barn a phrofiadau pobl ar brawf.

Arolwg neges destun

Byddwn yn nodi’r holl bobl a ddechreuodd gael eu goruchwylio gan y gwasanaeth prawf yn ystod y cyfnod o ddeuddeg wythnos y dewiswyd y sampl achosion i’w harolygu ohono. Cyn y gwaith maes PDU, byddwn yn cysylltu â nhw drwy neges destun i ddweud y byddant yn cael eu gwahodd i gwblhau arolwg byr ar-lein yn gofyn am eu barn am gael eu goruchwylio. Gwirfoddol yw’r arolwg hwn a does dim rhaid ei gwblhau. Os nad oes gan unigolyn fynediad at ffôn symudol, gofynnwn i’r ymarferydd prawf gyfleu’r un neges iddo gan ddefnyddio pa bynnag ddull cyfathrebu sydd orau ganddo.

Ar gyfer arolygiadau yng Nghymru, mae’r arolwg ar gael yn Gymraeg hefyd. Byddwn yn gweithio gyda’r Gwasanaeth Prawf i ddod o hyd i ffyrdd eraill o ymgysylltu ag unigolion a allai gael arolwg neges destun neu grŵp ffocws yn anodd. Mae’r arolwg yn cynnwys opsiwn i’r rhai sy’n ei gwblhau ofyn am gyfweliad dilynol dros y ffôn a/neu gael eu hystyried ar gyfer grŵp ffocws yn ystod yr arolygiad.

Grwpiau ffocws/ymweliadau â gwasanaethau arbenigol

Yn ystod y gwaith cynllunio, byddwn yn siarad ag arweinwyr PDU am unrhyw grwpiau o unigolion y byddai’n ddefnyddiol i ni gynnwys eu barn yn ein trafodaethau. Gallai hyn gynnwys grwpiau ffocws sy’n cynnwys pobl ar brawf, menywod ar brawf, unigolion eraill gydag anghenion arbenigol neu brofiadau pobl ar brawf sy’n dod o grwpiau ethnig lleiafrifol. Cynhelir y trafodaethau hyn yn anffurfiol ond canolbwyntir ar faterion allweddol tebyg i’r arolygon a’r grwpiau ffocws. Byddwn yn gweithio gyda’r PDU i gasglu gwybodaeth am y gweithgareddau hyn, ond yn gofyn i’r PDU beidio â gwneud unrhyw newidiadau i amser na lleoliad arferol prosiectau ar gyfer yr arolygwyr. Mewn rhai achosion, efallai y bydd arolygwyr yn dymuno siarad ag unigolion cyn i raglen gwaith grŵp ddechrau neu yn ystod egwyl, a byddant yn cysylltu â darparwyr i sicrhau nad yw hyn yn tarfu ar y grŵp.

Trafodaethau anffurfiol

Yn ystod y gwaith maes, bydd arolygwyr hefyd yn chwilio am gyfleoedd i gasglu adborth o swyddfeydd a mannau aros, gan gynnwys, lle bo hynny’n briodol, siarad â phobl ar brawf sy’n dod i apwyntiadau. Yn yr amgylchiadau hyn, byddwn yn sicrhau nad ydym yn effeithio ar amserlenni cyfweliadau ond yn hytrach yn gweithio o’u cwmpas. Os yw’r amser sydd ar gael yn brin, byddwn yn trefnu i fynd ar drywydd y cyfweliad dros y ffôn, os yw’r unigolyn yn fodlon i ni wneud hynny. Byddwn hefyd yn gweithio gydag arweinwyr PDU i’n helpu i nodi’r amseroedd a’r lleoedd gorau i ymgymryd â chysylltiadau o’r fath.

