Arolygu Adeiladau Cymeradwy: Llawlyfr arolygu

Saesneg

Datganiad o ddiben a gwerthoedd (Back to top)

1.1. Datganiad o ddiben (Back to top)

Arolygiaeth Prawf Ei Fawrhydi yw arolygydd annibynnol gwasanaethau prawf a chyfiawnder ieuenctid yng Nghymru a Lloegr. Rydym yn gosod y safonau sy’n taflu goleuni ar ansawdd ac effaith y gwasanaethau hyn. Mae ein harolygiadau, ein hadolygiadau, ein hymchwil a’n cynnyrch ymarfer effeithiol yn darparu cyfarwyddyd a dyfarniadau awdurdodol sy’n seiliedig ar dystiolaeth. Rydym yn defnyddio ein llais i sbarduno newid yn y system, gan ganolbwyntio ar gynhwysiant ac amrywiaeth. Mae ein gwaith craffu yn arwain at ganlyniadau gwell i unigolion a chymunedau.

1.2. Gwerthoedd (Back to top)

Dylanwadol

Mae’n bwysig i ni ein bod yn effeithio’n gadarnhaol ar y sefydliadau rydym yn eu harolygu a’r unigolion maent yn gweithio gyda nhw.

Annibynnol

Rydym yn sicrhau bod y dyfarniadau rydym yn eu gwneud yn cael eu hategu gan dystiolaeth a’u bod yn deg ac yn ddiduedd.

Unigolyn proffesiynol

Rydym yn gweithio mewn ffordd barchus, dryloyw a phroffesiynol, gan wrando ar ddysgu a’i rannu’n fewnol ac yn allanol.

Cynhwysol

Byddwn yn gweithio fel ‘un Arolygiaeth Prawf EF’, gan werthfawrogi a pharchu safbwynt a sgiliau ein gilydd, er mwyn i bawb deimlo’n rhan o’r hyn rydym yn ei wneud.

Amrywiol

Rydym yn frwd dros amrywiaeth a’r gwerth sy’n dod drwy roi llais i bawb yn ein harolygiadau a rhoi’r cyfle i lwyddo yn ein sefydliad.

1.3. Ein mandad (Back to top)

Mae cyfrifoldebau Prif Arolygydd Prawf EF wedi’u nodi yn adran 7 o Ddeddf Cyfiawnder Troseddol a Gwasanaethau Llys 2000, fel y’i diwygiwyd gan adran 12(3)(a) o Ddeddf Rheoli Troseddwyr 2007. Mae’n gofyn i’r Prif Arolygydd fynd ati i arolygu (Adran 1) ac adrodd i’r Ysgrifennydd Gwladol (Adran 3) ar y trefniadau ar gyfer darparu gwasanaethau prawf.

O dan adran 7(6) o Ddeddf Cyfiawnder Troseddol a Gwasanaethau Llys 2000, mae’n ofynnol hefyd i’r Prif Arolygydd arolygu ac adrodd ar dimau troseddu ieuenctid, a sefydlwyd o dan adran 39 o Ddeddf Trosedd ac Anhrefn 1998, a chyrff sy’n gweithredu ar eu rhan.

Ni yw’r ffynhonnell annibynnol o sylwadau teg ar gyfer gweinidogion a’r cyhoedd ynghylch effeithiolrwydd gwaith darparwyr gwasanaeth prawf a chyfiawnder ieuenctid.

Rydym yn profi pa mor effeithiol yw’r ddarpariaeth ac yn rhoi sicrwydd. Yn allweddol, rydym yn gwneud argymhellion i nodi a lledaenu arferion effeithiol, herio perfformiad gwael ac annog gwelliannau. Mae ein hadroddiadau’n darparu cuddwybodaeth sy’n seiliedig ar dystiolaeth i gomisiynwyr a darparwyr. Maent wedi’u cynllunio i chwarae rhan allweddol yn y gwaith o hwyluso ac annog gwelliannau wrth ddarparu gwasanaethau’n effeithiol.

1.4. Cyfrinachedd (Back to top)

Mewn cyfarfodydd grŵp a chyfweliadau gyda staff, rydym yn rhoi sicrwydd mai dim ond ar ffurf gyfun y bydd yr wybodaeth a rennir yn cael ei defnyddio ac na fydd yn nodi enwau aelodau unigol o staff, oni bai fod angen cymryd camau ar unwaith i ddiogelu unigolyn.

Byddwn yn gwneud gwybodaeth yn ddienw cyn ei chynnwys mewn unrhyw gyhoeddiadau, ond nid ydym yn ei thrin yn gyfrinachol. Mae hyn yn ymestyn i’r holl wybodaeth a roddir i ni yn ysgrifenedig neu ar lafar gan staff sy’n gweithio i’r sefydliad a arolygir neu sydd dan gontract i’r sefydliad hwnnw. Rydym yn defnyddio’r holl dystiolaeth sydd ar gael i’n helpu i wneud penderfyniad arolygu. Yn yr un modd, nid yw gwybodaeth a roddir i ni gan randdeiliaid a wahoddir i gyfrannu at yr arolygiad yn cael ei thrin yn gyfrinachol.

1.5. Yr hyn a ddisgwylir gan staff arolygu (Back to top)

Rydym yn disgwyl i holl aelodau o’r staff arolygu gynnal y safonau proffesiynol uchaf. Wrth fodloni’r disgwyliad hwn, bydd staff arolygu yn gwneud y canlynol:

• bod yn gwrtais ac yn broffesiynol, gan drin staff o gyrff arolygu â pharch
• cynnal ein gwerthoedd ym mhopeth a wnânt
• ymdrin ag arolygiadau’n onest a gwerthuso tystiolaeth yn wrthrychol
• gweithio gyda chyrff a arolygir i leihau aflonyddwch, straen a biwrocratiaeth cyn belled ag y bo’n rhesymol ymarferol
• gweithredu ar bryderon am ddiogelwch staff neu bobl ar brawf yn brydlon
• datgan unrhyw wrthdaro rhwng buddiannau, boed yn wirioneddol neu’n ymddangosiadol, cyn ymgymryd â gwaith gyda chorff a arolygir.

