Arolygiad dynamig o waith diogelu’r cyhoedd. Llawlyfr canllawiau

Published:

13 March 2026

V1.0 – Cyhoeddwyd 2 Hydref 2025

1. Datganiad o ddiben a gwerthoedd (Back to top)

1.1. Datganiad o ddiben (Back to top)

Arolygiaeth Prawf Ei Fawrhydi yw arolygydd annibynnol gwasanaethau prawf a chyfiawnder ieuenctid yng Nghymru a Lloegr. Rydym yn gosod y safonau sy’n taflu goleuni ar ansawdd ac effaith y gwasanaethau hyn. Mae ein harolygiadau, ein hadolygiadau, ein hymchwil a’n cynnyrch ymarfer effeithiol yn darparu cyfarwyddyd a dyfarniadau awdurdodol sy’n seiliedig ar dystiolaeth. Rydym yn defnyddio ein llais i sbarduno newid yn y system, gan ganolbwyntio ar gynhwysiant ac amrywiaeth. Mae ein gwaith craffu yn arwain at ganlyniadau gwell i unigolion a chymunedau.

1.2. Gwerthoedd (Back to top)

Dylanwadol

Mae’n bwysig i ni ein bod yn effeithio’n gadarnhaol ar y sefydliadau rydym yn eu harolygu a’r unigolion maen nhw’n gweithio gyda nhw.

Annibynnol

Rydym yn sicrhau bod y dyfarniadau rydym yn eu gwneud yn cael eu hategu gan dystiolaeth, a’u bod yn deg ac yn ddiduedd.

Unigolyn proffesiynol

Rydym yn gweithio mewn ffordd barchus, dryloyw a phroffesiynol, gan wrando ar ddysgu a’i rannu’n fewnol ac yn allanol.

Cynhwysol

Byddwn yn gweithio fel ‘un Arolygiaeth Prawf EF’, gan werthfawrogi a pharchu safbwynt a sgiliau ein gilydd, er mwyn i bawb deimlo’n rhan o’r hyn rydym yn ei wneud.

Amrywiol

Rydym yn frwd dros amrywiaeth a’r gwerth sy’n dod drwy roi llais i bawb yn ein harolygiadau a rhoi’r cyfle i lwyddo yn ein sefydliad.

1.3. Ein mandad (Back to top)

Mae cyfrifoldebau Prif Arolygydd Prawf EF wedi’u nodi yn adran 7 o Ddeddf Cyfiawnder Troseddol a Gwasanaethau Llys 2000, fel y’i diwygiwyd gan adran 12(3)(a) o Ddeddf Rheoli Troseddwyr 2007. Mae’n gofyn i’r Prif Arolygydd fynd ati i arolygu (Adran 1) ac adrodd i’r Ysgrifennydd Gwladol (Adran 3) ar y trefniadau ar gyfer darparu gwasanaethau prawf.

O dan adran 7(6) o Ddeddf Cyfiawnder Troseddol a Gwasanaethau Llys 2000, mae’n ofynnol hefyd i’r Prif Arolygydd arolygu ac adrodd ar wasanaethau cyfiawnder ieuenctid, a sefydlwyd o dan adran 39 o Ddeddf Trosedd ac Anhrefn 1998, a chyrff sy’n gweithredu ar eu rhan.

Ni yw’r ffynhonnell annibynnol o sylwadau teg ar gyfer gweinidogion a’r cyhoedd ynghylch effeithiolrwydd gwaith darparwyr gwasanaeth prawf a chyfiawnder ieuenctid.

Rydym yn profi pa mor effeithiol yw’r ddarpariaeth ac yn rhoi sicrwydd. Yn allweddol, rydym yn gwneud argymhellion i nodi a lledaenu arferion effeithiol, herio perfformiad gwael ac annog gwelliannau. Mae ein hadroddiadau’n darparu gwybodaeth sy’n seiliedig ar dystiolaeth i gomisiynwyr a darparwyr. Maen nhw wedi’u cynllunio i chwarae rhan allweddol yn y gwaith o hwyluso ac annog gwelliannau wrth ddarparu gwasanaethau’n effeithiol.

1.4. Cyfrinachedd (Back to top)

Mewn cyfarfodydd un-i-un a grŵp, a chyfweliadau arolygu achosion gydag ymarferwyr, rydym yn rhoi sicrwydd mai dim ond ar ffurf gyfun y bydd yr wybodaeth a rennir yn cael ei defnyddio ac na fydd yn nodi enwau unigolion, oni bai fod angen cymryd camau ar unwaith i’w diogelu nhw neu rywun arall rhag niwed.

Rydym yn defnyddio’r holl dystiolaeth sydd ar gael i’n helpu i wneud dyfarniadau arolygu. Byddwn yn gwneud gwybodaeth yn ddienw cyn ei chynnwys mewn unrhyw gyhoeddiadau, ond ni chaiff gwybodaeth ei thrin yn gyfrinachol. Mae hyn yn wir am yr holl wybodaeth a roddir i ni yn ysgrifenedig neu ar lafar gan staff ac arweinwyr sy’n gweithio i’r corff a arolygir neu sydd dan gontract i’r sefydliad hwnnw. Yn yr un modd, nid yw gwybodaeth a roddir i ni gan randdeiliaid a wahoddir i gyfrannu at yr arolygiad yn cael ei thrin yn gyfrinachol.

1.5 Yr hyn a ddisgwylir gan staff arolygu (Back to top)

Rydym yn disgwyl i holl aelodau o’r staff arolygu gynnal y safonau proffesiynol uchaf. Wrth fodloni’r disgwyliad hwn, bydd staff arolygu yn gwneud y canlynol:

bod yn gwrtais ac yn broffesiynol, gan drin staff o gyrff arolygu â pharch
cynnal gwerthoedd yr arolygiaeth ym mhopeth maen nhw’n ei wneud
ymdrin ag arolygiadau’n onest a gwerthuso tystiolaeth yn wrthrychol
gweithio gyda chyrff a arolygir i leihau aflonyddwch, straen a biwrocratiaeth cyn belled ag y bo’n rhesymol ymarferol
gweithredu ar bryderon am ddiogelwch staff neu bobl ar brawf yn brydlon
datgan unrhyw wrthdaro rhwng buddiannau, boed yn wirioneddol neu’n ymddangosiadol, cyn ymgymryd â gwaith gyda chorff a arolygir.

1.6 Yr hyn a ddisgwylir gan gyrff a arolygir (Back to top)

Rydym yn disgwyl i gyrff a arolygir fod yn agored ac yn dryloyw, cynnal perthynas waith gadarnhaol gydag arolygwyr a staff cymorth arolygu, a chynnal y safonau proffesiynol uchaf. Wrth fodloni’r disgwyliad hwn, dylai darparwyr wneud y canlynol:

bod yn gwrtais ac yn broffesiynol, gan drin ein staff â pharch
trin yr arolygiad mewn ffordd ddidwyll, a bod yn agored, yn dryloyw ac yn onest. Mae hyn yn cynnwys rhoi tystiolaeth – neu fynediad at dystiolaeth – a fydd yn galluogi’r arolygydd i adrodd yn onest, yn deg ac yn ddibynadwy am eu darpariaeth. Mae’n golygu peidio â dal tystiolaeth yn ôl neu ei chuddio, na rhoi gwybodaeth ffug, gamarweiniol, anghywir neu anghyflawn
gweithio gydag arolygwyr i gymryd pob cam rhesymol er mwyn tarfu cyn lleied â phosib, a lleihau straen a biwrocratiaeth
sicrhau diogelwch yr arolygwyr tra byddant ar eu safle
cynnal deialog broffesiynol adeiladol gyda’r arolygydd arweiniol a’r tîm arolygu
tynnu sylw’r arolygydd arweiniol yn brydlon at unrhyw bryderon ynghylch yr arolygiad.

2. Trosolwg o arolygiad dynamig o waith diogelu’r cyhoedd (Back to top)

2.1. Cyflwyniad (Back to top)

Gwaith diogelu’r cyhoedd yw’r ymdrech strategol a gweithredol i atal niwed i’r cyhoedd, a hynny drwy reoli’r risgiau a achosir gan unigolion dan oruchwyliaeth y gwasanaeth prawf. Mae hyn yn cynnwys asesu risg yn gywir, ymgysylltu â’r sawl sydd ar brawf i ddarparu ymyriadau adeiladol, rhoi cynlluniau rheoli risg cadarn ar waith, sicrhau y cydymffurfir â thrwyddedau a gorchmynion llys, a gweithio ar y cyd ag asiantaethau eraill (e.e. yr heddlu a gwasanaethau cymdeithasol) i leihau’r tebygolrwydd o aildroseddu a niwed.

Mae deall a, lle bo angen, lliniaru’r risg o niwed y gall pobl ar brawf ei gynrychioli i’r cyhoedd yn un o gerrig sylfaen allweddol ymarfer prawf. Mae ein harolygiadau wedi dangos bod y Gwasanaeth Prawf bellach yn gwneud rhywfaint o gynnydd cadarnhaol o ran ei waith ar ymgysylltu â phobl ar brawf a’u helpu ar y llwybr tuag at ymatal; ond nid yw’r gwaith ar ddiogelu’r cyhoedd wedi bod yn ddigon cryf mewn unrhyw Uned Gyflawni Prawf a arolygwyd yn ystod y blynyddoedd diwethaf.