Defnyddio tystiolaeth gan bobl ar brawf

Byddwn yn defnyddio gwybodaeth gan bobl ar brawf i helpu i gyfleu ein canfyddiadau ac i lywio ein safbwyntiau am wasanaethau prawf a’n barn amdanynt. Mewn rhai achosion, efallai y byddwn yn defnyddio gwybodaeth i lywio ein hymholiadau yn y gweithgarwch nad yw’n ymwneud ag arolygu achosion fydd yn cael ei wneud yn ystod yr wythnos gwaith maes. Bydd y pwys a roddir ar y farn a fynegir yn dibynnu ar y cyd-destun a pha mor eang yw’r farn honno. Gellir cynnwys barn pobl ar brawf ym mhob adran ac ym mhob rhan o’n hadroddiadau.

Byddwn yn dod o hyd i’r holl bobl a oedd wedi cytuno i gyswllt SMS, fel y nodwyd ar nDelius, ac a oruchwyliwyd gan y gwasanaeth prawf yn y gymuned tua 15 wythnos cyn i’r gwaith maes ddechrau. Byddwn yn cysylltu â nhw drwy neges destun 3 wythnos cyn y gwaith maes ac yn eu gwahodd i gwblhau arolwg ar-lein. Bydd y posteri a’r taflenni i bobl ar brawf yn cael eu rhannu â’r PDU.

6.8. Prosesau hysbysu (Back to top)

Hysbysiadau unigol

Yn ystod y gwaith o arolygu achosion, os byddwn yn canfod risg sylweddol o niwed gwirioneddol neu bosibl i bobl eraill, neu i’r unigolyn ar brawf, neu os oes arferion sefydliadol sydd angen sylw ar unwaith, mae cyfrifoldeb arnom i weithredu ar ein pryderon. Mae’r gweithdrefnau hysbysu canlynol yn rhoi dull effeithiol a chyson i’r holl staff arolygu fynd i’r afael â sefyllfaoedd difrifol sydd angen sylw ar unwaith.

Bydd hysbysiad yn ymwneud ag ymarfer, neu esgeulustod wrth ymarfer, lle mae angen cymryd camau unioni ar unwaith (fel arfer gan y sefydliad sy’n gyfrifol am yr achos) er mwyn lleihau neu reoli risg sylweddol ac uniongyrchol a nodwyd.

Dylai staff arolygu ofyn iddyn nhw eu hunain:

• Beth allai ddigwydd os nad oes camau’n cael eu cymryd?
• Pa mor ddifrifol yw’r risg?
• Pryd y gallai ddigwydd (hynny yw, pa mor ddybryd yw’r risg)?

Os ydym yn poeni am berygl i fywyd, neu ddigwyddiad lle byddai’n anodd neu’n amhosibl dod drosto, neu fod trosedd yn digwydd neu wedi digwydd yn y gorffennol (er enghraifft, twyll), yna mae angen gweithredu.

Drwy’r broses hysbysu unigol, rydym yn ceisio sicrwydd, wedi’i gadarnhau gan dystiolaeth, bod camau gweithredu wedi’u cymryd. Nid ydym yn rheoli’r risg yn uniongyrchol. Rôl y dirprwy brif arolygydd yw sicrhau bod y sefydliad (neu’r trydydd parti) sy’n gyfrifol am yr achos yn cymryd camau digonol i fynd i’r afael â’r pryderon.

Gall unrhyw ddigwyddiadau a gofnodir drwy’r system hysbysu unigol fod yn sail i ganfyddiadau neu argymhellion yr arolygiad.

Hysbysiadau sefydliadol

Mae’r weithdrefn hysbysu sefydliadol, a allai fod yn berthnasol ar lefel PDU neu ar lefel ranbarthol, yn ffordd effeithiol a chyson i’r holl staff arolygu fynd i’r afael â sefyllfaoedd sy’n ymwneud â risg systemig, sylweddol ac uniongyrchol sydd angen sylw ar unwaith. Nid bwriad hysbysiadau sefydliadol yw mynd i’r afael ag ymarfer gwael cyffredinol, hyd yn oed os yw hyn ar raddfa fawr.