1.6. Yr hyn a ddisgwylir gan gyrff a arolygir (Back to top)

Rydym yn disgwyl i gyrff a arolygir fod yn agored ac yn dryloyw, cynnal perthynas waith gadarnhaol gydag arolygwyr a staff cymorth arolygu, a chynnal y safonau proffesiynol uchaf. Wrth fodloni’r disgwyliad hwn, dylai’r cyrff a arolygir wneud y canlynol:

• bod yn gwrtais ac yn broffesiynol, gan drin ein staff â pharch
• trin yr arolygiad mewn ffordd ddidwyll, a bod yn agored, yn dryloyw ac yn onest. Mae hyn yn cynnwys rhoi tystiolaeth – neu fynediad at dystiolaeth – a fydd yn galluogi’r arolygydd i adrodd yn onest, yn deg ac yn ddibynadwy am eu darpariaeth. Mae’n golygu peidio â dal tystiolaeth yn ôl neu ei chuddio, na rhoi gwybodaeth ffug, gamarweiniol, anghywir neu anghyflawn
• gweithio gydag arolygwyr i gymryd pob cam rhesymol er mwyn tarfu cyn lleied â phosibl, a lleihau straen a biwrocratiaeth
• sicrhau diogelwch yr arolygwyr tra byddant ar eu safle
• cynnal deialog broffesiynol adeiladol gyda’r arolygydd arweiniol a’r tîm arolygu
• tynnu sylw’r prif arolygydd yn brydlon at unrhyw bryderon ynghylch yr arolygiad.

Trosolwg o arolygiadau o adeiladau cymeradwy (Back to top)

2.1. Cyflwyniad (Back to top)

Bydd ein rhaglen arolygu adeiladau cymeradwy yn dechrau ddiwedd Gorffennaf 2025. Mae pob arolygiad yn para wythnos, gyda gwaith maes yn cael ei gynnal ar y safle dros ddau ddiwrnod, ar y dydd Mercher a’r dydd Iau.

2.2. Safonau ar gyfer arolygu Adeiladau Cymeradwy (Back to top)

Mae ein safonau yn seiliedig ar gyfres o egwyddorion y credwn y dylai’r Adeiladau Cymeradwy eu bodloni er mwyn darparu gwasanaeth o safon. Ceir pum safon, sy’n canolbwyntio ar y pethau sy’n gwneud gwahaniaeth i ansawdd gwaith. Mae ein safonau’n canolbwyntio ar fewnbynnau a gweithgareddau. Rydym am sicrhau bod gweithgareddau i ddiogelu’r cyhoedd ac i hyrwyddo adsefydlu yn cael eu darparu gan Adeiladau Cymeradwy mewn amgylchedd diogel a gweddus. Mae’r gweithgareddau hyn yn arwain ein safonau a rhaid eu galluogi drwy fewnbynnau cywir arweinyddiaeth, partneriaethau a threfniadau staffio effeithiol o safon.

Mae’r penderfyniadau a wnawn yn seiliedig ar amrywiaeth o ddata ansoddol a meintiol. Yn ystod y gwaith maes, rydym yn gwneud y canlynol:

• cyfweld â staff, preswylwyr a rhanddeiliaid perthnasol eraill
• arsylwi ymarfer
• arolygu gwaith achos
• archwilio polisïau a gweithdrefnau
• dadansoddi data a gwybodaeth sy’n ymwneud â’r Adeilad Cymeradwy unigol.

Mae casglu amrywiaeth o wahanol fathau o dystiolaeth yn y gwahanol ffyrdd hyn yn ein galluogi i driongli ein canfyddiadau, gan sicrhau bod ein dyfarniadau’n deg ac yn ddilys. Mae’r Rheolau a’r Canllawiau yn darparu’r sail ar gyfer gwneud ein dyfarniadau yn erbyn pob elfen o bob safon.

Mae pob safon yn seiliedig ar gwestiynau allweddol ac awgrymiadau (Ffigur 1), sy’n ceisio bod yn gydlynol, yn ddigon cynhwysfawr ac yn gytbwys.

Mae’r llawlyfr hwn yn nodi’r trefniadau ar gyfer y rhaglen arolygu, gan gynnwys pob agwedd ar y fethodoleg a’r broses arolygu, yn ogystal â rolau, cyfrifoldebau ac ymddygiad staff Arolygiaeth Prawf EF. Mae rhagor o fanylion am y safonau a’r dogfennau ategol ychwanegol ar gael ar ein tudalen dogfennau arolygu.

2.3. Egwyddorion arolygu (Back to top)

Sut rydym yn arolygu

Rydym yn asesu ansawdd yn gyffredinol, yn hytrach na manylion proses neu ddefnyddio unrhyw adnodd, dogfen neu broses benodol. Mae geiriad ein cwestiynau allweddol ac awgrymiadau yn adlewyrchu hyn.

Mae rhagor o wybodaeth ar gael ar ein tudalen arolygiadau.

Beth rydym ni’n ei farnu

Rydym yn penderfynu ar sgôr ar sail beth a sut mae sefydliad yn darparu a’r canlyniadau a gyflawnir. Rydym hefyd yn cydnabod yr ymdrech sy’n cyflawni’r perfformiad presennol yn naratif yr adroddiad. Mae gennym ddiddordeb yn yr effaith y mae’r corff a arolygir yn ei chael nawr, ac nid ydym yn gwneud dyfarniadau ynghylch sut gallai polisi ac arferion ddylanwadu ar yr effaith yn y dyfodol.

2.4. Crynodeb o’r camau arolygu (Back to top)

Mae tri cham i’r arolygiad:

• Cam I:    Cynllunio a pharatoi cyn y gwaith maes
• Cam II:  Gwaith maes
• Cam III: Ar ôl y gwaith maes

Cam I: Cynllunio a pharatoi cyn y gwaith maes

Mae’r cyfnod cynllunio a pharatoi cyn y gwaith maes ar gyfer Adeiladau Cymeradwy yn fyr. Cyhoeddir yr arolygiad dros y ffôn ar ddydd Llun, ddeuddydd cyn i’r gwaith maes ddechrau. Anfonir y llythyr cyhoeddi a’r dogfennau ategol at dîm rheoli’r Adeiladau Cymeradwy erbyn 9.30am ar ddydd Llun wythnos yr arolygiad a bydd y tîm arolygu’n cyrraedd y safle yn yr Adeilad Cymeradwy am 1pm ar ddydd Mercher wythnos yr arolygiad.

Cyn cyrraedd y safle, mae’r prif arolygydd yn adolygu gwybodaeth o’r hyb perfformiad sy’n ymwneud â’r Adeilad Cymeradwy. Trefnir cyfarfod gosod cyd-destun cyn i’r gwaith maes ddechrau. Caiff y cyfarfod hwn ei gadeirio gan y prif arolygydd a dylai pennaeth diogelu’r cyhoedd (preswyl) a/neu’r rheolwr ardal a rheolwr yr Adeilad Cymeradwy fod yn bresennol.

Mae gwaith achos yr Adeilad Cymeradwy yn cael ei archwilio cyn i’r tîm arolygu gyrraedd y safle, gan ddefnyddio mynediad o bell at gofnodion achos.

Cam II: Gwaith maes

Bydd gwaith maes yn cael ei gynnal ar y safle rhwng 1pm ar y dydd Mercher a 5pm ar y dydd Iau. Mae tîm yr arolygiad yn trefnu cyfarfodydd ag unigolion a grwpiau o staff, rheolwyr a phreswylwyr. Mae’r tîm yn arsylwi sut mae staff a rheolwyr yr Adeilad Cymeradwy yn gwneud eu gwaith. Mae cyfleoedd i’r Adeilad Cymeradwy dynnu sylw’r arolygwyr at unrhyw enghreifftiau o arfer da neu ddarnau ychwanegol o waith.