Oherwydd y pryderon hyn am ansawdd gwael cyson y gwaith sy’n cael ei wneud gan y Gwasanaeth Prawf o ran diogelu’r cyhoedd, ei effaith ar hyder y cyhoedd a’r risg o niwed i ddioddefwyr yn y dyfodol, rydym wedi gohirio ein rhaglen graidd o arolygiadau prawf. Rydym yn cynnal cyfres fer o arolygiadau penodol o waith diogelu’r cyhoedd, gan ddechrau ym mis Hydref 2025. Ein nod wrth newid dull gweithredu yw ceisio deall yn well pam ein bod yn gweld diffygion cyson o’r fath ac anelu at helpu’r Gwasanaeth Prawf i wella. Rydym hefyd yn gobeithio tynnu sylw at arferion effeithiol a allai fod o gymorth i wasanaeth sydd wedi bod o dan bwysau sylweddol, ac sydd wedi wynebu newid cyson, am ddegawd a mwy.

Mae prif elfennau’r arolygiad dynamig o ddiogelu’r cyhoedd yn cynnwys:

arolygu yn erbyn cyfres o gwestiynau arolygu, sy’n canolbwyntio ar ddiogelu’r cyhoedd
arolygu diogelwch y cyhoedd mewn gwaith achos a chyfweld ag ymarferwyr prawf
cyflwyno cwestiynau arolygu sefydliadol newydd ar gyfer diogelu’r cyhoedd, a rheolau a chanllawiau asesu achosion
sampl achosion sy’n cynnwys o leiaf pum achos o bob Uned Gyflawni yn y rhanbarth
pythefnos o waith maes ym mhob rhanbarth prawf gyda gwaith achos yn cael ei arolygu o bell yn ystod yr wythnos gyntaf a chyfarfodydd yn cael eu cynnal ar y safle gyda staff allweddol, arweinwyr a rhanddeiliaid yn ystod yr ail wythnos
cyhoeddi adroddiad, gan gynnwys canfyddiadau ansoddol a data achosion arolygu ym mhob rhanbarth, ond peidio â sgorio’r gwaith
darparu gweithdai dilynol i uwch arweinwyr a rheolwyr prawf ym mhob rhanbarth, i gynorthwyo’r gwaith gwella.

2.2. Cwestiynau arolygu ar gyfer yr arolygiad dynamig o waith diogelu’r cyhoedd (Back to top)

Mae ein cwestiynau arolygu yn seiliedig ar gyfres o egwyddorion yr ydym yn gwybod y dylai gwasanaethau prawf da eu cyflawni er mwyn darparu ymarfer prawf o ansawdd uchel. Maen nhw’n seiliedig ar fodelau a fframweithiau sefydledig, ac maen nhw wedi’u seilio ar dystiolaeth, dysg a phrofiad. Mae ein hymchwil yn dangos cydberthynas glir rhwng goruchwyliaeth sy’n cyrraedd ein safonau ansawdd a chanlyniadau llawer gwell i bobl ar brawf, gan gynnwys cyfraddau aildroseddu is[1].

Mae’r cwestiynau arolygu yn ymwneud â gweithgarwch a threfniadau’r sefydliad, a gwaith mewn achosion unigol. Mae’r cwestiynau arolygu ar lefel sefydliadol wedi’u cynllunio ar sail yr hyn sydd wedi’i ddysgu o raglen arolygu graidd y gwasanaeth prawf. Maen nhw’n ymdrin ag arweinyddiaeth, staffio a gwasanaethau. Mae cwestiynau arolygu ar gyfer gwaith mewn achosion unigol yn deillio o safonau arolygu parth dau Unedau Cyflawni’r Gwasanaeth Prawf, wedi’u haddasu i ganolbwyntio’n glir ar waith diogelu’r cyhoedd.

Ailosod y Gwasanaeth Prawf ac Effaith y Gwasanaeth Prawf

Ers hydref 2024, rydym wedi arolygu rhai achosion lle mae Ailosod y Gwasanaeth Prawf wedi cael ei ddefnyddio, gan ddefnyddio safonau arolygu wedi’u haddasu. Ar gyfer yr arolygiad dynamig o waith diogelu’r cyhoedd, ni fyddwn yn eithrio achosion lle mae Ailosod y Gwasanaeth Prawf neu Effaith y Gwasanaeth Prawf wedi cael eu defnyddio. Bydd ein cwestiynau arolygu’n canolbwyntio ar drefniadau diogelu’r cyhoedd, a byddant yn cael eu haddasu mewn rhai achosion lle mae Ailosod y Gwasanaeth Prawf neu Effaith y Gwasanaeth Prawf wedi cael eu defnyddio.

Fel arolygiaeth annibynnol, rydym yn canolbwyntio ar y pethau sy’n gwneud gwahaniaeth i ansawdd gwaith gydag unigolion, gan gynnwys diogelu’r cyhoedd, ac rydym yn ymdrechu i arolygu mewn ffordd deg a chymesur. Nid yw ein disgwyliadau sylfaenol ynghylch ansawdd y gwaith yn cael eu sbarduno gan drefniadau gweithredol penodol ac rydym yn parhau i arolygu yn erbyn y sylfaen dystiolaeth.

Mae rhagor o fanylion am y safonau a’r dogfennau ategol ychwanegol ar gael ar wefan Arolygiaeth Prawf EF[2].

2.3. Egwyddorion arolygu (Back to top)

Sut rydym yn arolygu

Rydym yn asesu ansawdd yn gyffredinol, yn hytrach na manylion proses neu ddefnyddio unrhyw adnodd, dogfen neu broses benodol. Mae geiriad ein cwestiynau arolygu yn adlewyrchu hyn.

2.4. Crynodeb o’r camau arolygu (Back to top)

Mae tri cham i’r arolygiad:

Cam I: Cynllunio a pharatoi cyn y gwaith maes
Cam II: Gwaith maes
Cam III: Ar ôl y gwaith maes.

Cam I: Cynllunio a pharatoi cyn y gwaith maes

Mae’r cyfnod cyn y gwaith maes yn dechrau o leiaf pythefnos cyn wythnos gyntaf y gwaith maes, gyda chyhoeddiad yr arolygiad. Ar y pwynt hwn, rydym yn cyhoeddi dogfennau i helpu gyda’r gwaith cynllunio a pharatoi, ac yn cyhoeddi’r arolygiad ar y cyfryngau cymdeithasol. Cynhelir cyfarfod cynllunio (ar Microsoft Teams) cyn i’r gwaith maes ddechrau. Mae’r arolygydd arweiniol yn adolygu tystiolaeth ysgrifenedig a gyflwynwyd ymlaen llaw gan y rhanbarth.

Cam II: Gwaith maes

Gwaith maes – wythnos un

Yn ystod wythnos gyntaf y gwaith maes, rydym yn gofyn am sesiwn friffio gan gyfarwyddwr rhanbarthol y gwasanaeth prawf ac aelodau allweddol o’r uwch dîm arwain rhanbarthol, gan ganolbwyntio ar ddiogelwch y cyhoedd. Yn ystod yr wythnos honno, bydd y tîm arolygu’n edrych ar sampl o achosion o’r rhanbarth. Cynhelir yr arolygiadau achos o bell, gan gynnwys cyfweliad gyda’r ymarferydd prawf drwy Microsoft Teams.

Gwaith maes – wythnos dau

Ar ôl yr arolygiadau achos, mae’r arolygydd arweiniol yn treulio wythnos yn adolygu tystiolaeth o achosion ac yn cynllunio ar gyfer cyfarfodydd gyda staff allweddol, arweinwyr a rhanddeiliaid sy’n cael eu cynnal yn ystod ail wythnos y gwaith maes. Yn ystod y cyfarfodydd hyn, mae’r arolygydd arweiniol yn archwilio’r prif lwybrau ymholi sy’n ymwneud â diogelwch cyhoedd sy’n deillio o ganfyddiadau’r arolygiad achos.

Cam III: Ar ôl y gwaith maes

Ar ôl cwblhau’r gwaith maes, mae’r arolygydd arweiniol yn paratoi adroddiad arolygu, sy’n cael ei gyflwyno i’r rhanbarth tua tair wythnos ar ôl y gwaith maes i wirio cywirdeb ffeithiol cyn ei gyhoeddi.

Cyflwynir gweithgarwch dilynol i’r rhanbarth tua tair wythnos ar ôl y gwaith maes.

Ein nod yw cyhoeddi’r adroddiad chwe wythnos ar ôl i’r gwaith maes ddod i ben, ar ôl cwblhau’r broses gwirio cywirdeb ffeithiol.

Cynllun Iaith Gymraeg

Yn unol â Deddf yr Iaith Gymraeg 1993, mae Arolygiaeth Prawf EF wedi mabwysiadu’r egwyddor y bydd yn trin y Gymraeg a’r Saesneg yn gyfartal wrth gynnal arolygiadau yng Nghymru. Mae gan Arolygiaeth Prawf EF Gynllun Iaith Gymraeg sy’n nodi sut rydym yn darparu gwasanaethau yn Gymraeg.

Mae rhagor o wybodaeth am y Cynllun Iaith Gymraeg ar gael ar ein gwefan[3].