Pwrpas y weithdrefn hysbysu sefydliadol yw helpu cyrff a arolygir i fynd i’r afael â materion sy’n ymwneud â risg systemig, sylweddol ac uniongyrchol a nodwyd lle nad yw hyn wedi cael ei wneud fel arall. Bydd y ffaith bod hysbysiad sefydliadol wedi’i godi yn ymddangos yn yr adroddiad arolygu a gyhoeddir.

Cyngor i ymarferwyr prawf mewn sefyllfaoedd eraill

Os nad yw achos yn cyrraedd y trothwy ar gyfer rhybudd, gall arolygwyr achos gynnig cyngor i’r ymarferydd fel rhan o’i adborth, ond nid yw unrhyw gyngor o’r fath yn gyfystyr â chyfarwyddyd, ac nid oes angen adborth gan yr ymarferydd nac eraill.

6.9. Fformat cyfarfod (Back to top)

Yn ddelfrydol, dylai cyfarfodydd â grwpiau o staff gynnwys rhwng chwech a 10 o bobl; mewn grwpiau mwy gallai rhai cyfranogwyr gael eu hanwybyddu, ac efallai na fyddai grwpiau llai yn creu digon o amrywiaeth barn. Lle bo modd, dylid cynnwys cynrychiolwyr o wahanol leoliadau gwaith. Dylai staff fod ar yr un radd (neu fod yn gwneud yr un gwaith) ac ni ddylid eu cynnwys mewn grwpiau gyda’u rheolwyr llinell neu uwch reolwyr. Os nad yw’r rhai sy’n bresennol mewn rôl neu ar raddfa ddisgwyliedig, efallai y bydd yr arolygwyr yn dweud wrthynt nad oes angen iddynt fod yn bresennol. Efallai y bydd rhai pynciau yn gofyn am gysondeb mewn meysydd eraill, fel rhywedd, oedran ac ethnigrwydd.

Mae cyfarfodydd gyda grwpiau fel arfer yn para rhwng 45 a 90 munud. Mae’n well gennym gyfarfodydd wyneb yn wyneb oni bai fod pellteroedd teithio yn gwneud hynny’n anodd. Dylid cynnal cyfarfodydd wyneb yn wyneb mewn lleoliad preifat sydd â digon o seddi cyfforddus, lle na fydd unrhyw un yn tarfu arnynt. Cynhelir cyfarfodydd o bell gan ddefnyddio Microsoft Teams. Mae’r Adeilad Cymeradwy yn gyfrifol am nodi’r lleoliad gorau ar gyfer cynnal cyfarfodydd, ac am sicrhau bod cynrychiolaeth dda o blith staff.

6.10. Dod â gwaith maes arolygiad i ben (Back to top)

Bydd wythnosau gwaith maes pob arolygiad yn dechrau ar y prynhawn Llun ac yn gorffen ar y dydd Gwener, rhwng 12pm a 2pm fel rheol.

Ar ddiwrnod olaf yr arolygiad, bydd y prif arolygydd yn gwneud y canlynol:

• sicrhau bod yr holl ffobiau/pasys diogelwch wedi cael eu dychwelyd
• cwrdd â phennaeth y PDU i ddod â’r wythnos i ben, ond ni roddir unrhyw adborth
• esbonio’r broses ar gyfer cadarnhau sgoriau ar gyfer yr arolygiadau achos a’r broses ar gyfer ysgrifennu a chyflwyno’r adroddiad drafft
• trafod y broses os oes gwallau ffeithiol yn yr adroddiad drafft
• esbonio’r broses ar gyfer herio’r sgoriau
• tynnu sylw at ddyddiadau allweddol a’r camau nesaf ar gyfer cynlluniau gwella a chyhoeddi’r adroddiad terfynol dros dro
• egluro y bydd pennaeth yr arolygiad yn cysylltu â’r SPOC neu’r cyfarwyddwr prawf rhanbarthol ar ôl cyhoeddi’r adroddiad i gael adborth cyffredinol ar y ffordd y cynhaliwyd yr arolygiad.

