Gweithdrefn gwyno Arolygiaeth Prawf EM
Ein nod yw gwneud ein gwaith i’r safon broffesiynol uchaf posib, cyflwyno gwasanaeth cyhoeddus effeithlon ac effeithiol sy’n cynrychioli’r gwerth gorau am arian a sicrhau bod ein prosesau arolygu yn dryloyw ac yn deg. Rydym yn ymrwymedig i welliant parhaus. Mae hyn yn cynnwys ymdrin â chwynion mewn modd agored a chwrtais gan archwilio’r materion a godir yn drylwyr ac ymateb mor gyflym â phosib.
Mae cod ymarfer yn arwain ein gwaith. Dyma elfennau allweddol y cod:
- Bwriad Arolygiaeth Prawf EM yw cyflawni ei ddiben trwy:
- weithio mewn modd gonest, proffesiynol, teg a chwrtais
- adrodd ar a chyhoeddi canfyddiadau arolygon ac argymhellion am welliannau mewn da bryd ac i safon dda
- hyrwyddo cydraddoldeb hil a sylw ehangach at amrywiaeth ym mhob agwedd o’n gwaith, gan gynnwys o fewn ein harferion cyflogaeth a phrosesau sefydliadol
- gynnal arolygon mewn modd effeithlon a chost-effeithiol, ar gyfer Arolygiaeth Prawf EM ynghyd â’r sefydliadau yr ydym yn arolygu’u gwaith.
Rhoddir yr egwyddorion hyn ar waith mewn arolygon gan ddefnyddio’r dulliau canlynol:
- adborth ar ganfyddiadau cychwynnol yn syth neu’n fuan ar ôl ymweliadau gwaith maes
- anfon yr adroddiad drafft at y sefydliad yr ydym yn arolygu’i gwaith am sylwadau ar faterion o gywirdeb ffeithiol cyn cwblhau’r adroddiad.
Dylai’r dulliau hyn ganiatáu i ni fynd i’r afael ag unrhyw faterion yn anffurfiol ac mor fuan â phosib yn ystod y broses arolygu. Fodd bynnag, gallai ddal i fod sefyllfaoedd pan fo sefydliad neu unigolyn yn dymuno herio proses yr arolwg neu nodi pryder am ymddygiad y staff arolygu.
Os ydych yn dymuno cwyno am Arolygiaeth Prawf EM
Efallai yr hoffech gwyno os yr ydych yn ystyried bod:
- y broses arolygu heb gael ei gynnal yn y modd cywir
- dyfarniad a wnaed yn yr adroddiad ar bwynt pwysig yn amlwg yn un na ellir ei gyfiawnhau
- y dull canfyddiedig a ddefnyddir gan staff Arolygiaeth Prawf EM yn annheg neu’n anffafriol
- ymddygiad aelod o Arolygiaeth Prawf EM neu o dîm arolygu dan arweiniad Arolygiaeth Prawf EM, yn destun cŵyn.
Ni all Arolygiaeth Prawf EM ymdrin ag achosion unigol nac â chwynion am wasanaeth prawf neu droseddau ifanc.
Dylid cyfeirio cŵyn am wasanaeth prawf at Brif Weithredwr yr Ymddiriedolaeth Prawf yr ymwna’r gŵyn â hi.
Dylid cyfeirio cŵyn am wasanaeth troseddu ieuenctid at reolwr y gwasanaeth troseddu ieuenctid yr ymwna’r gŵyn ag ef.
Y broses
- Dylai unrhyw gwynion fod ar ffurf ysgrifenedig at sylw Prif Arolygydd Prawf EM, gan amgáu unrhyw dystiolaeth ategol.
- Byddwn yn cydnabod ein bod wedi derbyn y cais o fewn pum niwrnod gwaith.
- Bydd uwch-aelod o Arolygiaeth Prawf EM sydd heb gyswllt uniongyrchol â’r mater yn ystyried y gŵyn.
- Os bod y gŵyn yn ymwneud ag aelod o Arolygiaeth Prawf EM, byddant yn cael gwybod am y mater ac yn cael cyfle i esbonio yn ysgrifenedig, a/neu i gwrdd â’r person sy’n archwilio’r gŵyn o fewn deng niwrnod gwaith o dderbyn y gŵyn.
- Bydd y person sy’n archwilio’r gŵyn yn gwneud cofnod o’u canfyddiadau ac unrhyw gamau argymelledig sydd angen eu cymryd, ac yn cyflwyno hwn i’r Prif Arolygydd o fewn un mis calendr o dderbyn y gŵyn. Bydd copi fel arfer yn cael ei rhoi i destun y gŵyn (ble fo’n berthnasol).
- Bydd y Prif Arolygydd yn ystyried y canfyddiadau ac yn ymateb i’r achwynydd yn ysgrifenedig o fewn 20 niwrnod gwaith o gwblhau ymchwiliad Arolygiaeth Prawf EM.
- Pan fo’r mater yn rhy gymhleth i ymdrin ag ef o fewn y terfyn amser, neu os oes angen ymchwiliad pellach, bydd yr achwynydd a thestun y gŵyn yn cael gwybod am hyn ynghyd ag erbyn pa ddyddiad byddant yn derbyn ymateb llawn.
- Mae’r penderfyniad terfynol o ran sut yr ymdrinnir â chwynion yn eistedd gyda Phrif Arolygydd EM a does dim proses apelio ffurfiol yn erbyn y penderfyniad hwn. Mae hawl, wrth gwrs, gan achwynwyr sy’n anhapus gyda chanlyniad eu cŵyn i godi’r mater gyda Gweinidogion neu eu Haelodau Seneddol lleol.
Atebolrwydd
Mae’r Arolygiaeth yn ceisio adborth gan staff a rheolwyr sefydliadau yr ydym wedi cynnal arolwg ar eu gwaith ar ein harddull, ymddygiad ac ymagwedd. Adolygir yr ymatebion yn rheolaidd ac fe’u defnyddir i wella’r broses arolygu. Cyhoeddir crynodeb o’r canlyniadau yn ein Hadroddiad Blynyddol, ble byddwn hefyd yn cyhoeddi crynodeb o unrhyw gwynion a’r canlyniadau.
Gofynnir ichi gyfeirio pob darn o ohebiaeth at:
HM Inspectorate of Probation
1st Floor, Manchester Civil Justice Centre
1 Bridge Street West, Manchester
M3 3FX
0161 240 5336
HMIP.enquiries@hmiprobation.gsi.gov.uk (Cyfeiriad e-bost) (E-mail address)