3. Cam I: Cyn y gwaith maes a chynllunio (Back to top)

3.1. Timau arolygu (Back to top)

Mae’r tîm arolygu yn cynnwys:

arolygydd arweiniol
dirprwy arolygydd arweiniol
Arolygwyr Cynorthwyol
tîm gwybodaeth a data
Gweinyddwr Cymorth Arolygu
Pennaeth Rhaglen Arolygu’r Gwasanaeth Prawf
Dirprwy Bennaeth Rhaglen Arolygu’r Gwasanaeth Prawf

3.2. Gweithgarwch cyn gwaith maes (Back to top)

Cyn cyhoeddi’r arolygiad, mae’r tîm gwybodaeth a data yn casglu dogfennau allweddol a gwybodaeth gefndir i gynorthwyo’r arolygydd arweiniol wrth gynllunio’r arolygiad. Mae Gweinyddwr Cymorth Arolygu Arolygiaeth Prawf EF yn dechrau paratoi’r arolygiad.

Ar ôl cyhoeddi’r arolygiad, mae’r rhanbarth prawf yn cyflwyno’r dystiolaeth ymlaen llaw gan ddefnyddio Microsoft Teams ac yn cadarnhau dyddiadau cyfarfodydd a chyfweliadau â staff allweddol, arweinwyr a rhanddeiliaid.

Gwybodaeth gefndir

Mae’r tîm gwybodaeth a data yn rhoi pecyn o wybodaeth ranbarthol gyhoeddedig i’r prif arolygydd, gan gynnwys:

gwybodaeth am berfformiad ar gyfer pob rhanbarth
nifer y bobl ar brawf sy’n cael eu goruchwylio yn y gymuned
adnodd mesur llwyth gwaith
data Trefniadau Amlasiantaethol ar gyfer Amddiffyn y Cyhoedd yn ôl rhanbarth.

Mae’r arolygydd arweiniol yn dadansoddi’r wybodaeth hon cyn y cyfarfod cynllunio gwaith maes.

Gwybodaeth gan y Gwasanaeth Prawf ar lefel genedlaethol

Mae polisïau a chanllawiau’r Gwasanaeth Prawf sy’n berthnasol ar lefel genedlaethol yn cael eu darparu’n rheolaidd i Arolygiaeth Prawf EF gan y Grŵp Ymarfer Effeithiol a Gwella Gwasanaethau (EPSIG). Rydym yn adolygu polisïau cenedlaethol er mwyn darparu trosolwg a gwybodaeth i gefnogi pob arolygiad. Mae’r wybodaeth a ddarperir gan EPSIG yn cynnwys y canlynol:

Arweinyddiaeth:

cofrestr risg gorfforaethol y Gwasanaeth Prawf
strategaeth perfformiad ac ansawdd genedlaethol
polisïau cofnodi achosion.

Gwasanaethau:

strategaeth ailsefydlu
strategaeth rheoli troseddwyr integredig
cytundebau rhannu gwybodaeth cenedlaethol gyda darparwyr gwasanaethau.

3.3. Cyhoeddi arolygiadau (Back to top)

Mae pob arolygiad rhanbarthol yn cael ei gyhoeddi dair wythnos cyn i’r gwaith maes ddechrau. Caiff y cyhoeddiad ei wneud gan yr arolygydd arweiniol i gyfarwyddwr rhanbarthol y gwasanaeth prawf neu’r rheolwr uchaf sydd ar gael. Mae’n cael ei gyhoeddi ar y cyfryngau cymdeithasol hefyd.

Mae hyn yn cynnwys:

trosolwg byr o’r arolygiad
amseriad wythnosau gwaith maes
caniatáu i gyfarwyddwr rhanbarthol y gwasanaeth prawf nodi’r un pwynt cyswllt ar gyfer yr arolygiad
cadarnhad o ddyddiad ac amser y cyfarfod cynllunio
cyfarwyddiadau ar sut i gael mynediad i’r sianel berthnasol yn Microsoft Teams i lwytho tystiolaeth i fyny ymlaen llaw.

3.4. Cynlluniau prosiectau (Back to top)

Mae cynllun y prosiect yn rhoi manylion i’r rhanbarth am yr amserlenni a’r gweithgarwch allweddol sydd eu hangen, cyn, yn ystod ac ar ôl y gwaith maes. Mae manylion dyddiadau allweddol yn y llythyr cyhoeddi.

Dylai’r un pwynt cyswllt ar gyfer y rhanbarth wirio’r dyddiadau allweddol a chodi unrhyw faterion gyda gweinyddwr Arolygiaeth Prawf EF yn y lle cyntaf. Dylai’r un pwynt cyswllt sicrhau bod yr holl staff perthnasol sy’n ymwneud â’r prosesau cynllunio arolygiadau yn gyfarwydd â chynllun y prosiect.

3.5. Cyfarfod cynllunio (Back to top)

Cynhelir y cyfarfod cynllunio o bell, fel arfer ar ddydd Mawrth yr wythnos yn dilyn y cyhoeddiad. Gall hyn fod yn sgwrs un-i-un rhwng y prif arolygydd a’r un pwynt cyswllt, neu gall gynnwys eraill.

Mae’r mynychwyr dewisol yn cynnwys:

cyfarwyddwr rhanbarthol y gwasanaeth prawf (i glywed trosolwg o’r pwrpas a’r gofynion briffio)
Pennaeth Diogelu’r Cyhoedd
penaethiaid Unedau Cyflawni’r Gwasanaeth Prawf
Pennaeth neu Ddirprwy Bennaeth Rhaglen Arolygu’r Gwasanaeth Prawf, neu ddirprwy arolygydd arweiniol
pobl eraill a nodwyd gan y rhanbarth y mae angen iddynt fod yn rhan o’r gwaith cynllunio a pharatoi, os oes angen, ar gyfer cefnogi neu gyflenwi yn ystod absenoldeb yr un pwynt cyswllt.

Yr arolygydd arweiniol sy’n cadeirio’r cyfarfod a bydd yn cynnwys y canlynol:

esboniad manylach o’r fethodoleg arolygu
proses sampl achosion ar gyfer arolygiadau achos
tystiolaeth ymlaen llaw, data sefydliadol a gwybodaeth sefydliadol sydd eu hangen, gan gynnwys dyddiadau cyflwyno
Sianel Microsoft Teams Arolygiaeth Prawf EF a sut i gael mynediad (mae Adran 3.6 yn nodi’r wybodaeth sydd ei hangen gan y rhanbarth) ac Uned Gyflawni’r Gwasanaeth Prawf
gwybodaeth i staff ac arolwg staff
arolygon adborth staff ar ôl arolygiad
cadarnhad o ddyddiadau allweddol y gwaith maes.

Cofnodir y cyfarfod cynllunio, a rhoddir copi i’r un pwynt cyswllt ac unrhyw bobl berthnasol eraill gan weinyddwr Arolygiaeth Prawf EF.

3.6. Tystiolaeth ymlaen llaw (Back to top)

Mae’r rhanbarth yn cyflwyno tystiolaeth ymlaen llaw mewn perthynas â chwestiynau perthnasol yr arolygiad. Dylai’r holl dystiolaeth gael ei llwytho i fyny i Microsoft Teams ar sianel benodol a sefydlwyd gan Arolygiaeth Prawf EF. Fel rhan o’r cyfarfod cynllunio, mae’r arolygydd arweiniol yn darparu canllawiau manylach am y dystiolaeth benodol y gofynnwyd amdani.

Gwybodaeth am strwythur sefydliadol a lleoliadau swyddfa (rhanbarthau ac Unedau Cyflawni’r Gwasanaeth Prawf)

Mae’r rhanbarth yn darparu hyn yn electronig i weinyddwr cymorth arolygu Arolygiaeth Prawf EF ar ôl cyhoeddi’r arolygiad rhanbarthol. Dylid ei anfon i’r blwch post probationinspections@hmiprobation.gov.uk erbyn y dyddiadau a nodir yn y llythyr cyhoeddi ac ni ddylid ei lwytho i fyny i Microsoft Teams:

siart strwythur sefydliadol rhanbarthol, gan gynnwys enwau arweinwyr rhanbarthol a’u prif swyddfa, manylion cyswllt a chyfrifoldebau strategol mewn cysylltiad â diogelwch y cyhoedd
argaeledd rhanddeiliaid, arweinwyr a staff allweddol ar gyfer y gwaith maes ac unrhyw ystyriaethau o ran amrywiaeth y gallai fod angen i ni fod yn ymwybodol ohonynt.

Cyflwyno tystiolaeth ymlaen llaw

Mae’r un pwynt cyswllt, neu unigolyn dynodedig, yn defnyddio Microsoft Teams i lwytho tystiolaeth i fyny ymlaen llaw. Gofynnwn i’r un pwynt cyswllt gyflwyno dogfennau y gofynnwyd amdanynt yn benodol yn unig. Os oes unrhyw un o’r rhain ddim ar gael, dylai roi gwybod i’r arolygydd arweiniol. Os cyflwynir eitemau nad ydynt wedi’u rhestru gan ddefnyddio Microsoft Teams, efallai na fydd yr arolygydd yn eu hystyried.
Os nad oes gan y rhanbarth dystiolaeth ar gael ar gyfer cwestiwn penodol, mae’n well peidio â chyflwyno deunydd nad yw o fudd i’n harolygiad.
Mae’r arolygydd arweiniol yn esbonio’r dyddiad olaf ar gyfer cyflwyno.
Ar ôl ei chyflwyno, bydd y dystiolaeth ymlaen llaw ar gael i’r tîm arolygu.
Gall yr arolygydd arweiniol ofyn am dystiolaeth ychwanegol wrth i’r arolygiad fynd rhagddo. Dylid cyflwyno hyn drwy e-bost.
Mae’r arolygydd arweiniol yn adolygu’r dystiolaeth ymlaen llaw fel rhan o’r asesiad o’r rhanbarth yn erbyn y cwestiynau arolygu, ac i nodi llwybrau ymholi i’w dilyn yn ystod y gwaith maes.