6.11. Sicrhau ansawdd (Back to top)

Nod strategaeth sicrhau ansawdd Arolygiaeth Prawf EF yw sicrhau ansawdd a chysondeb dyfarniadau ar draws yr holl raglenni arolygu. Mae’n canolbwyntio ar ein huchelgais i gynnal arolygiadau o safon uchel, ac yn rhoi sicrwydd bod ein dyfarniadau’n gadarn, yn seiliedig ar dystiolaeth, ac yn cael eu gwneud gan arolygwyr cymwys. Y nod yw sicrhau safonau uchel mewn ymarfer arolygu, dyfarniadau, adroddiadau a chywirdeb data, a chefnogi datblygiad y rhaglen.

Fframwaith sicrhau ansawdd

Mae fframwaith sicrhau ansawdd yr Arolygiaeth yn ganllaw cynhwysfawr sy’n nodi’r safonau a’r disgwyliadau ar gyfer Arolygwyr ac Arolygwyr Cynorthwyol newydd a phresennol EF. Mae’n nodi manylion y broses gynefino cyn dechrau arolygiadau, llwybr datblygu’r arolygiad, sicrhau ansawdd arolygiadau amser real, meincnodau sicrhau ansawdd parhaus, a disgwyliadau ar gyfer cymorth gweithredol. Mae’n cynnwys dolen adborth ar gyfer dysgu unigol a sefydliadol, ac mae’n nodi’r prosesau ar gyfer gwirio cywirdeb data a’r cyfrifoldebau o fewn y swyddogaeth sicrhau ansawdd.

Dyma egwyddorion arweiniol ein fframwaith sicrhau ansawdd:

• mae’n rhaid i’r broses sicrhau ansawdd fod yn gyson, yn gynhwysfawr, yn gymesur ac yn deg
• dylai rheoleidd-dra gweithgareddau sicrhau ansawdd fod yn dryloyw
• rhoddir sicrwydd ychwanegol lle gallai ffactorau allanol ddylanwadu ar ddyfarniadau
• sefydlir atebolrwydd clir am ansawdd ar wahanol gamau arolygu
• rydym yn sicrhau cydbwysedd rhwng gofynion sicrhau ansawdd ar y safle ac oddi ar y safle
• mae sicrwydd yn gyfrifoldeb ar y cyd o fewn y sefydliad, ac nid yw’n dibynnu ar un arweinydd.

Cynefino staff

Mae’n hollbwysig cael rhaglen gynefino gadarn ar gyfer arolygwyr newydd er mwyn gosod y sylfaen ar gyfer eu heffeithiolrwydd yn y dyfodol a hyder yn eu rolau. Darperir sesiwn gynefino gynhwysfawr i arolygwyr newydd sy’n sicrhau bod ganddynt ddealltwriaeth gadarn o ddiwylliant a disgwyliadau’r sefydliad. Ar ben hynny, rhoddir deunyddiau darllen atodol iddynt i gyfoethogi eu sylfaen wybodaeth cyn dechrau’r hyfforddiant sgiliau craidd. Drwy wneud hyn, gellir sicrhau eu bod wedi’u paratoi’n dda a’u bod yn meddu ar y wybodaeth a’r cyd-destun angenrheidiol i ragori yn eu hyfforddiant ac yn eu cyfrifoldebau arolygu dilynol.

Llwybr Datblygu Arolygiadau

Y Llwybr Datblygu Arolygiadau (IDP) yw fframwaith craidd y sefydliad ar gyfer datblygu ac achredu cymhwysedd arolygiadau. Mae’n darparu llwybr datblygu strwythuredig o’r dechrau i’r diwedd, gan ddod â chynefino, hyfforddiant sgiliau craidd, cysgodi, ymarfer wedi’i gefnogi, sicrhau ansawdd ac asesu sy’n seiliedig ar bortffolio at ei gilydd.