Cam III: Ar ôl y gwaith maes

Pan fydd y gwaith maes wedi’i gwblhau, bydd y prif arolygydd yn paratoi’r sgoriau arfaethedig ac yn crynhoi’r dystiolaeth a’r canfyddiadau allweddol ar gyfer cyfarfod panel sgorio mewnol Arolygiaeth Prawf EF. Sicrheir ansawdd y cynigion sgorio gyda phennaeth rhaglen arolygu’r Adeilad Cymeradwy gerbron y panel sgorio, er mwyn sicrhau eu bod yn adlewyrchu’r dystiolaeth o’r arolygiad a’u bod yn gyson ar draws arolygiadau.

Fel arfer, cynhelir y panel sgorio o fewn wythnos i’r gwaith maes. Mae’r panel yn cael ei gadeirio gan uwch reolwr ac mae’n cynnwys y prif arolygydd a phennaeth rhaglen arolygu’r Adeilad Cymeradwy. Gall y Prif Arolygydd fod yn bresennol hefyd. Mae’r arolygwyr cynorthwyol a gymerodd ran yn y gwaith maes yn bresennol os ydynt ar gael. Mae’r panel yn sicrhau bod sgoriau’n adlewyrchu cydbwysedd y dystiolaeth, a’u bod yn ddigon cyson ar draws arolygiadau. Anfonir crynodeb o benderfyniad y panel sgorio at yr Adeilad Cymeradwy ychydig ddyddiau ar ôl i’r panel gael ei gynnal.

Yn dilyn y panel sgorio, mae’r prif arolygydd yn paratoi adroddiad arolygu. Cyflwynir hwn i’r Adeilad Cymeradwy tua phythefnos ar ôl gwaith maes yr arolygiad, er mwyn i’r Adeilad hwnnw allu gwirio’r cywirdeb ffeithiol cyn ei gyhoeddi. Ein nod yw cyhoeddi’r adroddiad chwe wythnos ar ôl i’r gwaith maes ddod i ben, ar ôl cwblhau’r broses gwirio cywirdeb ffeithiol.

Cynllun Iaith Gymraeg

Yn unol â Deddf yr Iaith Gymraeg 1993, mae Arolygiaeth Prawf EF wedi mabwysiadu’r egwyddor y bydd yn trin y Gymraeg a’r Saesneg yn gyfartal wrth gynnal arolygiadau yng Nghymru. Mae gan Arolygiaeth Prawf EF gynllun iaith Gymraeg sy’n nodi sut rydym yn darparu gwasanaethau yn Gymraeg.

Mae rhagor o wybodaeth am y cynllun iaith Gymraeg ar gael ar ein tudalen amrywiaeth a chynhwysiant.

Cam I: Cyn y gwaith maes a chynllunio (Back to top)

3.1. Y Tîm Arolygu (Back to top)

Mae’r tîm ar gyfer pob arolygiad o Adeilad Cymeradwy yn cynnwys:

• prif arolygydd
• dau arolygydd cynorthwyol
• gweithrediadau gweinyddwr (arolygu)
• pennaeth rhaglen arolygu’r Adeilad Cymeradwy

3.2. Gweithgarwch cyn gwaith maes (Back to top)

Cyn cyhoeddi’r arolygiad, mae’r prif arolygydd yn adolygu gwybodaeth o’r hyb perfformiad sy’n berthnasol i’r Adeilad Cymeradwy syn cael ei arolygu. Mae gwaith achos yr Adeilad Cymeradwy yn dechrau cael ei archwilio yn syth ar ôl y cyhoeddiad ac yn cael ei gwblhau cyn i’r gwaith maes ddechrau ar y safle. Rydym yn defnyddio ein hadolygiad o waith achos i nodi’r prif drywydd ymholi, ac i roi syniad cychwynnol i ni o ansawdd y gwasanaeth sy’n cael ei ddarparu gan yr Adeilad Cymeradwy.

Archwilio gwaith achos Adeiladau Cymeradwy

Nid oes gennym safon ar wahân sy’n ymwneud ag ansawdd gwaith achos yn rhaglen arolygu’r Adeiladau Cymeradwy. Rydym yn defnyddio enghreifftiau o waith achos Adeiladau Cymeradwy fel ffynhonnell dystiolaeth i gyfrannu at ddyfarniadau ynghylch digonolrwydd ymarfer Adeiladau Cymeradwy ar draws ein safonau arolygu. Yn benodol, mae gwaith achos Adeiladau Cymeradwy yn berthnasol i’n safonau sy’n ymwneud ag arweinyddiaeth (er enghraifft, ansawdd goruchwyliaeth gan reolwyr), diogelwch, diogelu’r cyhoedd ac adsefydlu.

Rydym yn adolygu o leiaf wyth achos ym mhob Adeilad Cymeradwy. Dewisir y rhain gan ddefnyddio adroddiadau nDelius, i gynnwys achosion o’r rhestr o breswylwyr presennol a blaenorol a phreswylwyr sydd wedi cyrraedd yr Adeilad Cymeradwy o fewn y tri mis calendr cyn dechrau gwaith maes yr arolygiad.

Rydym yn dewis achosion lle mae unigolion wedi byw yn yr Adeilad Cymeradwy am gyfnodau byr a hirach. Gallai hyn gynnwys achosion lle mae’r preswylydd wedi cwblhau ei leoliad yn yr Adeilad Cymeradwy yn llwyddiannus neu lle mae camau gorfodi wedi arwain at dynnu ei le yn ôl. Bydd ein harchwiliad o waith achos Adeiladau Cymeradwy yn archwilio ansawdd:

• gweithgarwch a chynllunio cyn cyrraedd
• gweithdrefnau cynefino
• gweithgarwch i reoli risg a diogelu’r cyhoedd
• arferion diogelu
• penderfyniadau gorfodi a thynnu gwelyau yn ôl
• ymgysylltu â phreswylwyr a’r cymorth a roddir iddynt
• darparu gweithgareddau adsefydlu
• cydweithio a chysylltu ag ymarferwyr prawf
• profion cyffuriau ac alcohol, gan gynnwys gweithgarwch dilynol
• cymorth symud ymlaen
• goruchwyliaeth gan reolwyr.