Tystiolaeth ymlaen llaw a awgrymir

Isod, rydym yn gwneud awgrymiadau am ddogfennau a fyddai’n bodloni ein gofynion o dan y cwestiynau perthnasol.

Tystiolaeth ymlaen llaw a awgrymir:

Cynllun busnes rhanbarthol
Cofrestr risg ranbarthol
Cynllun gwella ansawdd rhanbarthol
Strategaeth diogelu’r cyhoedd ranbarthol
Strategaeth dioddefwyr rhanbarthol
Trosolwg o drefniadau rhannu gwybodaeth gyda heddluoedd lleol a gofal cymdeithasol plant – gan gynnwys data perfformiad sy’n ymwneud ag ymholiadau cam-drin domestig a diogelu plant
Trefniadau cyflawni a strategaeth ailsefydlu ranbarthol

Dyddiad cau ar gyfer cyflwyno tystiolaeth ymlaen llaw

Bydd yr holl dystiolaeth ymlaen llaw yn cael ei llwytho i fyny i Microsoft Teams erbyn y dydd Llun, wythnos cyn y gwaith maes.

3.7. Briff gan yr uwch dîm arwain rhanbarthol (Back to top)

Ar ddechrau’r gwaith maes, mae cyfarwyddwr rhanbarthol y gwasanaeth prawf ac aelodau allweddol o’i uwch dîm arwain yn rhoi briff i alluogi Arolygiaeth Prawf EF i ddeall y cyd-destun rhanbarthol mewn perthynas â diogelwch y cyhoedd.

Caiff dyddiad ac amser y briff eu cadarnhau yn ystod y cyfarfod cynllunio. Os nad yw cyfarwyddwr rhanbarthol y gwasanaeth prawf ar gael, mae’r briff yn cael ei ddarparu gan aelodau allweddol o’i uwch dîm arwain. Mae o leiaf un o’r canlynol yn dod gyda’r prif arolygydd i’r cyfarfod hwn: pennaeth rhaglen Arolygiaeth Prawf EF, dirprwy bennaeth y rhaglen, neu’r dirprwy arolygydd arweiniol. Gall y Prif Arolygydd hefyd arsylwi ar y cyfarfod neu ymweld â safleoedd yn ystod gwaith maes yr arolygiad.

Canllawiau ar y briff

Cynnwys:

Dylai’r briff gan yr uwch dîm arwain rhanbarthol wneud y canlynol:

Darparu trosolwg o’r cyd-destun a’r strwythur rhanbarthol i alluogi’r prif arolygydd i ddeall sut mae trefniadau diogelu’r cyhoedd yn gweithio yn y rhanbarth.
Amlinellu’r prif lwyddiannau yn y rhanbarth mewn cysylltiad â diogelwch y cyhoedd
Amlinellu’r heriau allweddol y mae’r rhanbarth yn eu hwynebu mewn cysylltiad â diogelwch y cyhoedd

Dylai’r briff ymwneud â’r cwestiynau arolygu diogelu’r cyhoedd, i gefnogi dealltwriaeth yr arolygydd arweiniol. Hoffem glywed gan uwch arweinwyr rhanbarthol allweddol yn y cyfarfod hwn, er mwyn gallu trafod eu cyfrifoldebau, eu cyflawniadau a’u heriau rhanbarthol penodol mewn perthynas â diogelu’r cyhoedd.

Dylai unrhyw enghreifftiau penodol neu dystiolaeth ymwneud â gwaith a wnaed yn ystod y 12 mis cyn yr arolygiad. Ni ddylid ystyried y briff yn rhywbeth sy’n cymryd lle’r dystiolaeth a gyflwynwyd ymlaen llaw ac ni ddylai ailadrodd tystiolaeth ysgrifenedig a gyflwynwyd eisoes.

Trefniadau ar gyfer y briff:

Fel arfer, dylai’r briff gymryd hyd at 45 munud, ac yna 30 munud arall ar gyfer cwestiynau a thrafodaeth.

Dylid rhoi copi electronig (Word, PowerPoint neu PDF) o’r briff i’r arolygydd arweiniol.

3.10. Paratoi staff prawf gyfer arolygiad (Back to top)

Rydym yn cyfweld ymarferwyr prawf i’w galluogi i egluro ac ychwanegu cyd-destun at gofnodion yr achos; i’n helpu i ddeall rhai o’r rhesymau sy’n sail i ansawdd gwaith diogelu’r cyhoedd; yn ogystal â rhoi cyfle dysgu iddynt. Mae hyn yn fwyaf defnyddiol os ydynt yn teimlo y gallant fod yn agored ac yn onest am eu gwaith. Yn ôl adborth gan ymarferwyr, nid yw’r pwysau tybiedig i baratoi achosion ar gyfer arolygiad yn fuddiol a gall gynyddu straen. Gall hefyd arwain at ymdrech ‘wastraffus’, gan fod paratoi yn aml yn canolbwyntio ar faterion nad ydynt yn ganolog i’r safonau arolygu. Er mwyn osgoi hyn, gofynnwn i ranbarthau baratoi cyn lleied â phosib cyn wythnos y gwaith maes.

4. Sampl achosion (Back to top)

4.1. Dewis y sampl (Back to top)

Rydym yn arolygu dedfrydau cymunedol (gorchmynion cymunedol a gorchmynion dedfryd ohiriedig) sydd â gweithgarwch adsefydlu neu ofyniad rhaglen achrededig, ac achosion sy’n dechrau goruchwyliaeth ar ôl rhyddhau (achosion goruchwylio ar ôl dedfryd a thrwydded). Mae achosion lle mae Ailosod y Gwasanaeth Prawf neu Effaith y Gwasanaeth Prawf wedi cael eu defnyddio i atal goruchwyliaeth dros dro wedi cael eu cynnwys yn y sampl.

Mae’n bosib na fyddwn yn cynnwys yr achosion canlynol:

achosion lle mae gan yr un person fwy nag un ddedfryd yn ystod y cyfnod cymwys
achosion lle mae’r gorchymyn neu’r drwydded wedi dod i ben o fewn 7 diwrnod ar ôl dechrau
achosion lle ceir ymchwiliad SFO cyfredol, adolygiad o farwolaeth sy’n gysylltiedig â cham-drin domestig, adolygiad ymarfer diogelu plant, neu ymchwiliad tebyg arall.

Byddwn yn arolygu sampl achosion lle dechreuodd y ddedfryd gymunedol neu’r oruchwyliaeth ar ôl rhyddhau mewn dwy wythnos ar wahân yn y cyfnod rhwng 29 a 30 wythnos cyn y gwaith maes. Dewisir niferoedd y samplau i adlewyrchu cyfanswm yr achosion sydd wedi dechrau yn y rhanbarth. Rydym yn sicrhau cynrychiolaeth gymesur o achosion y mae’r rhanbarth wedi asesu eu bod yn peri risg isel, ganolig ac uchel/uchel iawn o niwed difrifol. Mae achosion yn cael eu samplu ar hap o bob rhan o’r rhanbarth cyfan, ond rydym yn sicrhau ein bod yn arolygu o leiaf pum achos o bob Uned Gyflawni’r Gwasanaeth Prawf, a dim mwy nag un achos gan unrhyw ymarferydd unigol. Felly, mewn amgylchiadau eithriadol, efallai y byddwn yn addasu’r dewis ar hap i gyrraedd yr isafswm hwnnw. Rydym yn dyrannu adnoddau arolygu ar sail nifer yr achosion a ddewisir yn y rhanbarth.

Rydym yn defnyddio set wedi’i haddasu o gwestiynau arolygu sy’n ymwneud ag achosion ar gyfer rhai achosion lle mae Ailosod y Gwasanaeth Prawf wedi cael ei ddefnyddio. Mae hynny’n cynnwys pob achos PSS yn unig, ac unrhyw achosion trwydded lle mae cyswllt yn cael ei atal hyd at ac yn cynnwys wyth wythnos ar ôl rhyddhau.

Rydym hefyd yn defnyddio’r cwestiynau arolygu wedi’u haddasu sy’n ymwneud ag achosion lle mae Effaith y Gwasanaeth Prawf wedi cael ei ddefnyddio hyd at ac yn cynnwys wyth wythnos ar ôl dechrau, mewn achosion dedfryd gymunedol neu drwydded.

Mae pob achos arall, gan gynnwys unrhyw gyswllt wedi’i atal ar ôl y pwynt wyth wythnos, yn cael ei arolygu gan ddefnyddio cwestiynau o’n cwestiynau arolygu craidd, ac rydym yn disgwyl gweld y ddarpariaeth yn cael ei chyflawni ymlaen llaw er mwyn cynyddu effaith darparu ymyriadau i gefnogi’r gwaith o adsefydlu unigolion.