Mae’r IDP yn sicrhau bod arolygwyr yn datblygu’r wybodaeth a’r gallu ymarferol i ddefnyddio sgiliau arolygu’n effeithiol ar draws gwahanol gyd-destunau. Mae’n llwybr cam wrth gam sy’n cael ei arwain gan ymddygiad sy’n cyd-fynd â fframwaith Proffiliau Llwyddiant y Gwasanaeth Sifil, gydag arsylwi, adborth a datblygiad proffesiynol parhaus wedi’u gwreiddio.

Fel rhaglen achrededig a gyflwynir gyda Dyfarniadau Sgiliau ar gyfer Cyfiawnder, mae’r IDP yn cynnal proses sicrhau ansawdd allanol drylwyr ac yn safoni’r gwaith o hyfforddi ac asesu holl Arolygwyr ac Arolygwyr Cynorthwyol newydd a phresennol EF. Drwy aseswyr hyfforddedig, sicrhau ansawdd mewnol a phrosesau tryloyw, mae’n cefnogi arferion arolygu cyson o safon uchel ac yn rhoi sicrwydd i gyrff a arolygir ynghylch hygrededd a dibynadwyedd gwaith arolygu.

Sicrhau ansawdd arferol

Mae’r IDP yn rhaglen strwythuredig sydd wedi’i chynllunio i alluogi arolygwyr newydd i gael y wybodaeth, y sgiliau a’r ddealltwriaeth angenrheidiol i ymgymryd â’u dyletswyddau’n fedrus. Mae cryn dipyn o gymorth a gwybodaeth yn cael ei throsglwyddo yn ystod y 12 mis cyntaf i sicrhau safonau uchel o ran arferion arolygu. Ar ôl cwblhau’r rhaglen, bydd arolygwyr yn ymgymryd ag ymarferion sicrhau ansawdd yn rheolaidd fel rhan o broses ddatblygiadol, gyda’r nod o gynnal cywirdeb data arolygu a meithrin dysgu parhaus. Mae’r dull cefnogol hwn yn cynnwys asesiadau sicrhau ansawdd rheolaidd, gan sicrhau bod arolygwyr yn datblygu ac yn gwella eu sgiliau’n gyson.

Meincnodi

Mae meincnodi yn rhan hanfodol o gynnal safonau uchel yn yr Arolygiaeth. Mae’n rhoi cyfle i sicrhau ansawdd gwaith pob arolygydd, gan gynnig cipolwg ar wybodaeth gyffredinol a lefelau ymarfer. Mae’r broses hon yn helpu i nodi meysydd i’w gwella ac yn sicrhau cysondeb o ran methodoleg arolygu. Gofynnwn i wasanaethau a arolygir ein cynorthwyo i ddarparu mynediad at achosion hyfforddi, er mwyn cefnogi gwaith meincnodi.

Cam III: Ar ôl y gwaith maes (Back to top)

7.1. Egluro sgoriau (Back to top)

Sgoriau PDU

Mae sgoriau PDU yn seiliedig ar ganlyniadau arolygiadau achosion unigol. Dyfernir sgoriau ar gyfer pob un o’r tair safon arolygu achosion ac maent yn seiliedig ar ganlyniadau cyfunol (ar lefel cwestiwn allweddol) yr holl achosion a arolygwyd.

Ar gyfer pob cwestiwn allweddol, rhoddir ystyriaeth i’r atebion i nifer o awgrymiadau ategol wrth wneud y dyfarniad ar lefel cwestiwn allweddol. Er bod yr ateb ar lefel cwestiwn allweddol yn aml iawn yn adlewyrchu cydbwysedd yr atebion i’r awgrymiadau sylfaenol, nid yw hynny bob amser yn wir. O bryd i’w gilydd, bydd ateb negyddol i un awgrym yn peri digon o bryder i wrthbwyso dylanwad yr atebion i’r awgrymiadau eraill ar lefel cwestiynau allweddol. Er enghraifft, pe na bai ymarferydd prawf wedi nodi ffactor arwyddocaol sy’n ymwneud â risg o niwed, gallai hynny arwain at ateb negyddol ar lefel cwestiwn allweddol ar gyfer cwestiynau sy’n ymwneud â chadw pobl eraill yn ddiogel, hyd yn oed pe bai cryfderau eraill yn cael eu nodi ar gyfer awgrymiadau eraill.

