Canllawiau ar chwythu’r chwiban gan sefydliadau a arolygir
Beth yw chwythu’r chwiban?
Bydd chwythu’r chwiban yn digwydd pan fydd unigolyn yn mynegi pryder am weithred neu anghyfreithlondeb sy’n effeithio ar eraill o fewn sefydliad neu o fewn strwythur annibynnol sy’n gysylltiedig â sefydliad.
Gall hyn gynnwys pethau fel:
- Lladrata, twyllo, llygru a llwgrwobrwyo
- Esgeuluso dyletswyddau
- Torri rheolau cyfrinachedd / preifatrwydd
- Cam-drin rhywiol neu gorfforol
- Ymddygiad anfoesol arall
- Defnyddio arian cyhoeddus heb awdurdod
- Tystiolaeth o weithgarwch troseddol neu anghyfreithlon.
Caiff yr holl bryderon a godir gydag Arolygiaeth Prawf Ei Mawrhydi eu trin o ddifrif a’u hystyried yn briodol. Lle y bo’n bosibl, byddwn yn cydnabod ein bod wedi derbyn y pryder, ac yn awgrymu pwy fydd yn delio â’r mater, a sut y bydd yn gwneud hynny.
Cyfrinachedd
Er ein bod yn delio â phob pryder yn unigol, ar y cyfan, ac os yw’n briodol, byddwn yn rhannu’r wybodaeth a gawn gyda’r Prif Swyddog Gweithredol neu swyddog cyfatebol yn y sefydliad dan sylw, neu gyda’r person sy’n bennaf cyfrifol am y gwaith. Byddwn yn darparu crynodeb o’r materion a godwyd ac yn eu hysbysu o’n camau gweithredu. Lle nad yw’n briodol rhannu’r wybodaeth gyda Phrif Swyddog Gweithredol y sefydliad, er enghraifft os yw’r pryder a fynegwyd yn ymwneud â’r Prif Swyddog Gweithredol ei hun neu ei uwch dîm rheoli, byddwn yn rhannu’r wybodaeth ag unigolyn priodol.
Byddwn yn gwneud popeth o fewn ein gallu i warchod manylion adnabod yr unigolyn sy’n mynegi’r pryder oni bai y bydd yn nodi’n glir nad oes angen i ni wneud hynny. Os na allwn ddelio â’r mater heb ddatgelu’r manylion adnabod, byddwn yn trafod gyda’r unigolyn dan sylw sut y gallwn barhau.
Canlyniadau
Pan fo’n briodol, bydd yr unigolyn sy’n mynegi’r pryder yn cael gwybod beth yw canlyniadau ein camau gweithredu, fel ei fod yn gallu teimlo’n fodlon ein bod wedi mynd i’r afael â’i bryderon mewn modd addas.
Lle caiff y pryder ei ystyried fel rhan o arolygiad y byddwn ni’n ei gynnal, gallwn nodi, yn ein hadroddiad cyhoeddedig, fod pryder wedi cael ei fynegi. Ni fyddwn yn datgelu manylion unrhyw un.
Adrodd
Byddwn yn cyhoeddi, yn ein hadroddiad blynyddol, nifer y pryderon a gyflwynwyd gan chwythwyr chwiban i Arolygiaeth Prawf Ei Mawrhydi a’r camau gweithredu a gymerwyd gennym. Byddwn yn ofalus i sicrhau bod y chwythwr chwiban yn aros yn ddienw.