4.2. Nodi sampl achosion (Back to top)

Rydym yn defnyddio adroddiadau nDelius safonol, sydd ar gael i’r Gwasanaeth Prawf, i nodi achosion i’w harolygu. Cyn cyhoeddi’r gwaith maes, rydym yn llunio rhestr hir o achosion yn y rhanbarth, ac yn dewis y sampl fel y disgrifir uchod. Gall hyn gynnwys achosion sydd wedi cael eu trosglwyddo i’r rhanbarth neu allan ohono; rydym yn arolygu’r achosion hyn, ond mae ein dyfarniadau wedi’u cyfyngu i’r gwaith sy’n cael ei gyflawni gan y rhanbarth. Rhoddir y sampl achosion i’r rhanbarth pan gyhoeddir yr arolygiad.

5. Amserlenni (Back to top)

5.1. Amserlenni wythnosol (Back to top)

Yn ystod wythnos gyntaf y gwaith maes, bydd yr uwch dîm arwain rhanbarthol yn briffio’r arolygydd arweiniol ar drefniadau, cyflawniadau a heriau rhanbarthol o ran diogelu’r cyhoedd. Yn dilyn hyn, bydd yr arolygydd arweiniol a thîm o arolygwyr cynorthwyol yn cynnal arolygiadau achos o bell, gan gynnwys cyfweliadau o bell gydag ymarferwyr prawf, gan ddefnyddio Microsoft Teams. Yng Nghymru, bydd aseswyr lleol sy’n siarad Cymraeg hefyd yn rhan o’r tîm ar gyfer wythnos gyntaf y gwaith maes.

Bydd yr arolygydd arweiniol wedyn yn treulio wythnos yn adolygu’r data o’r arolygiadau achos, ac yn cwblhau cynlluniau ar gyfer y cyfarfodydd sydd i’w cynnal yn ystod ail wythnos y gwaith maes.

Yn ystod ail wythnos y gwaith maes, mae’r arolygwyr arweiniol a’r dirprwy arolygwyr arweiniol yn cynnal amrywiaeth o gyfarfodydd i archwilio’r cwestiynau arolygu a dilyn llwybrau ymholi sy’n deillio o ganfyddiadau’r arolygiad achosion.

Rhoddir amserlen amodol ar gyfer y cyfweliadau arolygu achosion i’r rhanbarth pan gyhoeddir yr arolygiad. Mae’r amserlen yn nodi amseroedd y cyfweliadau ag ymarferwyr prawf, sydd fel arfer yn para hyd at 60 munud. Bydd yr un pwynt cyswllt yn codi unrhyw geisiadau am newidiadau i’r amserlen gwaith maes arfaethedig erbyn y dydd Mercher, bythefnos cyn y gwaith maes fan bellaf, a byddant yn cael eu datrys gan yr arolygydd arweiniol. Mae’r un pwynt cyswllt hefyd yn nodi unrhyw eithriadau posib ar y pwynt hwn, er enghraifft unrhyw achos sy’n destun SFO neu adolygiadau eraill; mae’r arolygydd arweiniol yn cadarnhau unrhyw eithriadau o’r fath. Os nad oes ymarferydd prawf ar gael yn ystod wythnos y gwaith maes, mae’r arolygydd arweiniol a’r un pwynt cyswllt yn cytuno a oes dirprwy addas ar gael. Os nad oes, bydd yr achos yn cael ei arolygu drwy ddarllen ffeiliau. Gellir hefyd datrys newidiadau hwyr o ran argaeledd drwy arolygu’r achos drwy ddarllen ffeiliau.

Trafodir yr amserlen ar gyfer ail wythnos y gwaith maes yn y cyfarfod cynllunio, a rhennir amserlen ddrafft gyda’r rhanbarth cyn dechrau wythnos gyntaf y gwaith maes. Ar ddechrau ail wythnos y gwaith maes, bydd yr arolygydd arweiniol yn rhannu prif ganfyddiadau’r arolygiadau achos â chyfarwyddwr rhanbarthol y gwasanaeth prawf. Mae hyn yn galluogi cyfarfodydd yn ystod wythnos y gwaith maes i archwilio’n llawn y llinellau ymholi sy’n deillio o ganfyddiadau’r arolygiad achosion.

5.2. Cyfarfodydd (Back to top)

Mae cynllunio’r amserlen ar gyfer cyfarfodydd yn ystod ail wythnos y gwaith maes yn digwydd yn ystod y cam cyn y gwaith maes. Mae’r rhestr isod yn nodi’r cyfarfodydd y mae arolygwyr arweiniol eu hangen yn ystod gwaith maes yr arolygiad. Mae gan rai cyfarfodydd le penodol yn yr amserlen; gydag eraill, mae gan y rhanbarth yr hyblygrwydd i nodi pryd mae’n fwyaf cyfleus eu cynnal.

Yn dibynnu ar ddaearyddiaeth y rhanbarth sy’n cael ei arolygu, efallai y bydd Microsoft Teams yn cael ei ddefnyddio ar gyfer rhai cyfarfodydd. Gan ddibynnu ar y trefniadau unigol yn y rhanbarth, efallai y bydd un unigolyn yn cyflawni mwy nag un o’r tasgau/rolau a amlinellir yn y rhestr o gyfarfodydd craidd. Os felly, dim ond un cyfarfod y mae angen i ni ei drefnu gyda’r person hwnnw. Yn yr un modd, os yw’r rôl a nodir yn cael ei chyflawni ar y cyd gan ddau berson neu fwy, gall y sefydliad drefnu i’r ddau/pob un ohonynt fod yn bresennol.

Ar gyfer cyfarfodydd gyda grwpiau, y nifer delfrydol o fynychwyr yw rhwng 6 a 10.

Byddwn yn ystyried cynnal rhai cyfarfodydd gyda chyfuniad o gyfranogwyr wyneb yn wyneb a Microsoft Teams; fodd bynnag, dim ond mewn achosion eithriadol y byddwn yn gwneud hyn, gan ein bod wedi canfod nad yw’r dull hwn yn ddelfrydol, yn enwedig ar gyfer cyfarfodydd mwy gyda hyd at 10 o gyfranogwyr.

Pwrpas y cyfarfodydd hyn yw casglu tystiolaeth i gefnogi dyfarniadau am ddiogelu’r cyhoedd, a deall canfyddiadau’r arolygiad achosion.

Cyfarfodydd sefydlog

Cyfarwyddwr rhanbarthol y gwasanaeth prawf a’r Pennaeth Gweithrediadau, gan gynnwys adborth o’r arolygiad achosion (Dydd Llun)
Pennaeth Diogelu’r Cyhoedd (Dydd Mawrth)
Penaethiaid Unedau Cyflawni’r Gwasanaeth Prawf (Dydd Mawrth)

Cyfarfodydd gofynnol eraill

Bydd amserlen y cyfarfodydd hyn a’r cyfuniad o fynychwyr yn cael eu trafod yn y cyfarfod cynllunio. Lle bo’n briodol, gellir cynnwys arbenigwyr ychwanegol mewn cyfarfodydd i roi dealltwriaeth fanylach i arolygwyr o’r meysydd gwaith hyn a sut maen nhw’n cyfrannu at ddiogelwch y cyhoedd yn rhanbarthol.

arweinydd dysgu a datblygu
arweinydd SFO
pennaeth diogelu’r cyhoedd gyda’r arweinydd Rheoli Troseddwyr yn y Ddalfa/ailsefydlu
Pennaeth Integreiddio Cymunedol a rheolwyr comisiynu/contract
Pennaeth Ymyriadau
arweinydd llys, gan gynnwys canolfan orfodi
Pennaeth Perfformiad ac Ansawdd
arweinydd dysgu a datblygu/SFO
timau ailsefydlu/dedfrydau byr
Cyfarwyddwr Grŵp Rhanbarthol y Carchar
arweinwyr, cadeiryddion a chydlynwyr MAPPA
heddlu (cam-drin domestig a gwybodaeth)
gwasanaethau plant
arweinydd strategol dioddefwyr
partneriaethau allanol eraill a darparwyr gwasanaethau
Cyfarwyddwr Gweithredol yr Ardal.

6. Cam II: Gwaith maes (Back to top)

6.1. Methodoleg (Back to top)

Arolygu achosion

Mae arolygu achosion yn canolbwyntio ar ansawdd ymarfer diogelu’r cyhoedd. Rydym yn archwilio tasgau sy’n ymwneud â goruchwylio pobl ar brawf – yn benodol asesu, cynllunio, gweithredu ac adolygu’r risg o niwed. Mewn achosion perthnasol, rydym hefyd yn edrych ar effaith rhai elfennau o waith llys a gweithgarwch ailsefydlu ar ddiogelwch y cyhoedd yn gyffredinol. Mae’r arolygydd arweiniol a thîm o arolygwyr cynorthwyol yn cynnal arolygiadau achos. Cynhelir yr arolygiadau achos yn ystod wythnos gyntaf y gwaith maes. Mae adran ‘Sampl achosion’ y llawlyfr hwn yn rhoi gwybodaeth fanylach am y broses dewis achosion a’r meini prawf eithrio.

Mae arolygiadau achos yn cynnwys darllen ac asesu gwybodaeth berthnasol sydd ar gael drwy gofnodion ac adnoddau electronig, fel y system rheoli achosion genedlaethol, nDelius, y gofrestr troseddwyr treisgar a rhywiol, asesiadau OASys, y system rheoli achosion dioddefwyr (VCMS) ac unrhyw adnoddau arall a ddefnyddir ar gyfer asesu a chynllunio. Gofynnir i’r rhanbarth ddarparu mynediad at ddogfennau eraill sy’n berthnasol i’r achos – er enghraifft cofnodion MAPPA, cynadleddau amlasiantaeth asesu risg, a chyfarfodydd gweithwyr proffesiynol.