Mae’r sgôr ar gyfer pob safon yn cyd-fynd â’r band ar lefel y cwestiwn allweddol, lle barnwyd bod y gyfran isaf o achosion yn ddigonol, gan ein bod yn credu bod pob un o’r cwestiynau allweddol yn rhan annatod a’r un mor bwysig o’r safon. Er mwyn i PDU gael sgôr ‘Da’ yn erbyn ein safon asesu, er enghraifft, rhaid i ni fod yn fodlon bod safon y gwaith sy’n cael ei wneud i sicrhau newid gyda phobl ar brawf wrth asesu, nodi ac asesu’n gywir yr holl ffactorau sy’n sail i ymddygiad troseddol, a nodi risgiau o niwed i eraill i gyd yn ddigonol, gan ein bod ni (a’r cyhoedd, yn ein barn ni) yn ystyried bod pob un ohonynt yr un mor bwysig â’i gilydd, ac yn bwysig ar wahân. Felly, os byddwn yn rhoi sgôr ‘Da’ i un cwestiwn allweddol a sgôr ‘Annigonol’ i un arall, y sgôr gyffredinol ar gyfer y safon honno fydd ‘Annigonol’.

Band isaf (cyfran yr achosion y bernir eu bod yn ddigonol ar lefel cwestiynau allweddol)	Sgôr (safonol)
Lleiafrif: <50%	Annigonol
Dim digon: 50–64%	Angen gwella
Mwyafrif rhesymol: 65–79%	Da
Mwyafrif helaeth: 80%+	Rhagorol

Yn yr enghraifft isod, mae’r sgôr ar gyfer dau o’r cwestiynau allweddol o dan y safon asesu yn perthyn i’r band ‘Da’; ond gan fod y sgôr ar gyfer y cwestiwn allweddol terfynol yn y band ‘Angen gwella’, ‘Angen gwella’ yw’r safon gyffredinol.

Sgôr gyffredinol y PDU

Nid yw Unedau Cyflawni’r Gwasanaeth Prawf yn cael sgôr gyffredinol; yn hytrach, byddwn yn sgorio perfformiad ar lefel safon unigol ac yn dyfarnu tair sgôr, un bob un ar gyfer asesu, cynllunio a chyflawni.

7.2. Cyfarfod canfyddiadau’r Arolygiadau Mewnol (Back to top)

Byddwn yn cynnal cyfarfod i sôn am ganfyddiadau arolygiadau mewnol yr wythnos ar ôl y gwaith maes. Fel rheol, bydd y cyfarfod yn cynnwys y prif swyddog gweithredu (sy’n cadeirio’r cyfarfod), yr arolygydd arweiniol, pennaeth a dirprwy bennaeth rhaglen arolygu’r gwasanaeth prawf. Gall y Prif Arolygydd, y pennaeth sicrwydd a gwella a’r dirprwy arolygydd arweiniol fod yn bresennol hefyd.   

Pwrpas y cyfarfod yw sicrhau bod uwch arweinwyr yn cael gwybodaeth am y canfyddiadau a’u bod yn ymwybodol o unrhyw themâu sy’n dod i’r amlwg. Bydd y panel hefyd yn trafod i ba raddau mae’r PDU wedi gwneud cynnydd ar argymhellion perthnasol o adroddiadau arolygu blaenorol Arolygiaeth Prawf EF (y Gwasanaeth Prawf ac arolygiadau thematig). Ni fydd gan y cyfarfod y pŵer i newid unrhyw sgoriau, gan eu bod yn gwbl seiliedig ar ganfyddiadau arolygiadau achos.