3.3. Cyfarfod gosod cyd-destun (Back to top)

Trefnir cyfarfod gosod-cyd-destun rhwng cyhoeddi’r arolygiad ar y dydd Llun a phan fyddwn yn cyrraedd yr Adeilad Cymeradwy ar y prynhawn Mercher. Mae hyn er mwyn sicrhau bod y tîm rheoli, y staff a’r preswylwyr yn gwybod yn iawn beth i’w ddisgwyl pan fydd yr arolygwyr yn cyrraedd y safle. Dylai pennaeth diogelu’r cyhoedd (preswyl) a/neu reolwr ardal (pa un bynnag sydd fwyaf priodol) a rheolwr yr Adeilad Cymeradwy fynychu’r cyfarfod. Mae’r cyfarfod yn galluogi’r prif arolygydd i friffio’r tîm rheoli ynghylch beth i’w ddisgwyl yn ystod gwaith maes yr arolygiad, ac mae’n rhoi cyfle i’r prif arolygydd gasglu gwybodaeth gefndir bwysig sy’n ymwneud â’r Adeilad Cymeradwy, gan gynnwys:

• nifer y gwelyau a lefel defnydd yr Adeilad Cymeradwy ar hyn o bryd
• nifer y staff ar hyn o bryd, gan gynnwys swyddi gwag a chyfraddau salwch
• unrhyw drefniadau diogelwch neu ddarpariaeth arbenigol uwch, fel amgylcheddau cynlluniedig sy’n ystyriol o gyflwr seicolegol
• gwybodaeth allweddol am berfformiad
• unrhyw faterion logistaidd neu weithredol y mae angen i’r tîm arolygu fod yn ymwybodol ohonynt ynghylch cyfnod gwaith maes yr arolygiad.

3.4. Tystiolaeth ymlaen llaw (Back to top)

Yn ogystal ag archwilio gwaith achos yr Adeilad Cymeradwy, mae angen i’r tîm hefyd weld yr wybodaeth ganlynol:

• cofnodion o’r holl benderfyniadau galw’n ôl y tu allan i oriau y mae’r Adeilad Cymeradwy wedi’u gwneud yn ystod y tri mis diwethaf – gellir ymestyn y cyfnod hwn os nad oes llawer ohonynt
• unrhyw gamau gorfodi y mae’r Adeilad Cymeradwy wedi’u cymryd mewn perthynas â phreswylwyr yn ystod y tri mis cyn dechrau’r gwaith maes
• cofnodion profion cyffuriau ac alcohol a gwblhawyd gyda phreswylwyr o fewn y tri mis cyn dechrau’r gwaith maes, gan gynnwys unrhyw gamau a gymerwyd o ganlyniad i ganlyniadau profion
• rhestr o weithgareddau adsefydlu sydd wedi’u trefnu ar gyfer yr Adeilad Cymeradwy yn ystod y gwaith maes..

Ochr yn ochr â’n hadolygiad o waith achos, bydd yr wybodaeth uchod yn ein helpu i ddechrau llunio ein prif drywydd ymholi a dechrau llywio ein barn am ansawdd y ddarpariaeth.

Dyddiad cau ar gyfer cyflwyno tystiolaeth ymlaen llaw

Dylid cyflwyno’r dystiolaeth uchod i probationinspections@hmiprobation.gov.uk erbyn 9am ar y bore Mercher. Gellir addasu dyddiadau cau ac amserlenni tystiolaeth ymlaen llaw yn ystod cyfnodau gwyliau. Mae manylion llawn yr holl geisiadau am wybodaeth wedi’u nodi yn llythyr cyhoeddi’r arolygiad.

3.5. Paratoi staff prawf a phreswylwyr ar gyfer arolygiad (Back to top)

Mae taflenni gwybodaeth ar gyfer staff a phreswylwyr Adeiladau Preswyl wedi’u darparu ochr yn ochr â’r llythyr cyhoeddi. Mae’r taflenni hyn yn egluro pwy ydym ni a phwrpas yr arolygiad. Dylid eu rhoi i staff a phreswylwyr cyn i’r tîm arolygu gyrraedd y safle. Byddwn yn cyfweld â staff a phreswylwyr fel rhan o waith maes ein harolygiad, felly mae’n bwysig bod ganddynt rywfaint o ddealltwriaeth o nodau ac amcanion y broses arolygu.

Cam II: Gwaith maes (Back to top)

4.1. Cyfarfodydd cychwynnol ar y safle (Back to top)

Bydd angen sesiwn gynefino iechyd a diogelwch ar staff arolygu ar ôl cyrraedd y safle a mynediad i bob rhan o’r Adeilad Cymeradwy ar gyfer cyfnod y gwaith maes. Yn fuan ar ôl cyrraedd y safle, bydd y prif arolygydd yn cwrdd â rheolwr ar ddyletswydd yr Adeilad Cymeradwy i fynd drwy amserlen y gwaith maes. Gellir trafod cyfleoedd ar gyfer cyfarfodydd ychwanegol ac arsylwadau ar yr adeg hon os oes angen. Yn y cyfarfod hwn, bydd cyfle i reolwr ar ddyletswydd yr Adeilad Cymeradwy nodi unrhyw aelodau o staff nad ydynt ar gael yn ystod y gwaith maes.

4.2. Methodoleg (Back to top)

Mae ein methodoleg ar gyfer arolygu Adeiladau Cymeradwy wedi’i chynllunio i alluogi ein tîm arolygu i wneud penderfyniadau sy’n deg ac yn ddilys. Bydd ein penderfyniadau a’n sgoriau yn y pen draw yn seiliedig ar gyfuniad o ddata ansoddol, gan gynnwys cyfweliadau â staff, preswylwyr a rhanddeiliaid perthnasol eraill, arsylwi ymarfer yn uniongyrchol, arolygu gwaith achos, archwilio polisïau a gweithdrefnau a dadansoddi data a gwybodaeth sy’n ymwneud â phob Adeilad Cymeradwy unigol. Mae casglu amrywiaeth o wahanol fathau o dystiolaeth yn y gwahanol ffyrdd hyn yn ein galluogi i driongli ein canfyddiadau a bod yn hyderus am ein sgoriau terfynol.

Cyfarfodydd ac arsylwadau i gasglu tystiolaeth

Cynhelir y cyfarfodydd a’r arsylwadau canlynol yn ystod gwaith maes yr arolygiad:

• cyfarfod â rheolwr yr Adeilad Cymeradwy
• cyfarfod â’r rheolwr ardal
• cyfarfod â gweinyddwr yr Adeilad Cymeradwy
• cyfarfod â phennaeth diogelu’r cyhoedd (cymuned)
• grŵp ffocws gyda swyddogion/gweithwyr allweddol y gwasanaeth prawf
• grŵp ffocws gyda gweithwyr cymorth preswyl
• arsylwi cyfarfodydd un-i-un rhwng preswylwyr a staff
• arsylwi’r gwaith o ddarparu gweithgareddau adsefydlu
• arsylwi’r dasg o chwilio am ystafelloedd
• arsylwi a thrafod y broses o weinyddu meddyginiaeth
• arsylwi trosglwyddo yn y bore
• arsylwi trosglwyddo gyda’r nos
• trafodaethau gyda phreswylwyr unigol
• arsylwi a hap-samplu profion cyffuriau ac alcohol, gan gynnwys gweithgarwch dilynol.