Rydym yn cynnal cyfweliadau o bell gyda’r ymarferydd prawf ar gyfer pob achos. Mae’r rhain yn cynnwys trafodaethau am asesu, cynllunio, gweithredu ac adolygu mewn perthynas â diogelwch y cyhoedd yn yr achos dan sylw. Gofynnir i ymarferwyr hefyd am eu profiad o ddysgu a datblygu, llwythi gwaith, goruchwyliaeth gan reolwyr a gwasanaethau, gan fod y rhain yn effeithio ar reoli’r achos dan sylw. Os nad yw’r ymarferydd dynodedig ar gael, gellir cynnal cyfweliad gyda dirprwy addas, neu gellir cynnal yr arolygiad achos drwy ddarllen ffeiliau.

Mae arolygwyr achos yn defnyddio pob ffynhonnell dystiolaeth i lunio eu hasesiad o’r achos, gan gynnwys cofnodion achos ac unrhyw gyfweliad gyda’r ymarferydd prawf.

Fel rhan o’n harolygiadau achos, rydym hefyd yn casglu data arall am yr achosion a’r gwasanaethau a gawsant er mwyn datblygu dealltwriaeth o faterion sy’n dod i’r amlwg, a chefnogi ein gwaith dadansoddi ac ymchwil pellach.

Ymdrin ag achosion a ddylai fod wedi cael eu heithrio

O bryd i’w gilydd, yn ystod y gwaith maes, daw’n amlwg y dylai achos ar yr amserlen fod wedi cael ei eithrio’n gynharach. Gall hyn fod yn sefyllfa anodd, yn enwedig pan fydd yr ymarferydd wedi dod am gyfweliad cyn i’r arolygydd sylweddoli y dylai’r achos fod wedi cael ei eithrio. Yn yr achosion hyn, mae’r arolygydd yn cael sgwrs fer gyda’r ymarferydd i roi gwybod. Yn yr amgylchiadau hyn rydym yn nodi achos cymaradwy i gymryd ei le, sy’n cael ei arolygu drwy ddarllen ffeiliau.

Trefniadau a gweithgarwch y sefydliad

Mae’r arolygydd arweiniol a’r dirprwy arolygydd arweiniol yn canolbwyntio ar arweinyddiaeth, staffio a gwasanaethau, mewn cysylltiad â diogelwch y cyhoedd. Mae arolygwyr yn chwilio am dystiolaeth o effaith trefniadau a gweithgarwch y sefydliad ar ansawdd gwaith diogelu’r cyhoedd yn yr achosion sy’n cael eu harolygu.

6.2. Deunyddiau canllaw (Back to top)

Rydym wedi datblygu canllawiau ar bob elfen o’r arolygiad. Maen nhw’n esbonio sut y dylid asesu tystiolaeth a sut i lunio dyfarniadau. Pwrpas y canllawiau yw rhoi cyngor ac i hybu cysondeb a chyd-ddealltwriaeth o’r disgwyliadau gofynnol. Mae deunydd y canllawiau wedi’i rannu’n ddogfennau fel a ganlyn:

rheolau a chanllawiau ar gyfer cwestiynau arolygu’r sefydliad
rheolau a chanllawiau asesiadau achos (CARaG).

Pwrpas y canllawiau a’r rheolau ar gyfer cwestiynau arolygu’r sefydliad

Mae’r rheolau a’r canllawiau yn esbonio sut y dylid asesu tystiolaeth. Pwrpas y canllawiau yw rhoi cyngor, eglurder a dealltwriaeth gyson o’r disgwyliadau gofynnol. Mae’r rheolau a’r canllawiau’n seiliedig ar safonau a rheolau prawf rhyngwladol a chenedlaethol, a’n safonau a’n meincnodau ein hunain. Felly, maen nhw’n amlinellu dulliau gweithredu sy’n gosod safonau uchel i asesu ansawdd.

Pwrpas CARaG

Mae CARaG yn set gynhwysfawr o reolau a chanllawiau cyhoeddedig i’w dilyn gan arolygwyr wrth iddynt asesu achosion. Mae CARaG yn hyrwyddo tryloywder a chysondeb wrth i ni arolygu achosion. Dylai staff arolygu ddefnyddio CARaG fel dogfen gyfeirio wrth asesu achos.

Mae CARaG yn darparu canllawiau ar gwestiynau arolygu achosion. Maen nhw wedi cael eu diweddaru i ystyried yn benodol y ffocws ar ddiogelwch y cyhoedd fel rhan o arolygiadau DIPP.

6.3. Safleoedd arolygu (Back to top)

Yn ystod y cam cyn y gwaith maes, rydym yn nodi’r safleoedd arolygu ar gyfer ail wythnos y gwaith maes, ac yn dyrannu’r tîm arolygu i swyddfeydd penodol.

Ar ôl cyrraedd, bydd y rhanbarth yn rhoi cyflwyniad i’r adeilad, gan gynnwys briff iechyd a diogelwch. Bydd angen i staff arolygu gael ffobiau yn ogystal â gwybodaeth am amseroedd agor a chau.

6.4. Mynediad TG (Back to top)

Mae gan staff Arolygiaeth Prawf EF fynediad at amrywiol systemau TG cyfiawnder troseddol, gan gynnwys OASys, nDelius a’r system rheoli achosion dioddefwyr (VCMS). I gydymffurfio â’r Rheoliad Cyffredinol ar Ddiogelu Data (GDPR), dim ond achosion a nodir ar restrau sampl achosion y mae arolygwyr yn eu gweld, neu achosion ychwanegol drwy drefniant â’r corff sy’n cael ei arolygu.

6.5. Cofnodion achosion (Back to top)

Mae arolygwyr yn cael gafael ar gofnodion achos a gedwir yn electronig yn OASys ac nDelius; rydym yn disgwyl i’r holl ddogfennau perthnasol yn yr achos gael eu llwytho i fyny i nDelius. Mewn achosion perthnasol, gall arolygwyr ddefnyddio VCMS.

6.6. Cyfweliadau ag ymarferwyr prawf (Back to top)

Fel rhan o’n gwaith asesu achos, mae arolygydd yn cyfweld â’r ymarferydd prawf ar gyfer yr achos hwnnw. Mae’r cyfweliad hwn yn gyfle i drafod yr achos yn fanylach fel rhan o’n hasesiad ac i gasglu tystiolaeth i lywio’r llinellau ymholi y mae’r arolygydd arweiniol yn eu dilyn yn ystod ail wythnos y gwaith maes. Mae arolygwyr yn rhoi cyflwyniad a throsolwg i helpu’r ymarferydd prawf i ddeall proses yr arolygiad. Bydd rhan o’r cyfweliad yn archwilio’r galluogwyr a’r rhwystrau a brofir gan yr ymarferydd mewn cysylltiad â gwaith diogelu’r cyhoedd. Mae’r cyfweliad yn cynnwys adborth adeiladol i’r ymarferydd prawf, ac mae hwnnw’n cael ei gyflwyno mewn ffordd gynhyrchiol a sensitif er mwyn annog trafodaethau myfyriol. Mae arolygwyr hefyd yn archwilio gydag ymarferwyr y rhesymau sy’n sail i unrhyw gryfderau neu feysydd i’w gwella yn yr achos, i gefnogi’r gwaith o nodi’r gweithgarwch dilynol gofynnol gydag arweinwyr a rheolwyr.

Ni fydd manylion y cyfweliad, gan gynnwys unrhyw ddyfarniadau ynghylch achos, yn cael eu trafod â rheolwyr llinell, oni bai fod pryderon difrifol am yr achos (sy’n ysgogi ‘hysbysiad’ – gweler isod). Mae’r adborth a roddir i ymarferwyr yn canolbwyntio ar gryfderau allweddol a meysydd i’w gwella yn y gwaith y maen nhw wedi’i wneud yn bersonol.

Os nad yw’r ymarferydd dynodedig ar gael, gofynnwn yn y cam cynllunio a all rhywun arall addas sydd â dealltwriaeth ddigonol o’r achos ddod i’r cyfweliad. Fel arfer, rheolwr llinell neu oruchwyliwr yr ymarferydd fyddai hynny, er y gallai cydweithiwr arall sydd â gwybodaeth am yr achos fod yn addas mewn rhai amgylchiadau. Os mai rheolwr llinell neu oruchwyliwr yr ymarferydd yw’r dirprwy, efallai y byddai’n briodol rhoi’r adborth a fyddai wedi cael ei roi i’r ymarferydd yn bersonol. Gan fod y sgwrs yn ymwneud ag achos sy’n eiddo i’r sefydliad, nid oes gwrthdaro o ran cyfrinachedd. Fodd bynnag, os nad yw’r dirprwy mewn rôl oruchwyliol i’r ymarferydd, ni roddir adborth.

Weithiau gofynnir i ni a all ail unigolyn ddod i’r cyfweliad gyda’r ymarferydd prawf presennol. Mae’n well gennym gyfweld yr ymarferydd presennol ar ei ben ei hun, gyda’r eithriadau canlynol:

pan fu newid o ran ymarferydd prawf yn ddiweddar ac y gall yr un blaenorol ychwanegu rhywbeth defnyddiol at yr asesiad o’r achos
pan fydd ail unigolyn wedi chwarae rhan allweddol yn y gwaith o ddarparu ymyriad
pan fydd yr ymarferydd prawf yn newydd i’r rôl (er enghraifft hyfforddai newydd) ac angen cefnogaeth gan gydweithiwr.