7.3. Ysgrifennu adroddiadau (Back to top)

Mae’n bwysig bod adroddiadau PDU yn cael eu cyflwyno’n dda, yn gredadwy ac yn hygyrch i’r darllenwr lleyg deallus. Yn yr un modd, er mwyn sicrhau gwelliant mewn ymarfer, mae angen i’r adroddiad gyflwyno’r wybodaeth sydd ei hangen ar y gynulleidfa dechnegol. Rydym yn defnyddio fformat adroddiad byr mewn arolygiadau PDU, gyda’r bwriad o wneud y cynnwys yn hygyrch i gynulleidfa ehangach. Ochr yn ochr â’r adroddiad, byddwn hefyd yn cyhoeddi llyfr gwaith data, sy’n nodi’r holl ddata o arolygon ac achosion a arolygwyd, a data cyd-destunol. Mae adroddiadau’n cynnwys naratif byr, sy’n egluro’r cynnydd a wnaed yn erbyn argymhellion arolygiadau blaenorol. Gall adroddiadau hefyd nodi meysydd o arfer arbennig o effeithiol neu arloesol y mae arolygwyr yn teimlo ei bod yn werth eu rhannu â phob PDU arall.

Neilltuir wyth diwrnod i’r arolygydd arweiniol gwblhau drafft cyntaf adroddiad arolygu’r PDU, gan gynnwys cyflwyno dyfarniadau i gyfarfod am ganfyddiadau’r arolygiad.

Mae’r prosesau canlynol yn cael eu dilyn wedyn i gwblhau’r adroddiad yn derfynol:

• golygu cychwynnol (gwirio gramadeg ac arddull y tŷ)
• pennaeth neu ddirprwy bennaeth y rhaglen yn gwirio strwythur, cywirdeb ac ansawdd (golygu strategol)
• adolygiad gan y Prif Arolygydd
• y PDU yn gwirio cywirdeb ffeithiol
• y tîm data a gwybodaeth yn gwirio ystadegau

Mae’r broses o wirio cywirdeb ffeithiol yn broses sy’n galluogi’r PDU i awgrymu diwygiadau i unrhyw ddatganiadau ffeithiol anghywir yn yr adroddiad. Nid yw’n gyfle i gyflwyno gwybodaeth newydd nac i ddiwygio canfyddiadau’r arolygiad.

7.4. Adborth yn dilyn yr arolygiad (Back to top)

Adborth cychwynnol a sgoriau arolygu achosion   

Bydd adborth, gan gynnwys sgoriau arolygu achosion a chanfyddiadau, yn cael ei rannu ddydd Mawrth ar ôl gwaith maes yr arolygiad drwy Microsoft Teams, a bydd yr arolygydd arweiniol a Phennaeth y PDU yn cytuno ar yr amser. Mae hyn yn rhoi amser i gwblhau pob arolygiad achos ac i’r arweinydd ddadansoddi’r canfyddiadau.

Cywirdeb ffeithiol ac adborth pellach

Bydd yr arolygydd arweiniol yn paratoi adroddiad arolygu, a gyflwynir i’r sefydliad a arolygir yn yr ail wythnos ar ôl gwaith maes yr arolygiad, er mwyn gwirio cywirdeb ffeithiol cyn ei gyhoeddi.

Adborth terfynol

Yn yr ail wythnos ar ôl y gwaith maes ac ar ôl cwblhau’r adroddiad, byddwn yn darparu sesiwn adborth arall i bennaeth y PDU ac unrhyw staff neu bartneriaid ychwanegol y mae’r PDU am iddynt fod yn bresennol. Yn y cyfarfod hwn, rhoddir adborth manylach am ganfyddiadau cadarnhaol a meysydd sy’n peri pryder. Bydd hyn yn cael ei gynnal drwy Teams oni chytunir fel arall.