4.3 Rheolau a chanllawiau ar gyfer Adeiladau Cymeradwy (Back to top)

Rydym wedi datblygu rheolau a chanllawiau i helpu arolygwyr i lunio barn a sgorio Adeiladau Cymeradwy. Mae’r rheolau a’r canllawiau’n rhoi cyngor, eglurder a dealltwriaeth gyson o’r disgwyliadau gofynnol. Maen nhw’n amlinellu dulliau gweithredu sy’n gosod safonau uchel i asesu ansawdd. Mae’r rheolau a’r canllawiau’n egluro sut mae tystiolaeth yn cael ei hasesu a sut mae’r penderfyniadau’n cael eu gwneud yn erbyn y cwestiynau allweddol a’r awgrymiadau ar gyfer pob safon.

Mae’r canllawiau yn disgrifio’n fanwl yr hyn y mae arolygwyr yn chwilio amdano ym mhob awgrym.

Mae’r ffynonellau tystiolaeth yn nodi ble i ddod o hyd i dystiolaeth i wneud penderfyniadau ar gyfer pob awgrym. Nid yw’r rhestrau tystiolaeth yn gynhwysfawr nac yn rhagnodol; gellir defnyddio tystiolaeth nad yw wedi’i rhestru hefyd ac nid ydym yn disgwyl y bydd yr holl dystiolaeth a restrir bob amser yn ddefnyddiol nac yn ofynnol. Mae’r rhestrau tystiolaeth yno i dywys arolygwyr, ond nid i gyfyngu arnynt. Lle mae’r rhestr dystiolaeth yn cynnwys ‘trafodaethau gyda staff’, mae hyn yn cyfeirio at yr holl staff, gan gynnwys rheolwr yr Adeilad Cymeradwy.  

Mae’r adran dyfarniad yn rhoi arweiniad i’r arolygydd wrth farnu a yw’r dystiolaeth ar gyfer yr awgrym hwnnw’n ddigonol neu’n annigonol.

4.4. Mynediad at TG (Back to top)

Mae gan staff Arolygiaeth Prawf EF fynediad at amrywiol systemau TG cyfiawnder troseddol, gan gynnwys OASys, nDelius a’r system rheoli achosion dioddefwyr. Er mwyn cydymffurfio â’r Rheoliad Cyffredinol ar Ddiogelu Data, dim ond achosion a nodir ar restrau sampl achosion y mae arolygwyr yn eu gweld, neu achosion ychwanegol drwy drefniant â’r Adeilad Cymeradwy.

4.5. Cofnodion achosion (Back to top)

Mae arolygwyr yn cael gafael ar gofnodion achos a gedwir yn electronig yn OASys ac nDelius; rydym yn disgwyl i’r holl ddogfennau perthnasol yn yr achos gael eu lanlwytho i nDelius. Mewn achosion perthnasol, gall arolygwyr ddefnyddio’r system rheoli achosion dioddefwyr a ViSOR.

4.6. Holi barn preswylwyr Adeiladau Cymeradwy (Back to top)

Mae gan Arolygiaeth Prawf EF ymrwymiad cryf i ymgysylltu â phobl ar brawf a’r rheini sydd â phrofiad bywyd o fod dan oruchwyliaeth y gwasanaeth prawf, ac i ymgorffori eu barn a’u profiadau yn ein proses arolygu.

Ers uno’r gwasanaethau prawf ym mis Mehefin 2021, rydym wedi ymgorffori nifer o wahanol ddulliau o gael barn a phrofiadau pobl ar brawf yn ein methodoleg arolygu. Fe wnaethom hefyd ymgynghori â grŵp o breswylwyr mewn Adeiladau Cymeradwy wrth lunio ein dull o gasglu adborth gan bobl ar brawf yn y rhaglen arolygu hon.

Byddwn yn defnyddio barn preswylwyr yn yr Adeilad Cymeradwy fel un ffynhonnell dystiolaeth i’n helpu i wneud penderfyniadau am ansawdd y gwasanaeth sy’n cael ei ddarparu. Rydym wedi datblygu arolwg ar gyfer preswylwyr at y diben hwn ac mae dolen i’r arolwg ar gael yn y llythyr cyhoeddi. Gall preswylwyr lenwi’r arolwg hwn yn annibynnol drwy’r ddolen electronig, ar bapur neu wyneb yn wyneb, wedi’i hwyluso gan arolygydd. Byddwn yn neilltuo amser yn ein hamserlen arolygu ar gyfer cyfweld â phreswylwyr gan ddefnyddio’r arolwg hwn ar gyfer y rheini nad ydynt efallai’n hyderus yn ei lenwi ar eu pen eu hunain.

Rydym yn defnyddio gwybodaeth gan breswylwyr i helpu i driongli ein canfyddiadau ac i lywio ein barn a’n dyfarniadau am ansawdd y gwasanaethau a ddarperir gan yr Adeilad Cymeradwy. Mae’r pwys a roddir ar y farn a fynegir yn dibynnu ar y cyd-destun a pha mor eang yw’r farn honno. Gellir cynnwys barn preswylwyr ym mhob adran ac agwedd ar yr adroddiad terfynol.

4.7. Prosesau hysbysu (Back to top)

Hysbysiadau unigol

Yn ystod y gwaith o archwilio achosion lle byddwn yn canfod risg sylweddol o niwed gwirioneddol neu bosibl i bobl eraill, neu i’r unigolyn dan sylw, neu os oes arferion sefydliadol sydd angen sylw ar unwaith, mae cyfrifoldeb arnom i weithredu ar ein pryderon. Mae’r gweithdrefnau hysbysu canlynol yn rhoi dull effeithiol a chyson i’r holl staff arolygu fynd i’r afael â sefyllfaoedd difrifol sydd angen sylw ar unwaith.

Mae hysbysiad yn ymwneud ag ymarfer, neu esgeulustod wrth ymarfer, lle mae angen cymryd camau unioni ar unwaith (fel arfer gan y sefydliad sy’n gyfrifol am yr achos) er mwyn lleihau neu reoli risg sylweddol ac uniongyrchol a nodwyd.

Bydd staff yr arolygiad yn gofyn:

• Beth allai ddigwydd os nad oes camau’n cael eu cymryd?
• Pa mor ddifrifol yw’r risg?
• Pryd y gallai ddigwydd (hynny yw, pa mor ddybryd yw’r risg)?

Os ydym yn poeni bod yna berygl i fywyd, neu fod digwyddiad wedi bod lle byddai’n anodd neu’n amhosibl dod drosto, neu fod trosedd yn digwydd neu wedi digwydd yn y gorffennol (er enghraifft, twyll), yna mae angen i ni weithredu.