Bydd arolygwyr yn gofyn i’r ail unigolyn adael y cyfweliad cyn rhoi adborth i’r ymarferydd.

6.7. Prosesau hysbysu (Back to top)

Hysbysiadau unigol

Yn ystod y gwaith o arolygu achosion lle byddwn yn canfod risg sylweddol ac uniongyrchol o niwed gwirioneddol neu bosib i bobl eraill, neu i’r unigolyn ar brawf dan sylw, neu os oes arferion sefydliadol sydd angen sylw ar unwaith, mae cyfrifoldeb arnom i weithredu ar ein pryderon. Mae ein gweithdrefnau’n rhoi mecanwaith effeithiol a chyson i’r holl staff arolygu fynd i’r afael â sefyllfaoedd difrifol sydd angen sylw ar unwaith.

Mae hysbysiad yn ymwneud ag ymarfer, neu esgeulustod wrth ymarfer, lle mae angen cymryd camau unioni ar unwaith (fel arfer gan y sefydliad sy’n gyfrifol am yr achos) er mwyn lleihau neu reoli risg sylweddol ac uniongyrchol a nodwyd.

Dylai staff yr arolygiad feddwl am y canlynol:

Beth allai ddigwydd os nad oes camau’n cael eu cymryd?
Pa mor ddifrifol yw’r risg?
Pryd y gallai ddigwydd (hynny yw, pa mor ddybryd yw’r risg)?

Os ydym yn poeni bod yna berygl i fywyd, digwyddiad lle bydd hi’n anodd neu’n amhosib dod drosto, neu fod trosedd yn digwydd neu wedi digwydd yn y gorffennol (er enghraifft, twyll), bydd angen i ni weithredu.

Drwy’r broses hysbysu unigol, rydym yn ceisio sicrwydd, wedi’i gadarnhau gan dystiolaeth, bod camau gweithredu wedi’u cymryd. Nid ydym yn rheoli’r risg yn uniongyrchol. Rôl y prif arolygydd yw sicrhau bod y sefydliad (neu’r trydydd parti) sy’n gyfrifol am yr achos yn cymryd camau digonol i fynd i’r afael â’r pryderon.

Gall unrhyw ddigwyddiadau a gofnodir drwy’r system hysbysu unigol fod yn sail i ganfyddiadau neu argymhellion yr arolygiad.

Hysbysiadau sefydliadol

Mae’r weithdrefn hysbysu sefydliadol yn rhoi mecanwaith effeithiol a chyson i’r holl staff arolygu fynd i’r afael â sefyllfaoedd sy’n ymwneud â risg systemig, sylweddol ac uniongyrchol a nodwyd sydd angen sylw ar unwaith. Nid yw hysbysiadau sefydliadol wedi’u cynllunio i fynd i’r afael ag ymarfer gwael cyffredinol, hyd yn oed os yw hyn ar raddfa fawr.

Pwrpas y weithdrefn hysbysu sefydliadol yw helpu cyrff a arolygir i fynd i’r afael â materion sy’n ymwneud â risg systemig, sylweddol ac uniongyrchol a nodwyd lle nad yw hyn wedi cael ei wneud fel arall. Bydd y ffaith bod hysbysiad sefydliadol wedi’i godi yn cael ei disgrifio yn yr adroddiad arolygu a gyhoeddir.

Cyngor i ymarferwyr prawf mewn sefyllfaoedd eraill

Os nad yw achos yn cyrraedd y trothwy ar gyfer hysbysiad, gall arolygwyr achos gynnig cyngor i’r ymarferydd fel rhan o’i adborth, ond nid yw unrhyw gyngor o’r fath yn gyfystyr â chyfarwyddyd ac nid oes angen adborth gan yr ymarferydd nac eraill.

6.8. Fformat cyfarfod (Back to top)

Yn ddelfrydol dylai cyfarfodydd â grwpiau gynnwys rhwng 6 a 10 o bobl; mewn grwpiau mwy gallai rhai cyfranogwyr gael eu hanwybyddu, ac efallai na fyddai grwpiau llai yn creu digon o amrywiaeth barn. Lle bo modd, dylid cynnwys cynrychiolwyr o wahanol leoliadau gwaith. Dylai staff fod ar yr un radd (neu fod yn gwneud yr un gwaith) ac ni ddylid eu cynnwys mewn grwpiau gyda’u rheolwyr llinell neu uwch reolwyr. Os nad yw’r rhai sy’n bresennol mewn rôl neu ar radd ddisgwyliedig, efallai y bydd yr arolygwyr yn eu cynghori nad oes angen iddynt fod yn bresennol. Mae cyfarfodydd gyda grwpiau fel arfer yn para rhwng 45 a 90 munud. Mae’n well gennym gyfarfodydd wyneb yn wyneb oni bai fod pellteroedd teithio yn gwneud hynny’n anodd. Dylid cynnal cyfarfodydd wyneb yn wyneb mewn lleoliad preifat sydd â digon o seddi cyfforddus, lle na fydd unrhyw un yn tarfu arnynt. Cynhelir cyfarfodydd o bell gan ddefnyddio Microsoft Teams. Mae’r rhanbarth yn gyfrifol am nodi’r lleoliad gorau ar gyfer cynnal cyfarfodydd, ac am sicrhau bod cynrychiolaeth dda gan staff allweddol, arweinwyr a rhanddeiliaid.

6.9. Cau gwaith maes yr arolygiadau (Back to top)

Mae ail wythnos y gwaith maes yn dechrau ar y safle brynhawn Llun ac yn gorffen ar ddydd Gwener, rhwng 12pm a 2pm fel arfer.

Ar ddiwrnod olaf yr arolygiad, bydd y prif arolygydd yn gwneud y canlynol:

sicrhau bod yr holl ffobiau/pasys diogelwch wedi cael eu dychwelyd
cyfarfod â chyfarwyddwr rhanbarthol y gwasanaeth prawf i roi crynodeb byr o ganfyddiadau’r arolygiad
esbonio’r broses ar gyfer ysgrifennu a chyflwyno’r adroddiad drafft
trafod y broses os oes gwallau ffeithiol yn yr adroddiad drafft
tynnu sylw at ddyddiadau allweddol a’r camau nesaf ar gyfer cyhoeddi’r adroddiad terfynol dros dro
trafod natur ac amseriad y gwaith arolygu dilynol
egluro y bydd Pennaeth Rhaglen Arolygu’r Gwasanaeth Prawf yn cysylltu â’r un pwynt cyswllt neu gyfarwyddwr rhanbarthol y gwasanaeth prawf ar ôl cyhoeddi’r adroddiad rhanbarthol i gael eu hadborth cyffredinol ar y ffordd y cynhaliwyd yr arolygiad.

6.10. Sicrhau ansawdd (Back to top)

Nod Strategaeth Sicrhau Ansawdd Arolygiaeth Prawf EF yw sicrhau ansawdd a chysondeb dyfarniadau ar draws yr holl raglenni arolygu. Mae’n canolbwyntio ar ein huchelgais i gynnal arolygiadau o ansawdd uchel a sicrhau bod ein dyfarniadau’n gadarn, yn seiliedig ar dystiolaeth, ac yn cael eu gwneud gan arolygwyr hyfforddedig. Ei nod yw sicrhau safonau uchel mewn ymarfer arolygu, dyfarniadau, adroddiadau a chywirdeb data, a chefnogi datblygiad y rhaglen.

Fframwaith Sicrhau Ansawdd

Mae Fframwaith Sicrhau Ansawdd yr Arolygiaeth yn ganllaw cynhwysfawr sy’n amlinellu’r safonau a’r disgwyliadau ar gyfer Arolygwyr ac Arolygwyr Cynorthwyol newydd a phresennol EF. Mae’r fframwaith yn nodi manylion y broses gynefino cyn dechrau arolygiadau, y broses broffesiynoli, sicrhau ansawdd arolygiadau amser real, meincnodau sicrhau ansawdd parhaus, a disgwyliadau ar gyfer cymorth gweithredol. Mae’r fframwaith yn cynnwys dolen adborth ar gyfer dysgu unigol a sefydliadol, ac yn amlinellu prosesau gwirio cywirdeb data a’r cyfrifoldebau o fewn y swyddogaeth sicrhau ansawdd.

Dyma egwyddorion arweiniol ein fframwaith sicrhau ansawdd:

Rhaid i’r broses sicrhau ansawdd fod yn gyson, yn gynhwysfawr, yn gymesur ac yn deg
Dylai rheoleidd-dra gweithgareddau sicrhau ansawdd fod yn dryloyw
Rhoddir sicrwydd ychwanegol lle gallai ffactorau allanol ddylanwadu ar ddyfarniadau
Sefydlir atebolrwydd clir am ansawdd ar wahanol gamau arolygu
Rydym yn sicrhau cydbwysedd rhwng gofynion sicrhau ansawdd ar y safle ac oddi ar y safle
Mae pob parth arolygu yn destun camau sicrhau ansawdd
Mae sicrwydd yn gyfrifoldeb ar y cyd o fewn y sefydliad, ac nid yw’n dibynnu’n gyfan gwbl ar un arweinydd.