7.5. Gweithdrefn gwyno a phroses herio sgoriau Arolygiaeth Prawf EF

Rydym wedi ymrwymo i sicrhau bod ein prosesau’n dryloyw ac yn deg, a’u bod o safon broffesiynol. Mae hyn yn cynnwys delio â chwynion yn fedrus, yn agored ac yn drwyadl, ymchwilio’n fanwl i’r materion a godwyd, ac ymateb cyn gynted â phosibl i unrhyw bryderon a godwyd gyda ni.

Gall sefydliadau gwyno os ydynt yn anfodlon â’r ffordd rydym yn cyflawni ein gwaith, neu’n methu â chyflawni ein gwaith. Mae hyn yn cynnwys ansawdd ein gwaith neu’r ffordd rydym yn gweithio, gan gynnwys ymddygiad y sefydliad neu aelodau unigol o staff. Gall hefyd gynnwys problemau â dyfarniadau ein harolygiadau. Mae ein polisi cwynion ar gael ar ein gwefan.[4]

Er bod ein polisi cwynion ffurfiol yn ymdrin ag unrhyw broblemau a allai fod gan sefydliadau â chanfyddiadau ein harolygiadau, y disgwyliad yw yr ymdrinnir â’r rhain yn anffurfiol, sy’n golygu nad oes angen rhoi’r polisi cwynion ffurfiol ar waith.

Felly, mae cyfle i godi materion o’r fath yn ystod y broses gwirio cywirdeb ffeithiol. Y Prif Swyddog Gweithredu sy’n gwneud y penderfyniad terfynol ar unrhyw faterion yn ymwneud â chywirdeb ffeithiol a/neu herio sgoriau arolygiadau.

Ein nod yw mynd i’r afael ag unrhyw bryderon neu anfodlonrwydd cyn gynted â phosibl, cyn iddynt gael eu huwchgyfeirio fel cwyn ffurfiol os oes modd. Os nad yw sefydliad yn fodlon ar yr ymateb gan y Prif Swyddog Gweithredu ynghylch herio sgoriau, gall wedyn roi’r weithdrefn gwyno ffurfiol ar waith. Bydd angen i hynny gael ei ategu gan dystiolaeth newydd. Ni fyddwn yn ailystyried ar y sail bod y sefydliad yn siomedig gyda’n dyfarniadau.

7.6. Cyhoeddi’r adroddiad (Back to top)

Ein nod yw cyhoeddi adroddiadau’r PDU wyth wythnos ar ôl i’r gwaith maes ddod i ben. Mae angen caniatáu o leiaf bythefnos ychwanegol i gyfieithu adroddiadau yng Nghymru.

7.7. Cynlluniau gweithredu (Back to top)

Bydd y PDU yn cysylltu â’r Grŵp Sicrwydd Perfformiad a Risg i gytuno ar gynllun gweithredu i fynd i’r afael â’r pryderon a, lle bo hynny’n berthnasol, pryderon sy’n destun blaenoriaeth a nodwyd yn yr adroddiad. Gall y rhain gynnwys meysydd pryder rhanbarthol a chenedlaethol, yn ogystal â’r rhai sy’n benodol i’r PDU. Rydym yn disgwyl i’r cynllun gweithredu fod ar waith o fewn dau fis i gyhoeddi’r adroddiad.

Troednodiadau (Back to top)

[1] Arolygiaeth Prawf EF (2023). Examining the links between probation supervision and positive outcomes – completion and proven reoffending. Research & Analysis Bulletin 2023/04. https://hmiprobation.justiceinspectorates.gov.uk/document/the-links-between-the-quality-of-supervision-and-positive-outcomes-for-people-on-probation/

[2] Ein harolygiadau – Arolygiaeth Prawf Ei Fawrhydi

[3] https://hmiprobation.justiceinspectorates.gov.uk/contact/diversity-and-inclusion/welsh-language-scheme/

[4]Arolygiaeth Prawf EF (2024). Trefn gwyno. Ar gael yn: https://hmiprobation.justiceinspectorates.gov.uk/corporate-document/complaints/