Drwy’r broses hysbysu unigol, rydym yn ceisio sicrwydd, wedi’i gadarnhau gan dystiolaeth, bod camau gweithredu wedi’u cymryd. Nid ydym yn rheoli’r risg yn uniongyrchol. Rôl y prif arolygydd yw sicrhau bod y sefydliad (neu’r trydydd parti) sy’n gyfrifol am yr achos yn cymryd camau digonol i fynd i’r afael â’r pryderon.

Gall unrhyw ddigwyddiadau a gofnodir drwy’r system hysbysu unigol fod yn sail i ganfyddiadau neu argymhellion yr arolygiad.

Hysbysiadau sefydliadol

Mae ein gweithdrefn hysbysiadau sefydliadol safonol, sy’n bodoli ar gyfer ein rhaglenni arolygu eraill, hefyd yn gallu bod yn berthnasol i Adeiladau Cymeradwy. Mae’n rhoi mecanwaith effeithiol a chyson i’r holl staff arolygu fynd i’r afael â sefyllfaoedd sy’n ymwneud â risg adnabyddadwy, systemig, sylweddol ac uniongyrchol sydd angen sylw ar unwaith. Nid yw hysbysiadau sefydliadol wedi’u cynllunio i fynd i’r afael ag ymarfer gwael cyffredinol, hyd yn oed os yw hyn ar raddfa fawr.

Pwrpas y weithdrefn hysbysu sefydliadol yw helpu cyrff a arolygir i fynd i’r afael â materion sy’n ymwneud â risg systemig, sylweddol ac uniongyrchol a nodwyd lle nad yw hyn wedi cael ei wneud fel arall. Bydd y ffaith bod hysbysiad sefydliadol wedi’i godi yn cael ei disgrifio yn yr adroddiad arolygu a gyhoeddir.

O ystyried natur unigryw gwaith Adeiladau Cymeradwy a lefel y risg sy’n gysylltiedig â darparu tai i unigolion a allai fod yn beryglus, efallai y bydd angen i ni uwchgyfeirio camau gweithredu gofynnol neu bryderon systemig arbennig o ddifrifol at gyfarwyddwr gweithredol o bryd i’w gilydd. Yn yr amgylchiadau hyn, bydd y prif arolygydd yn ysgrifennu at y cyfarwyddwr gweithredol cyfrifol yn nodi’r pryderon a’r camau gweithredu a argymhellir i liniaru’r risgiau a gyflwynir.

4.8. Fformat cyfarfod (Back to top)

Mae ein cyfarfodydd gyda grwpiau o staff yn yr Adeilad Cymeradwy fel arfer yn cynnwys rhwng tri a chwech o bobl. Dylai staff fod ar yr un raddfa (neu fod yn gwneud yr un gwaith) ac ni ddylid, fel arfer, eu cynnwys mewn grwpiau gyda’u rheolwyr llinell neu uwch reolwyr. Eithriad i hyn yw’r cyfarfod gosod cyd-destun, sy’n cael ei fynychu gan reolwyr ar wahanol lefelau. Ym mhob cyfarfod arall, os nad yw’r rhai sy’n bresennol mewn rôl neu ar raddfa ddisgwyliedig, efallai y bydd yr arolygwyr yn eu cynghori nad oes angen iddynt fod yn bresennol.

Mae cyfarfodydd gyda grwpiau fel arfer yn para rhwng 45 a 90 munud. Mae’n well gennym gyfarfodydd wyneb yn wyneb oni bai fod pellteroedd teithio yn gwneud hynny’n anodd. Dylid cynnal cyfarfodydd wyneb yn wyneb mewn lleoliad preifat sydd â digon o seddi cyfforddus, lle na fydd unrhyw un yn tarfu arnynt. Cynhelir cyfarfodydd o bell gan ddefnyddio Microsoft Teams. Mae’r Adeilad Cymeradwy yn gyfrifol am nodi’r lleoliad gorau ar gyfer cynnal cyfarfodydd, ac am sicrhau bod cynrychiolaeth dda gan staff.

4.9. Cau gwaith maes yr arolygiadau (Back to top)

Mae’r gwaith maes ar gyfer arolygiadau’r Adeilad Cymeradwy fel arfer yn dechrau ar y prynhawn Mercher ac yn gorffen am 5pm ar y dydd Iau.

Ar ddiwrnod olaf yr arolygiad, bydd y prif arolygydd yn gwneud y canlynol:

• sicrhau bod yr holl ffobiau/pasys diogelwch wedi cael eu dychwelyd
• cyfarfod â rheolwr yr Adeilad Cymeradwy i roi crynodeb byr o ganfyddiadau’r arolygiad
• esbonio’r broses ar gyfer cadarnhau sgoriau ar gyfer safonau a’r sgôr gyffredinol ar gyfer yr Adeilad, a’r broses ar gyfer ysgrifennu a chyflwyno’r adroddiad drafft
• trafod y broses os oes gwallau ffeithiol yn yr adroddiad drafft
• esbonio’r broses ar gyfer herio’r sgoriau
• tynnu sylw at ddyddiadau allweddol a’r camau nesaf ar gyfer cyhoeddi’r adroddiad terfynol dros dro
• esbonio y bydd pennaeth rhaglen arolygu’r Adeilad Cymeradwy yn cysylltu â rheolwr yr Adeilad hwnnw i gael ei adborth cyffredinol ar y modd y cynhaliwyd yr arolygiad.

Cynefino staff

Mae’n hollbwysig cael rhaglen gynefino gadarn ar gyfer arolygwyr newydd yn yr Arolygiaeth gan fod hyn yn gosod y sylfaen ar gyfer eu heffeithiolrwydd yn y dyfodol a hyder yn eu rolau. Darperir sesiwn gynefino gynhwysfawr i arolygwyr newydd sy’n sicrhau bod ganddynt ddealltwriaeth gadarn o ddiwylliant a disgwyliadau’r sefydliad. Ar ben hynny, rhoddir deunyddiau darllen atodol iddynt i gyfoethogi eu sylfaen wybodaeth cyn dechrau’r hyfforddiant sgiliau craidd. Mae’r dull hwn yn sicrhau eu bod wedi’u paratoi’n dda a’u bod yn meddu ar yr wybodaeth a’r cyd-destun angenrheidiol i ragori yn eu hyfforddiant a’u cyfrifoldebau arolygu dilynol.

Tystysgrif mewn Sgiliau Arolygu

Mae rhaglen Tystysgrif mewn Sgiliau Arolygu Arolygiaeth Prawf EF wedi’i theilwra i ddatblygu cymwyseddau arolygu trylwyr ymysg arolygwyr. Mae’n integreiddio hyfforddiant sylfaenol, profiad ymarferol, ac yn datblygu sgiliau uwch. Mae’r cwricwlwm yn dechrau gyda sesiwn gynefino, ac yn symud ymlaen drwy fodiwlau hyfforddiant arbenigol, asesiadau achos ymarferol, a thasgau sy’n benodol i’r rôl. Mae hyn yn sicrhau bod arolygwyr nid yn unig yn hyddysg mewn gwybodaeth ddamcaniaethol ond hefyd yn fedrus wrth ddefnyddio’r sgiliau hyn mewn senarios arolygu amrywiol. Nod cyffredinol y rhaglen yw codi safon arferion arolygu, gan sicrhau cysondeb ac ansawdd drwyddi draw. Mae’r rhaglen wedi’i hachredu’n allanol gan Wobrau Sgiliau er Cyfiawnder, ac rydym yn destun ymweliadau sicrhau ansawdd allanol blynyddol i sicrhau uniondeb y rhaglen.