Cynefino staff

Mae’n hollbwysig cael rhaglen gynefino gadarn ar gyfer arolygwyr newydd yn yr Arolygiaeth gan ei fod yn gosod y sylfaen ar gyfer eu heffeithiolrwydd yn y dyfodol a hyder yn eu rolau. Darperir sesiwn gynefino gynhwysfawr i arolygwyr newydd sy’n sicrhau bod ganddynt ddealltwriaeth gadarn o ddiwylliant a disgwyliadau’r sefydliad. Ar ben hynny, rhoddir deunyddiau darllen atodol iddynt i gyfoethogi eu sylfaen wybodaeth cyn dechrau’r hyfforddiant sgiliau craidd. Mae’r dull hwn yn sicrhau eu bod wedi’u paratoi’n dda a’u bod yn meddu ar yr wybodaeth a’r cyd-destun angenrheidiol i ragori yn eu hyfforddiant a’u cyfrifoldebau arolygu dilynol.

Tystysgrif mewn Sgiliau Arolygu

Mae rhaglen Tystysgrif mewn Sgiliau Arolygu Arolygiaeth Prawf EF wedi’i theilwra i ddatblygu cymwyseddau arolygu trylwyr ymysg arolygwyr. Mae’n integreiddio hyfforddiant sylfaenol, profiad ymarferol, ac yn datblygu sgiliau uwch. Mae’r cwricwlwm yn dechrau gyda sesiwn gynefino, gan symud ymlaen drwy fodiwlau hyfforddiant arbenigol, asesiadau achos ymarferol, a thasgau sy’n benodol i’r rôl. Mae hyn yn sicrhau bod arolygwyr nid yn unig yn hyddysg mewn gwybodaeth ddamcaniaethol ond hefyd yn fedrus wrth ddefnyddio’r sgiliau hyn mewn senarios arolygu amrywiol. Nod cyffredinol y rhaglen yw codi safon arferion arolygu, gan sicrhau cysondeb ac ansawdd drwyddi draw. Mae’r rhaglen Tystysgrif wedi’i hachredu’n allanol gan Wobrau Sgiliau er Cyfiawnder, ac rydym yn destun ymweliadau sicrhau ansawdd allanol blynyddol i sicrhau uniondeb y rhaglen.

Mae gweithredu’r rhaglen Tystysgrif yn safoni hyfforddiant ac asesiad holl Arolygwyr EF ac Arolygwyr Cynorthwyol EF i lefel uchel dros amser, gyda recriwtiaid newydd yn cael blaenoriaeth. Mae’r rhaglen hon yn sicrhau sgiliau arolygu cyson drwy asesiad gan gorff achrededig, yn darparu aseswyr a swyddogion sicrhau ansawdd mewnol hyfforddedig, yn cefnogi staff i weithio i safonau clir, ac yn rhoi sicrwydd i gyrff a arolygir ynghylch ansawdd y gwaith arolygu.

Sicrhau Ansawdd Arferol

Mae’r Dystysgrif yn rhaglen strwythuredig sydd wedi’i chynllunio ar gyfer arolygwyr newydd er mwyn iddynt gael yr wybodaeth, y sgiliau a’r ddealltwriaeth angenrheidiol i ymgymryd â’u dyletswyddau’n fedrus. Mae cryn dipyn o gymorth a gwybodaeth yn cael ei throsglwyddo yn ystod y 12 mis cyntaf i sicrhau safonau uchel o ran arferion arolygu. Ar ôl cwblhau’r rhaglen, mae arolygwyr yn ymgymryd ag ymarferion sicrhau ansawdd yn rheolaidd fel rhan o broses ddatblygiadol, gyda’r nod o gynnal cywirdeb data arolygu a meithrin dysgu parhaus. Mae’r dull cefnogol hwn yn sicrhau bod arolygwyr yn datblygu ac yn gwella eu sgiliau’n gyson.

Meincnodi

Mae meincnodi yn agwedd hanfodol ar gynnal safonau ansawdd uchel yn yr Arolygiaeth. Mae’n rhoi cyfle i sicrhau ansawdd gwaith pob arolygydd, gan gynnig cipolwg ar wybodaeth gyffredinol a lefelau ymarfer. Mae’r broses hon yn helpu i nodi meysydd i’w gwella ac yn sicrhau cysondeb o ran methodoleg arolygu. Gofynnwn i gyrff sy’n cael eu harolygu ein helpu i ddarparu mynediad at achosion hyfforddi, er mwyn cefnogi meincnodi.

7. Cam III: Ar ôl y gwaith maes (Back to top)

7.1. Ysgrifennu adroddiadau (Back to top)

Fel cynnyrch cyhoeddus yr arolygiad, mae’n bwysig bod adroddiadau’n cael eu cyflwyno’n dda, yn gredadwy ac yn hygyrch i’r darllenwr lleyg. Yn yr un modd, er mwyn sicrhau gwelliant mewn ymarfer, mae angen i’r adroddiad gyflwyno’r wybodaeth sydd ei hangen ar y gynulleidfa dechnegol. Ochr yn ochr â’r adroddiadau, rydym hefyd yn cyhoeddi llyfr gwaith data, sy’n nodi’r holl ddata o achosion a arolygwyd, a data cyd-destunol. Gall adroddiadau hefyd nodi meysydd o arfer arbennig o effeithiol neu arloesol y mae arolygwyr yn teimlo ei bod yn werth eu rhannu â rhanbarthau eraill.

Rhoddir pythefnos i’r arolygydd arweiniol gwblhau drafft cyntaf yr adroddiad arolygu.

Mae’r prosesau canlynol yn cael eu dilyn wedyn i gwblhau’r adroddiad:

golygu contractau (gwirio gramadeg, arddull tŷ)
Pennaeth rhaglen Arolygiaeth Prawf EF neu’r dirprwy pennaeth rhaglen yn gwirio strwythur, cywirdeb ac ansawdd (golygu strategol)
adolygiad gan y Prif Arolygydd
y rhanbarth yn gwirio cywirdeb ffeithiol
y tîm data a gwybodaeth yn gwirio ystadegau.

7.2. Gweithgarwch dilynol ar ôl y gwaith maes (Back to top)

Mae’r arolygydd arweiniol a staff eraill yr Arolygiaeth yn dychwelyd i’r rhanbarth, fel arfer dair wythnos ar ôl i’r gwaith maes ddod i ben, i gyflawni gweithgarwch dilynol. Maen nhw’n cwrdd ag arweinwyr strategol a rheolwyr prawf i nodi beth y gellir ei wneud i arwain a chefnogi eu gwaith, gan gynyddu gwybodaeth a hyder a darparu sylfaen gadarn ar gyfer gwelliant pellach.
Rydym hefyd yn rhannu sut beth yw ymarfer effeithiol drwy ddefnyddio canfyddiadau ein harolygiad, nodi rhwystrau i gynnydd, a thynnu sylw at gyfleoedd i wella atebolrwydd.

7.3. Gweithdrefn gwyno Arolygiaeth Prawf EF (Back to top)

Rydym wedi ymrwymo i sicrhau bod ein prosesau’n dryloyw ac yn deg, a’u bod o safon broffesiynol. Mae hyn yn cynnwys delio â chwynion yn fedrus, yn agored ac yn drwyadl, ymchwilio’n fanwl i’r materion a godwyd, ac ymateb cyn gynted â phosib i unrhyw bryderon a godwyd gyda ni.

Gall sefydliadau gwyno os ydynt yn anfodlon â’r ffordd rydym yn cyflawni ein gwaith, neu’n methu cyflawni ein gwaith. Mae hyn yn cynnwys ansawdd ein gwaith neu’r ffordd rydym yn gweithio, gan gynnwys ymddygiad y sefydliad neu aelodau unigol o staff. Gall hefyd gynnwys problemau â dyfarniadau ein harolygiadau. Mae ein polisi cwynion ar gael ar ein gwefan[4].

Er bod ein polisi cwynion ffurfiol yn ymdrin ag unrhyw broblemau a allai fod gan sefydliadau â chanfyddiadau ein harolygiadau, y disgwyliad yw ymdrin â’r rhain yn anffurfiol, sy’n golygu nad oes angen rhoi’r polisi cwynion ffurfiol ar waith.

Felly, mae cyfle i godi materion o’r fath yn ystod y broses gwirio cywirdeb ffeithiol. Y Prif Swyddog Gweithredu sy’n gwneud y penderfyniad terfynol ar unrhyw faterion yn ymwneud â chywirdeb ffeithiol.

Ein nod yw mynd i’r afael ag unrhyw bryderon neu anfodlonrwydd cyn gynted â phosib, cyn iddynt gael eu huwchgyfeirio fel cwyn ffurfiol os oes modd.

7.4. Cyhoeddi’r adroddiad (Back to top)

Ein nod yw cyhoeddi adroddiadau chwe wythnos ar ôl i’r gwaith maes ddod i ben. Mae angen caniatáu o leiaf bythefnos ychwanegol i gyfieithu adroddiadau yng Nghymru.

Troednodiadau (Back to top)

[1] The links between the quality of supervision and positive outcomes for people on probation

[2] Arolygiaethau Cyfiawnder Troseddol

[3] Cynllun Iaith Gymraeg – Arolygiaeth Prawf EF

[4] Cwynion – Arolygiaeth Prawf EF

Cookies on HM Inspectorate of Probation

Table of contents