Mae gweithredu’r rhaglen Tystysgrif yn safoni hyfforddiant ac asesiad pob arolygydd ac Arolygydd Cynorthwyol EF i lefel uchel dros amser, gyda recriwtiaid newydd yn cael blaenoriaeth. Mae’r rhaglen hon yn sicrhau sgiliau arolygu cyson drwy asesiad gan gorff achrededig, yn darparu aseswyr a swyddogion sicrhau ansawdd mewnol hyfforddedig, yn cefnogi staff i weithio i safonau clir, ac yn rhoi sicrwydd i gyrff a arolygir ynghylch ansawdd y gwaith arolygu.

Sicrhau ansawdd arferol

Mae’r dystysgrif yn rhaglen strwythuredig sydd wedi’i chynllunio i sicrhau bod arolygwyr newydd yn cael yr wybodaeth, y sgiliau a’r ddealltwriaeth angenrheidiol i ymgymryd â’u dyletswyddau’n fedrus. Mae cryn dipyn o gymorth a gwybodaeth yn cael ei throsglwyddo yn ystod y 12 mis cyntaf i sicrhau safonau uchel o ran arferion arolygu. Ar ôl cwblhau’r rhaglen, mae arolygwyr yn ymgymryd ag ymarferion sicrhau ansawdd yn rheolaidd fel rhan o broses ddatblygiadol, gyda’r nod o gynnal cywirdeb data arolygu a meithrin dysgu parhaus. Mae’r dull cefnogol hwn yn cynnwys asesiadau ansawdd rheolaidd ar draws parth un a pharth dau, a safon y dioddefwyr, gan sicrhau bod arolygwyr yn datblygu ac yn gwella eu sgiliau yn gyson.

Meincnodi

Mae meincnodi yn agwedd hanfodol ar gynnal safonau uchel yn yr Arolygiaeth. Mae’n rhoi cyfle i sicrhau ansawdd gwaith pob arolygydd, gan gynnig cipolwg ar wybodaeth gyffredinol a lefelau ymarfer. Mae’r broses hon yn helpu i nodi meysydd i’w gwella ac yn sicrhau cysondeb o ran methodoleg arolygu. Gofynnwn i wasanaethau a arolygir ein cynorthwyo i ddarparu mynediad at achosion hyfforddi, er mwyn cefnogi meincnodi.

Cam III: Ar ôl y gwaith maes (Back to top)

5.1. Egluro sgoriau (Back to top)

Mae ein safonau ar gyfer Adeiladau Cymeradwy yn cael eu gosod yn y fath fodd fel ein bod yn gwneud dyfarniad ar y lefel y gwelwn berfformiad arni. Nid yw hyn bob amser yr un fath â’r lefel atebolrwydd. Mae ein dyfarniadau a’n sgoriau yn seiliedig ar berfformiad, gyda’n naratif yn disgrifio’r llinell atebolrwydd a’n hargymhellion yn cael eu gwneud i’r lefel briodol honno o atebolrwydd. Y rheswm dros hyn yw ein bod yn cydnabod y gall materion cyd-destunol, cenedlaethol, rhanbarthol, lleol a systemig effeithio ar ddarpariaeth – er enghraifft, strategaeth genedlaethol, cyfarwyddeb ardal neu ranbarthol, neu gyfraniad asiantaethau partner wrth ddarparu gwasanaethau. Rydym yn rhoi sylw i’r materion hyn ac yn nodi’r rhesymau dros ddiffygion yn ein hadroddiadau arolygu, ac yn teilwra argymhellion yn unol â hynny. Fodd bynnag, bydd ein dyfarniadau a’n sgoriau bob amser yn adlewyrchu ansawdd y ddarpariaeth ar y lefel yr ydym yn ei harolygu, ni waeth beth yw’r rhesymau a’r rhesymeg sylfaenol.

Rydym yn gwneud penderfyniadau yn erbyn ein safonau drwy ystyried tystiolaeth fel cyfweliadau â phreswylwyr, staff a rhanddeiliaid perthnasol eraill, archwilio data a gwybodaeth, polisïau a gweithdrefnau, a chofnodion gwybodaeth, cynnal grwpiau ffocws staff, ac arsylwi gweithgarwch yn uniongyrchol yn yr Adeilad Cymeradwy yn ystod yr arolygiad.

Ar ôl i ni gasglu tystiolaeth cyn ac yn ystod ein hymweliad â’r Adeilad Cymeradwy, mae ein harolygwyr yn llunio eu barn ac yn argymell sgoriau yn erbyn y safonau. Bydd y sgoriau ar gyfer pob safon yn cael eu pennu gan ddefnyddio ein penderfyniadau arolygu mewn perthynas â’r cwestiynau allweddol, wedi’u hategu gan yr awgrymiadau.

Rydym yn darparu sgôr gyffredinol ar gyfer pob Adeilad Cymeradwy, sy’n deillio o’r sgoriau unigol ar y lefel safonol. Mae rheolau sgorio syml yn cael eu defnyddio i greu sgôr gyffredinol yr Adeilad Cymeradwy. Bydd y pum safon yn cael eu sgorio ar raddfa o 0 i 3, lle mae ‘Annigonol’ = 0; ‘Angen gwella’ = 1; ‘Da’ = 2; a ‘Rhagorol’ = 3. Mae adio’r sgoriau hyn yn creu cyfanswm sgôr sydd rhwng 0 a 15, sy’n cael ei fandio i greu sgôr gyffredinol, fel a ganlyn:

Sgôr gyffredinol	Cyfanswm y sgôr
Annigonol (I)	0‑2
Angen gwella (RI)	3–7 (3 = 2 I + 3 RI)
Da (G)	8–12 (8 = 2 RI + 3 G)
Rhagorol (O)	13–15 (13 = 2 G + 3 O)

5.2. Cyfarfodydd y panel sgorio (Back to top)

Mae’r panel sgorio ar gyfer arolygiadau o Adeiladau Cymeradwy fel arfer yn cyfarfod ar ddydd Gwener yr wythnos ar ôl cwblhau’r gwaith maes (wythnos + 1). Cyn y panel sgorio, bydd pennaeth y rhaglen arolygu Adeiladau Cymeradwy yn adolygu’r sgoriau arfaethedig a’r dystiolaeth gyda’r prif arolygydd. Mae’r panel fel arfer yn cynnwys uwch reolwr (sy’n cadeirio’r panel ac yn cofnodi ei benderfyniad), y prif arolygydd a phennaeth rhaglen arolygu’r Adeiladau Cymeradwy. Gall y Prif Arolygydd a’r Arolygwyr Cynorthwyol fod yn bresennol, os ydynt ar gael; mae’r pennaeth safonau a methodoleg yn mynychu rhai paneli sgorio.

Mae’r prif arolygydd yn cyflwyno’r sgoriau arfaethedig i’r panel mewn ffordd strwythuredig, ac yn unol â’r egwyddorion a’r prosesau canlynol:

• mae’r panel yn gwneud yn siŵr bod y sgoriau’n seiliedig ar dystiolaeth ac yn gytbwys, a’u bod yn unol â’r rheolau a’r canllawiau cyhoeddedig ar gyfer Adeiladau Cymeradwy.
• Mae’r panel yn ystyried dilysrwydd, ffynhonnell a phwysoliad effaith pob darn o dystiolaeth ac yn penderfynu a yw’r sgôr a gynigiwyd gan y prif arolygydd yn briodol.
• Mae’r panel yn sicrhau bod y sgoriau’n cael eu cymhwyso’n gyson ar draws arolygiadau.
• Mae’r panel yn rhoi lefel o warchodaeth a her i’r prif arolygydd.
• Mae’r panel yn canolbwyntio ar sgoriau ar lefel safonol a chanfyddiadau allweddol yn unig ac nid yw’n sicrhau ansawdd agweddau eraill ar yr arolygiad.

Yn dilyn y panel sgorio, mae cadeirydd y panel sgorio yn cwblhau crynodeb y panel sgorio. Erbyn diwedd yr wythnos yn dilyn y panel sgorio (wythnos +2), bydd y gweinyddwr yn anfon copi o’r crynodeb o gyfarfod y panel sgorio at dîm rheoli’r Adeiladau Cymeradwy, sy’n cynnwys y sgoriau y cytunwyd arnynt.

Hefyd, yn ystod wythnos +2, bydd y prif arolygydd yn cysylltu â’r rheolwr ardal i egluro penderfyniad y panel sgorio.

5.3. Ysgrifennu adroddiadau (Back to top)

Fel cynnyrch cyhoeddus yr arolygiad, mae’n bwysig bod adroddiadau arolygu Adeiladau Cymeradwy yn cael eu cyflwyno’n dda, yn gredadwy ac yn hygyrch i’r darllenwr lleyg deallus. Yn yr un modd, er mwyn sicrhau gwelliant mewn ymarfer, mae angen i’r adroddiad gyflwyno’r wybodaeth sydd ei hangen ar y gynulleidfa dechnegol. Rydym yn defnyddio fformat adroddiad byrrach, gyda’r bwriad o wneud y cynnwys yn hygyrch i gynulleidfa ehangach. Gall adroddiadau hefyd nodi meysydd o arfer arbennig o effeithiol neu arloesol y mae arolygwyr yn teimlo ei bod yn werth eu rhannu ag Adeiladau Cymeradwy eraill.

Neilltuir pum diwrnod i’r prif arolygydd gwblhau drafft cyntaf adroddiad arolygu’r Adeiladau Cymeradwy, gan gynnwys cyflwyno eu dyfarniadau i’r panel sgorio.

Mae’r prosesau canlynol yn cael eu dilyn wedyn i gwblhau’r adroddiad:

• golygu cychwynnol (er enghraifft, gwirio gramadeg ac arddull y tŷ)
• pennaeth y rhaglen arolygu Adeiladau Cymeradwy yn gwirio strwythur, cywirdeb ac ansawdd (golygu strategol)
• adolygiad gan y Prif Arolygydd
• yr Adeilad Cymeradwy neu’r rhanbarth yn gwirio cywirdeb ffeithiol.

5.4. Gweithdrefn gwyno a phroses herio sgoriau Arolygiaeth Prawf EF (Back to top)

Rydym wedi ymrwymo i sicrhau bod ein prosesau’n dryloyw ac yn deg, a’u bod o safon broffesiynol. Mae hyn yn cynnwys delio â chwynion yn fedrus, yn agored ac yn drwyadl, ymchwilio’n fanwl i’r materion a godwyd, ac ymateb cyn gynted â phosibl i unrhyw bryderon a godwyd gyda ni.

Gall sefydliadau gwyno os ydynt yn anfodlon ar y ffordd rydym yn cyflawni ein gwaith, neu’n methu â chyflawni ein gwaith. Mae hyn yn cynnwys ansawdd ein gwaith neu’r ffordd rydym yn gweithio, gan gynnwys ymddygiad y sefydliad neu aelodau unigol o staff. Gall hefyd gynnwys problemau â dyfarniadau ein harolygiadau. Mae ein polisi cwynion ar gael ar ein gwefan.

Er bod ein polisi cwynion ffurfiol yn ymdrin ag unrhyw broblemau a allai fod gan sefydliadau â chanfyddiadau ein harolygiadau, rydym yn disgwyl yr ymdrinnir â’r rhain yn anffurfiol, sy’n golygu nad oes angen defnyddio’r polisi cwynion.

Felly, mae cyfle i godi materion o’r fath yn ystod y broses gwirio cywirdeb ffeithiol. Rydym yn annog cyrff a arolygir i beidio â chodi materion o’r fath pan fyddant yn cael crynodeb cychwynnol y panel sgorio. Y rheswm dros hyn yw nad yw’r crynodeb yn cynnwys y dystiolaeth lawn sy’n cefnogi’r sgoriau arolygu, a fydd yn cael sylw yn yr adroddiad llawn. Y Prif Swyddog Gweithredu sy’n gwneud y penderfyniad terfynol ar unrhyw faterion yn ymwneud â chywirdeb ffeithiol a/neu herio sgoriau arolygiadau.

Ein nod yw mynd i’r afael ag unrhyw bryderon neu anfodlonrwydd cyn gynted â phosibl, cyn iddynt gael eu huwchgyfeirio fel cwyn ffurfiol os oes modd. Os nad yw sefydliad yn fodlon ar yr ymateb gan y Prif Swyddog Gweithredu ynghylch herio sgoriau, gall wedyn roi’r weithdrefn gwyno ffurfiol ar waith. Bydd angen i hynny gael ei ategu gan dystiolaeth newydd. Ni fyddwn yn ailystyried ar y sail bod y sefydliad yn siomedig gyda’n dyfarniadau.

5.5. Cyhoeddi’r adroddiad (Back to top)

Ein nod yw cyhoeddi adroddiadau’r Adeiladau Cymeradwy chwe wythnos ar ôl i’r gwaith maes ddod i ben. Mae angen caniatáu o leiaf bythefnos ychwanegol i gyfieithu adroddiadau yng Nghymru.